Přípravná fáze implementace Office 365

Poté, co se dobře seznámíte s tím, co plánujete dělat během implementace Office 365, musíte se na to připravit. Mějte na paměti, že protože každá organizace je jiná, měli byste tyto kroky používat pouze jako vodítko.

Pokud jste malá organizace, může být přechod na Office 365 stejně snadný jako procházka růžovým sadem. Pokud jste součástí tisícičlenné nadnárodní organizace s kancelářemi po celém světě, pak bude proces mnohem složitější.

Když se začnete připravovat, nevyhnutelně si uvědomíte některé nedostatky ve svém plánu. Považujte tyto kroky za iterativní. Když víte více o tom, co byste měli zahrnout do svého plánu, zahrňte to. Vraťte se a aktualizujte svůj plán. Když budete procházet přípravnou fází, budete vědět více než během fáze plánování.

To je důvod, proč je iterativní proces tak velmi důležitý. Nevíte, co nevíte, a myslet si, že byste mohli vše naplánovat, aniž byste byli vševědoucí, je směšná myšlenka.

Implementace systému pojmenování domén a Office 365

Domain Naming System (DNS) je standard, který umožňuje počítačům komunikovat přes internet. Microsoft například spravuje doménu microsoft.com. Všechny počítače Microsoft, ke kterým se přistupuje přes Internet, jsou součástí této domény a každému je přiřazeno specifické číslo, známé jako adresa internetového protokolu (IP).

Když odešlete e-mail někomu ze společnosti Microsoft, váš počítač se zeptá serveru DNS microsoft.com, který počítač zpracovává e-maily.

Když přejdete na Office 365, musíte provést změny v DNS, aby síťový provoz chápal, kam má být směrován. V podstatě se stane, že když se změní DNS, každý, kdo vám pošle e-mail, bude mít tento e-mail směrován do vaší implementace Office 365, nikoli do aktuálního umístění.

Poštovní schránky a implementace Office 365

Existují konkrétní počítače zodpovědné za hostování vašeho e-mailu. Pokud si e-mail ponecháte na místním počítači, nebudete mít k migraci žádná e-mailová data. Pokud však necháte svůj e-mail na serveru, bude nutné všechna tato data migrovat do poštovních schránek Office 365.

Tato migrace může být jednou z technicky nejobtížnějších částí přesunu e-mailových systémů, ale s vedením od partnera může být bezbolestná.

Portály a implementace Office 365

Webový portál, také známý jako intranetový web, může být jednoduchý jako statická webová stránka nebo složitý jako plně integrované řešení. SharePoint poskytuje obrovské množství funkcí a v posledním desetiletí zaznamenal masivní přijetí.

Office 365 zahrnuje SharePoint Online, což není nic jiného než SharePoint hostovaný společností Microsoft. Během fáze migrace implementace se musíte rozhodnout, který obsah chcete přesunout na SharePoint a který můžete nechat tam, kde se aktuálně nachází. Kromě toho se musíte rozhodnout, jakou funkcionalitu chcete do svého portálu integrovat a které systémy je lepší ponechat na místě.

Přihlášení a licencování a implementace Office 365

Pokud jste součástí velmi velké organizace, pak váš IT tým pravděpodobně spravuje vaše uživatele pomocí technologie společnosti Microsoft s názvem Active Directory. U velkých organizací můžete tuto správu uživatelů na místě synchronizovat s uživateli Office 365, což má za následek jediné přihlášení a zjednodušený přístup do cloudového prostředí.

Pokud jste součástí malé organizace, můžete všechny své uživatele v Office 365 spravovat přímo. V obou případech musíte sestavit seznam lidí, kteří potřebují mít přístup k Office 365 a souvisejícím licencím.

Školení a implementace Office 365

I ten nejlepší software je k ničemu, pokud o něm lidé nevědí a neví, jak jej používat. Společnost Microsoft vytvořila množství dokumentace a školení uživatelů, která lze absolvovat za nízké nebo žádné náklady. Navíc každý partner, se kterým se rozhodnete spolupracovat, bude mít k dispozici školicí plány a může provádět školení pro Office 365.

Podpora a implementace Office 365

Jakmile uživatelé začnou používat Office 365, musí mít otázky. Musíte mít zavedený podpůrný systém, abyste mohli vyhovět i těm nejjednodušším otázkám. Systém podpory by měl zahrnovat pokročilé uživatele jako první bod obsahu a poté formální systém podpory, který eskaluje až k Microsoftu podporující Office 365.