Průběžné učení z projektů Microsoft Project 2019

Nepředstavujte si Microsoft Project 2019 jen jako obrovský elektronický seznam úkolů; spíše jde o sofistikovaný nástroj, který se používá pro řízení projektů. A logickým vedlejším produktem tohoto řízení je fantastická pokladnice informací, kterou můžete použít k tomu, abyste se stali zkušenějšími uživateli projektu – a tedy kompetentnějšími projektovými manažery .

Poté, co odešlete poslední poznámku související s projektem a přijmete poslední pochvalu nebo kritiku od svého šéfa, věnujte chvíli tomu, abyste si ještě jednou prohlédli plánování Microsoft Project.

Zkontrolujte projekt

Během prvního, druhého nebo dokonce třetího projektu nebudete rozumět všem aspektům projektového řízení. Ale budete se svými dovednostmi pohodlnější. Podobně nebudete rozumět každé nuanci plánování Microsoft Project na vašem prvním projektu. Ani ve svém druhém projektu neodhalíte všechny schopnosti projektu. Ale postupně, jak si osvojíte detaily řízení projektů a používání Projectu, budete efektivněji aplikovat dovednosti projektového managementu a snadněji absorbovat informace, které Project generuje – a rychleji pochopíte, jak vám může pomoci vyhnout se chybám. na budoucích projektech.

Zkontrolujte každý projekt na konci každé fáze a na konci projektu, abyste viděli, co jste udělali dobře a co špatně. Poté můžete to, co objevíte, použít ke zlepšení svých dovedností v dalším projektu.

Je dobré provést revizi na konci každé fáze životního cyklu, pokud dojde k zásadnímu riziku nebo problému nebo dojde k nepředvídatelné významné změně.

Učte se ze svých chyb

Víte, co se říká: Pokud nestudujete historii, jste odsouzeni ji opakovat. A opakování chyby je to poslední, co byste chtěli při řízení projektu dělat.

Při kontrole svého projektu zvažte tyto strategie:

• Porovnejte původní základní plán s konečnou skutečnou aktivitou, jak je znázorněno. I když jste vytvořili prozatímní nebo základní plány, abyste se přizpůsobili drastickým změnám, podívejte se na největší rozdíl mezi tím, co jste očekávali, že se stane v původním plánu, a tím, co se stalo. Tato strategie může být nejlepším způsobem, jak vidět oblasti, které máte tendenci nejvíce podceňovat nebo kde změny v rozsahu projektu způsobily dramatické změny.
• Projděte si poznámky, které jste si o úkolech udělali, abyste si připomněli změny nebo problémy, které se objevily. Vložte sloupec s názvem Poznámky do listu Ganttova diagramu a přečtěte si všechny poznámky najednou.
• Všimněte si, které zdroje se nepodařilo dodat, jak bylo slíbeno; pokud je spravujete, poskytněte jim konstruktivní zpětnou vazbu. Pokud zdroje nespravujete, udržujte si poznámky o jejich pracovní rychlosti a kvalitě, abyste jim pomohli při budoucích úkolech. Všimněte si také, kteří externí dodavatelé neprovedli očekávaný výkon (a přesuňte je na konec seznamu smluvních partnerů).
• Vyhodnoťte svou vlastní komunikaci v uložených e-mailech nebo poznámkách. Zjistěte, zda jste týmu poskytli dostatek informací k efektivnímu výkonu a zda jste včas informovali vedení o problémech projektu.
• Vyhodnoťte zpětnou vazbu od svého šéfa, zákazníků a dalších zúčastněných stran. Zjistěte, zda se v průběhu projektu dramaticky změnila nějaká celková omezení, jako je rozpočet projektu nebo výstupy. Zeptejte se, zda byli koncoví uživatelé spokojeni s rychlostí, s jakou jste dokončili projekt a dodali konečný produkt. Zeptejte se na výkon týmu z jejich pohledu a na to, zda by se na vás spoléhali při vedení jiného podobného projektu.

Základní a skutečná čísla.

Informujte tým

Žádný projekt není záležitostí jednoho člověka. I když se nikdo jiný nikdy nedotkl plánu projektu, váš tým stále poskytoval vstupy pro tento plán prostřednictvím hodin činnosti, které nahlásil, a informací, které vám poskytl v průběhu projektu.

