Sdílení ACT! 2005 a adresáře aplikace Outlook

Běžná mylná představa mezi potenciálními ACT! uživatelů je, že nepotřebují ACT! protože používají Outlook. Tomuto návrhu byste se mohli pousmát, pokud si uvědomíte, že Outlook je PIM (správce osobních informací), zatímco ACT! je skutečný správce kontaktů. Myslete na ACT! jako výhled na steroidy; zkuste udělat hromadnou korespondenci, upravit pole nebo se přihlásit do poznámek v Outlooku a pochopíte.

Přesto nějaký ACT! uživatelé zjistí, že potřebují používat Outlook z různých důvodů:

• Jeho společnost v současné době používá Outlook k údržbě firemního kalendáře.

• Mohla by používat Outlook ke sledování osobních adres a informací, které do ACT nepatří!

Naštěstí můžete učit ACT! a Outlook pro vzájemné sdílení jejich adresářů a kalendářů.

Při použití obou ACT! a adresáře aplikace Outlook, musíte si být vědomi toho, jak integrace funguje:

• Všechny své kontaktní informace Outlooku – včetně schůzek, úkolů, poznámek a záznamů v deníku – můžete importovat do ACT!.

• Všechny e-mailové adresy ACT! můžete zobrazit v aplikaci Outlook.

• Všechny e-mailové adresy aplikace Outlook můžete zobrazit v ACT!.

• Pokud znovu neimportujete data Outlooku, neuvidíte nové kontaktní informace Outlooku, schůzky, úkoly, poznámky a položky deníku.

Import Outlooku do ACT!

AKT! velmi pěkně obsahuje Outlook jako jednu z možností importu. Koneckonců, více lidí přechází z Outlooku na ACT! než od ACT! do Outlooku. Zde je vše, co musíte udělat pro import dat aplikace Outlook:

1. Z jakéhokoli ACT! vyberte Soubor –> Importovat.

Zálohování databáze je dobrý nápad, než se pokusíte o něco tak složitého, jako je import dat.

Otevře se Průvodce importem s pěknou uvítací obrazovkou, kterou můžete přeskočit kliknutím na tlačítko Další.

2. Vyberte Outlook jako typ dat, která chcete importovat, a klikněte na Další.

3. Určete, že chcete importovat záznamy kontaktů, a klepněte na tlačítko Další.

Vaše záznamy kontaktů obsahují dobré věci, jako je jméno osoby, společnost, adresa, telefonní číslo a velikost obuvi.

4. Zadejte možnosti importu a klepněte na tlačítko Další.

Otevře se obrazovka Zadat možnosti importu.

• Kontakty aplikace Outlook: Importuje vaše kontakty aplikace Outlook do ACT!.

• Kontakty Exchange: Importuje vaše kontakty Exchange do ACT!. Tuto možnost použijte pouze v případě, že pracujete pro velkou společnost, která sdílí vaše informace aplikace Outlook v síti.

• Schůzky a úkoly jako ACT! Aktivity: Převede vaše schůzky a úkoly z Outlooku na ACT! činnosti.

• Poznámky jako ACT! Poznámky: Převede vaše poznámky aplikace Outlook na ACT! Poznámka.

• Záznamy do deníku jako ACT! Poznámky: Importuje záznamy deníku aplikace Outlook jako ACT! poznámky.

5. Mapujte svá pole aplikace Outlook na ACT! polí a klepněte na tlačítko Další.

AKT! již „přeložil“ stávající pole aplikace Outlook do ACT! pole. Například poštovní směrovací číslo obchodní adresy aplikace Outlook se změní na pole PSČ společnosti ACT!.

6. Klepněte na tlačítko Dokončit.

Konfigurace adresáře aplikace Outlook tak, aby zahrnoval ACT!

Používáte Outlook pro svůj osobní e-mail? E-mailové adresy uložené v aplikaci Outlook můžete zobrazit z ACT! a naopak. Ačkoli ACT! automaticky detekuje váš výchozí adresář aplikace Outlook, Outlook není tak jasný; musíte Outlooku sdělit, kde najde váš ACT! data. Postupujte podle těchto kroků:

1. V Outlooku zvolte Nástroje –> E-mailové účty.

Otevře se Průvodce e-mailovými účty.

