Přidání nového jména do složky kontaktů aplikace Outlook

Složka Kontakty aplikace Outlook je pouze tak dobrá a důkladná jako informace o kontaktech, které do ní vložíte. Chcete-li někoho umístit do seznamu kontaktů, otevřete složku Kontakty a začněte jedním z následujících způsobů:

• Klepněte na tlačítko Nový.

• Stiskněte Ctrl+N (v okně Složka kontaktů) nebo Ctrl+Shift+C.

• Vyberte Soubor –> Nový –> Kontakt.

Zobrazí se kontaktní formulář. Na tomto formuláři můžete najít místa pro zadání téměř všeho, co byste mohli o nějaké osobě vědět (kromě jejího milostného života a tajných neřestí). Zadejte všechny informace, které chcete zaznamenat, a přitom mějte na paměti tato pravidla silničního provozu:

• Celá jména, adresy atd.: I když můžete být v pokušení jednoduše zadávat adresy, telefonní čísla, jména atd. do textových polí, nedělejte to! Chcete-li například zadat jméno, klikněte na tlačítko Celé jméno na kartě Obecné. Klepněte na tlačítko Business nebo Home a zadejte adresu v dialogovém okně Check Address. Kliknutím na tlačítka a zadáním dat do dialogových oken umožníte aplikaci Outlook oddělit jednotlivé části jmen, adres a telefonních čísel. Jako takový může Outlook používat jména a adresy jako zdroj pro hromadné rozesílání a hromadné rozesílání e-mailů.

• Při zadávání informací o firmě, nikoli osobě, ponechte pole Celé jméno prázdné a do pole Firma zadejte název firmy.

• Informace, na kterých vám záleží: Pokud se zdá, že ve formuláři není místo pro zadání určitého druhu informací, zkuste kliknout na tlačítko s trojúhelníkem a z rozbalovací nabídky vybrat novou kategorii informací. Klikněte na tlačítko s trojúhelníkem vedle tlačítka Firma a vyberte Domů, například pokud chcete zadat domácí adresu místo adresy firmy.

• Soubor jako: Otevřete rozevírací nabídku Soubor jako a vyberte možnost pro uložení kontaktu do složky Kontakty. Aplikace Outlook může seřadit kontakty abecedně podle příjmení, jména, názvu společnosti nebo kombinací těchto tří. Vyberte možnost, která nejlépe popisuje, jak očekáváte nalezení kontaktu ve složce Kontakty.

• Poštovní adresy: Pokud u kontaktu uchováváte více než jednu adresu, zobrazte adresu, na kterou chcete posílat poštu, a zaškrtněte políčko Toto je poštovní adresa. Tímto způsobem v hromadném rozesílání dostanete dopisy zaslané na správné adresy.

• E- mailové adresy: Pro každý kontakt můžete zadat tři e-mailové adresy. (Klikněte na tlačítko s trojúhelníkem a zvolte E-mail 2 nebo E-mail 3 pro zadání druhé nebo třetí adresy.)

• V textovém poli Zobrazit jako Outlook zobrazí, jak bude vypadat řádek Komu: e-mailových zpráv, když odešlete e-mail kontaktu. Ve výchozím nastavení je na řádku Komu: uvedeno jméno kontaktu a jeho e-mailová adresa v závorkách. Do textového pole Zobrazit jako však můžete zadat, co chcete, a pokud vám zadání něčeho jiného pomůže rozlišit e-mailové adresy, zadejte něco jiného. Zadejte například Lydia — Osobní , abyste věděli, kdy posíláte e-mail na Lydiinu osobní adresu, nikoli na její firemní adresu.

• Fotky: Chcete-li do formuláře kontaktu vložit digitální fotografii, klikněte na tlačítko Přidat fotografii kontaktu a v dialogovém okně Přidat obrázek kontaktu vyberte obrázek a klikněte na OK.

Nezapomeňte napsat pár slov na kartu Obecné, abyste popsali, jak a kde jste se s kontaktem setkali. Když přijde čas na vyřazení kontaktů ze seznamu složek Kontakty, přečtení popisů vám může pomoci rozhodnout, kdo dostane plevel a kdo ne.

Po zadání informací klikněte na tlačítko Uložit a zavřít. Pokud na zadání kontaktních údajů spěcháte, klikněte na tlačítko Uložit a nový. Kliknutím na toto tlačítko se otevře prázdný formulář, do kterého můžete zaznamenat informace o jiném kontaktu.