Pro upřesnění komunikačního procesu postupujte podle těchto doporučení:

• Zeptejte se členů týmu na úspěšnost vykazování skutečných aktivit. Odeslali jste e-mail, naplánovali poznámky nebo použili nástroje Project Web App, jako je TimeSheet, ke shromažďování informací o zdrojích? Uvažovali jste o využití všech výhod online spolupráce? Měli byste tak učinit v příštím projektu?
• Zjistěte, zda váš tým hodnotí vaši komunikaci jako častou a důkladnou. Sdíleli jste se zdroji příliš málo informací o projektu nebo jste je zahltili příliš velkým množstvím? Odeslali jste jednoduché zprávy o konkrétních aspektech projektu nebo celé (neskladné) soubory projektu? Cítil se manažerský tým, že vaše zprávy o projektu jsou dostatečné pro jejich potřeby? Měli byste se naučit lépe využívat další software, jako je Excel a Visio, ke kterému se přistupuje prostřednictvím vizuálních sestav?

Porovnejte verze projektu

Projektoví manažeři někdy raději ukládají nové verze projektových plánů než pracují s prozatímními plány. Tento přístup může fungovat, ale neumožňuje zachycení historie projektu v jediném souboru projektu. Nezáleží na tom – funkce Porovnat verze aplikace Project vám umožní vidět rozdíly mezi dvěma soubory plánu projektu. Tyto soubory mohou být buď dvě různé verze plánu pro jeden projekt, nebo soubory pro dva samostatné projekty, které jsou náhodou podobné.

Tuto metodu můžete použít buď ke kontrole událostí z dokončeného projektu, nebo k porovnání podobných nových projektů při jejich vytváření. Hotová srovnávací zpráva vám graficky zobrazí rozdíly v projektu a poskytuje legendu k identifikaci funkcí zprávy.

Chcete-li porovnat dva soubory v aplikaci Project, postupujte takto:

Otevřete soubor, který chcete porovnat.
Aktivní soubor je považován za aktuální projekt.

Na kartě Zpráva klepněte na tlačítko Porovnat projekty ve skupině Projekt.
Zobrazí se dialogové okno Porovnat verze projektu, jak je znázorněno.

Porovnání verzí projektu.

Pokud se soubor k porovnání neobjeví v rozevíracím seznamu označeném Porovnat aktuální projekt (název souboru) s touto předchozí verzí, klepněte na tlačítko Procházet a vyhledejte a vyberte příslušný soubor.
Soubor, který vyberete, je považován za předchozí projekt.

Chcete-li porovnat jiné než výchozí tabulky, které jsou zobrazeny, vyberte příslušné tabulky z rozevíracího seznamu Tabulka úkolů a Tabulka zdrojů.

Klepněte na tlačítko OK.

Pokud se zobrazí zpráva, že máte příliš mnoho sloupců na porovnání, pokračujte kliknutím na OK.
Project spustí porovnání a zobrazí srovnávací zprávu, jak je znázorněno. Porovnávací zpráva se zobrazí v horním panelu a soubory jednotlivých projektů se zobrazí ve dvou spodních panelech. Legenda nalevo popisuje symboly ve sloupci Indikátory zprávy.

Porovnání projektů.

Klikněte na Porovnání zdrojů ve skupině Zobrazit na kartě Porovnat projekty.
Podokno Porovnávací zpráva se změní a zobrazí informace o zdrojích.

Klepnutím na tlačítko Zavřít srovnání (X) v podokně Legenda pro sestavu porovnání zavřete podokno.
Klepněte na tlačítko Uložit na panelu nástrojů Rychlý přístup a pojmenujte soubor tak, aby při příštím zobrazení této srovnávací zprávy byly projekty a pole již nastaveny.

Stavte na úspěchu Microsoft Project

Ačkoli lidská přirozenost často nutí lidi, aby se zbytečně soustředili na nedostatky vyplývající z projektu, faktem je, že jste pravděpodobně udělali mnoho věcí dobře. Než začnete plánovat další projekt, chcete si někde uložit pozitivní aspekty, které později snadno najdete.

Vytvořte šablonu

Jednou z možností, jak uložit informace z vašeho aktuálního projektu, je vytvořit šablonu, což je jednoduše uložený soubor obsahující nastavení, která chcete replikovat. Když otevřete šablonu, můžete ji uložit jako projektový dokument s novým názvem a všemi již zabudovanými nastaveními.

Projekt obsahuje vlastní šablony pro běžné typy projektů, ale jako šablonu můžete uložit jakýkoli projekt. Pokud v projektu často opakujete stejnou sadu úkolů – jak to dělají lidé v mnoha průmyslových odvětvích – ušetříte si čas na opětovné vytváření všech těchto úkolů.

Šablony mohou kromě jakýchkoli úkolů v projektu obsahovat některé nebo všechny tyto typy informací pro tyto úkoly:

• Všechny informace pro každou základní linii
• Skutečné hodnoty
• Ceny za všechny zdroje
• Fixní náklady

Můžete uložit všechny tyto informace nebo pouze vybrané položky. Pokud například vytvoříte mnoho fixních nákladů (jako je vybavení) a zdrojů s přidruženými sazbami (a používáte je ve většině projektů), můžete uložit šablonu pouze s pevnými náklady a sazbami zdrojů.