2. Vyberte možnost Přidat nový adresář nebo adresář a klepněte na tlačítko Další.

3. V okně Typ adresáře nebo adresáře vyberte možnost Další adresáře a klepněte na tlačítko Další.

4. Vyberte možnost ACT! 2005 Address Book a klepněte na tlačítko Další.

ACT! Otevře se dialogové okno Adresář 2005. Můžete zadat tři ACT! databáze, chcete-li.

5. Klikněte na Procházet a vyhledejte a vyberte svůj ACT! databáze v sekci První adresář.

6. Zadejte svůj ACT! uživatelské jméno a heslo a klepněte na OK.

Zobrazí se zpráva, že máte ukončit aplikaci Outlook a znovu ji otevřít, aby se změny projevily. Tak. . .

7. Ukončete aplikaci Outlook a znovu ji otevřete, aby se změny projevily.

Pomocí ACT! s e-mailem aplikace Outlook

Poté, co nakonfigurujete Outlook tak, aby si pěkně hrál s ACT!, můžete vytvořit historii, která se zobrazí na kartě Historie kontaktu v ACT!. Můžete to udělat pro přijaté zprávy nebo pro zprávy, které vytváříte.

Vytváření ACT! historie z e-mailu přijatého v aplikaci Outlook

Pokud chcete připojit e-mailovou zprávu aplikace Outlook na kartu Historie kontaktu, postupujte takto:

1. V aplikaci Outlook otevřete zprávu, ke které chcete připojit historii.

2. Vyberte možnost z nabídky ACT! Rozbalovací seznam Historie.

Nevidíte ACT! Možnost historie? Klepněte pravým tlačítkem myši na panel nástrojů aplikace Outlook a vyberte ACT! Dějiny.

3. Klikněte na tlačítko Attach to ACT! 2005 tlačítko Contact(s) na panelu nástrojů aplikace Outlook.

Nejste si jisti, jak tlačítko vypadá? Na pravém konci panelu nástrojů by mělo být nejasně známé tlačítko – je to grafika spojená s ACT!. Pokud jste přidali více než jeden ACT! adresáře do aplikace Outlook, budete vyzváni k výběru databáze, ve které je kontakt uložen.

4. Vyberte kontakt v okně Připojit e-mail ke kontaktu a klepněte na OK.

Odkaz na e-mailovou zprávu se zobrazí na kartě Historie kontaktu.

Vytváření ACT! e-maily v aplikaci Outlook

Pokud jste v aplikaci Outlook a cítíte obrovskou touhu poslat e-mail na váš ACT! kontakty, můžete tak učinit podle následujících kroků:

1. Vytvořte novou zprávu v aplikaci Outlook.

2. Vyberte možnost z nabídky ACT! Rozbalovací seznam Historie.

Nevidíte ACT! Možnost historie? Klepněte pravým tlačítkem myši na panel nástrojů aplikace Outlook a vyberte ACT! Dějiny.

3. Klepněte na tlačítko Komu v nové e-mailové zprávě.

Otevře se dialogové okno Vybrat jména.

4. Vyberte název svého ACT! databáze z oblasti Zobrazit jména z oblasti.

5. Vyberte kontakt v rozevíracím seznamu Typ jména nebo Vybrat ze seznamu.

Chcete-li proces urychlit, zadejte prvních pár písmen křestního jména zamýšleného příjemce.

6. Klepněte na tlačítko OK.

Klikněte na tlačítko Odeslat a můžete vyrazit. Opět můžete sedět a hýbat palci při ACT! otroci pryč, vytvoření historie odeslaného e-mailu na kartě Historie kontaktu.

Posílání e-mailů kontaktům aplikace Outlook v ACT!

Odesílání ACT! e-mail jednomu z vašich kontaktů aplikace Outlook je až příliš snadné. Vše, co musíte udělat, je postupovat podle těchto kroků:

1. Vygenerujte nový ACT! e-mailovou zprávu kliknutím na ikonu E-mail na navigační liště ACT! a poté kliknutím na Nový.

Zobrazí se okno nové zprávy.

2. Klepněte na tlačítko Komu.

Otevře se dialogové okno Vybrat příjemce, které vypadá podobně jako dialogové okno Vybrat jména.

3. Vyberte Microsoft Outlook z rozevíracího seznamu Adresář.

Nyní uvidíte seznam všech vašich kontaktů aplikace Outlook. Chcete-li tento proces urychlit, můžete zvážit zadání prvních pár písmen křestního jména osoby v rozevírací oblasti Zadejte/Vyberte jméno.

4. Vyberte požadovaný název ze seznamu a klepněte na OK.