Příprava dat pro prognózy prodeje v Excelu

Kterou metodu prognózování použijete, je rozdíl, ale bez ohledu na vaši volbu musíte v Excelu nastavit základní data určitým způsobem. Excel preferuje, pokud jsou vaše data ve formě tabulky. Následuje stručný přehled.

Pomocí tabulek

Na excelové tabulce není nic záhadného. Tabulka je něco velmi podobného databázi. Váš excelový list má sloupce a řádky, a pokud tam umístíte tabulku, stačí splnit tři požadavky:

• Uchovávejte různé proměnné v různých sloupcích. Můžete například umístit data prodeje do jednoho sloupce, částky prodeje do jiného sloupce, jména obchodních zástupců do jiného a produktové řady do dalšího.
• Uchovávejte různé záznamy v různých řádcích. Pokud jde o zaznamenávání informací o prodeji, veďte různé záznamy o prodeji v různých řádcích. Do jednoho řádku vložte informace o prodeji uskutečněném 15. ledna a do jiného řádku informace o prodeji uskutečněném 16. ledna.
• Názvy proměnných vložte do prvního řádku tabulky. Můžete například zadat „Datum prodeje“ do sloupce A, „Tržby“ do sloupce B, „Obchodní zástupce“ do sloupce C a „Produkt“ do sloupce D.

Obrázek ukazuje typickou excelovou tabulku.

Nemusíte uchovávat záznamy v datovém pořadí – to můžete vyřídit později.

Proč se trápit tabulkami? Protože mnoho nástrojů Excelu, včetně těch, které používáte k vytváření prognóz, spoléhá na tabulky. Grafy – které vám pomohou představit si, co se děje s vašimi prodeji – spoléhají na tabulky. Kontingenční tabulky, které jsou nejúčinnějším způsobem shrnutí výsledků prodeje v Excelu, se do značné míry spoléhají na tabulky. Doplněk Analýza dat – velmi užitečný způsob tvorby prognóz – se také opírá o tabulky.

Po léta závisel Excel na neformálním uspořádání dat zvaném seznam . Seznam vypadal hodně jako tabulka nyní, s názvy polí v prvním řádku, za nimiž následovaly záznamy. Ale seznam neměl vestavěné vlastnosti, jako jsou počty záznamů nebo filtry nebo celkové řádky nebo dokonce název. K identifikaci počtu řádků a sloupců, které seznam zabíral, jste museli podniknout speciální kroky.

V Excelu 2007 Microsoft přidal tabulky jako novou funkci a tabulky obsahují všechny ty věci, které seznamům chybí. Jeden aspekt tabulek je zvláště užitečný pro prognózy prodeje. Jak plyne čas a vy získáte více informací o prodejních číslech, budete chtít přidat nová data do své základní linie. Pomocí seznamů jste museli definovat to, co se nazývá název dynamického rozsahu, aby vyhovovala novým datům.

U tabulek stačí zadat nový záznam, obvykle v novém řádku na konci tabulky. Když tak učiníte, tabulka se automaticky rozšíří, aby zachytila ​​nová data. Cokoli v sešitu – grafy, vzorce, cokoliv – se také automaticky aktualizuje, aby odráželo nové informace. Tabulky jsou velkým vylepšením oproti seznamům a tato kniha je široce využívá.

Objednávání vašich dat

„Objednávání dat“ může znít trochu jako „vybarvování čar“. Dohoda je taková, že musíte Excelu sdělit, kolik jste prodali v roce 1999 a potom kolik v roce 2000, v roce 2001 a tak dále. Pokud to chcete udělat, musíte data seřadit chronologicky.

Nejlepší způsob, jak seřadit data v Excelu chronologicky, je pomocí kontingenčních tabulek. Kontingenční tabulka přebírá jednotlivé záznamy, které jsou v excelové tabulce (nebo v externí databázi), a kombinuje záznamy způsobem, který řídíte. Můžete mít tabulku s roční hodnotou prodeje, včetně jména obchodního zástupce, prodaného produktu, data prodeje a výnosu z prodeje. Pokud ano, můžete velmi rychle vytvořit kontingenční tabulku, která sečte celkové tržby z prodeje podle obchodního zástupce a podle produktu za čtvrtletí. Pomocí kontingenčních tabulek můžete shrnout desítky tisíc záznamů doslova během několika sekund. Pokud jste dosud nepoužívali kontingenční tabulky, tato kniha vám toto téma nejen představí, ale také vás přiměje o nich snít uprostřed noci.

Tři obzvláště úžasné věci na kontingenčních tabulkách:

• Mohou pro vás shromáždit všechna vaše data o prodeji – nebo, když na to přijde, vaše data o slunečním větru, ale to je o prognózách prodeje. Pokud shromažďujete informace pro jednotlivé prodeje a poté chcete vědět, kolik se vaši zástupci prodali v daný den, v daném týdnu atd., je nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout, kontingenční tabulka.
• Jako základ pro vaši příští předpověď můžete použít kontingenční tabulku, která vám ušetří spoustu času.
• Mají jedinečný způsob, jak vám pomoci seskupovat vaše historická data – podle dne, týdne, měsíce, čtvrtletí, roku, cokoli jiného.