Chcete-li uložit soubor jako šablonu, postupujte takto:

Otevřete soubor, který chcete uložit, a poté zvolte Soubor → Uložit jako.

V podokně Uložit a synchronizovat vyberte, kam chcete šablonu uložit.
Můžete jej uložit na SharePoint, do počítače, do cloudu nebo do jiného umístění, které přidáte.

Přejděte na místo, kam chcete šablonu uložit.
Zobrazí se dialogové okno Uložit jako, jak je znázorněno.

Uložení souboru jako šablony.

Z rozevíracího seznamu Uložit jako typ vyberte Šablona projektu (*.mpt).
Uvědomte si, že tato přípona souboru se nezobrazí, pokud jste v systému Windows nenastavili zobrazování přípon souborů.

Klikněte na tlačítko Uložit.
Budete požádáni, abyste vybrali typ dat, která chcete ze šablony odstranit, jako jsou hodnoty všech směrných plánů, skutečné hodnoty atd. Zaškrtněte políčka, která chcete v šabloně uložit, a klikněte na Uložit.
Microsoft ukládá šablony do centrální složky s názvem Templates.

Ovládněte Microsoft Project Organizer

Úžasně flexibilní povaha Projectu umožňuje přizpůsobit mnoho nastavení, jako jsou tabulky, filtry, pohledy a sestavy. Můžete například vytvořit samostatné tabulky dat, které se zobrazí v pohledech obsahujících panely listů. Můžete také vytvářet samostatné filtry, sestavy a kalendáře. Pokud máte nějaký život, možná nebudete chtít trávit večery přetvářením všech těchto prvků v dalším projektu. Místo toho je zkopírujte do jiných souborů projektu pomocí Organizátoru.

Ke kopírování informací z jednoho souboru do jiného můžete použít Organizátor. Existuje devět karet, které vám pomohou uspořádat informace, které můžete kopírovat:

• Pohledy
• Zprávy
• Moduly
• Tabulky
• Filtry
• Kalendáře
• Mapy
• Pole
• Skupiny

Pokud chcete vlastní položku, kterou jste vytvořili v aktuálním souboru, zpřístupnit pro použití ve všech souborech plánu projektu, zkopírujte položku do globální šablony Global.mpt pomocí Organizátoru. I když se některé položky ve výchozím nastavení zkopírují do organizátoru, nikdy neuškodí zajistit, aby tam byly uloženy důležité položky.

Chcete-li používat organizátor, postupujte takto:

Otevřete projekt, ze kterého chcete kopírovat položky, a projekt, do kterého chcete položky zkopírovat.

V souboru, do kterého chcete kopírovat, zvolte Soubor → Informace.
Otevře se zobrazení Backstage s celkovými možnostmi souborů.

Klikněte na tlačítko Uspořádat globální šablonu.
Zobrazí se dialogové okno Organizátor, jak je znázorněno na obrázku.

Dialogové okno Organizátor.

Klepněte na kartu typu informací, které chcete zkopírovat.

V levém sloupci klikněte na řádek, ze kterého chcete kopírovat.
Ve výchozím nastavení Project vybere šablonu Global.mpt pro seznam vlevo a soubor, ze kterého otevřete Organizátor pro seznam vpravo. Chcete-li místo toho zkopírovat položky z jiného otevřeného souboru, vyberte jej kliknutím na rozevírací seznam pod seznamem souborů vpravo. (V závislosti na zobrazené kartě může být rozevírací seznam pojmenován Zobrazení dostupná v, Skupiny dostupné v, Přehledy dostupné v atd.)

Klepněte na tlačítko Kopírovat.
Položka se objeví v seznamu vpravo.

(Volitelné) Chcete-li přejmenovat vlastní položku, kterou jste vytvořili,
(a) Klikněte na ni v seznamu vpravo a poté klikněte na tlačítko Přejmenovat.
(b) V zobrazeném dialogovém okně Přejmenovat zadejte nový název a klepněte na tlačítko OK.

Chcete-li zkopírovat další položky na stejné kartě, opakujte kroky 5 a 6.

Chcete-li zkopírovat položku na jinou kartu, opakujte kroky 4–8.

Po dokončení kopírování položek z jednoho souboru do druhého klikněte na tlačítko Zavřít (X).

Nepřejmenovávejte výchozí položky v Organizátoru. Jejich přejmenování může způsobit chyby a poruchy, například nemožnost zobrazit konkrétní pohled.