Protože soubory, se kterými pracujete pomocí Office Web Apps, jsou uloženy online, nikoli ve vašem počítači, mnoho lidí k nim má přístup a může je upravovat. Ačkoli sdílení souborů pomocí webové aplikace není celosvětově plně dostupné (zatím), mnoho lidí může otevřít stejný soubor ve webové aplikaci Office a upravit jej, v některých případech současně s ostatními.
Tato možnost sdílení souborů je primárním účelem Office Web Apps. Office Web Apps samy o sobě nenabízejí dostatek funkcí a funkcí, aby se vyplatilo používat. Ale možnost používat Office Web Apps ke sdílení souborů s ostatními je činí jedinečnými a cennými.
Windows Live je kolekce bezplatných online služeb a softwarových produktů nabízených společností Microsoft. Jedna z těchto služeb, nazvaná SkyDrive, slouží k ukládání souborů online. Po přihlášení ke službě Windows Live můžete přejít na SkyDrive, otevřít webovou aplikaci Office a používat ji k vytváření a úpravám dokumentů aplikace Word, pracovních listů aplikace Excel, prezentací PowerPoint nebo poznámkových bloků OneNotu.
Dalším způsobem, jak používat Office Web Apps, je to udělat prostřednictvím webu SharePoint. SharePoint je softwarový produkt společnosti Microsoft pro ukládání a sdílení souborů v podnikové síti.
Provozování Office Web Apps na Windows Live nestojí ani jeden červený cent. Můžete se zdarma zaregistrovat a vyzkoušet Office Web Apps během několika minut. Chcete-li spustit Office Web Apps z webu SharePoint, musíte mít oprávnění od správce sítě.