Převod a sdílení souborů Office 2019

Když sdílíte elektronickou kopii své práce Office 2019, například prostřednictvím přílohy e-mailu , nastává problém, pokud váš příjemce nemá stejnou aplikaci, ve které by si ji mohl zobrazit. Pokud například pošlete prezentaci v PowerPointu příteli, který nemá PowerPoint, nemusí být schopen ji otevřít.

Problémy s nekompatibilitou lze vyřešit dvěma základními způsoby: Buď si příjemce pořídí aplikaci, která může soubory prohlížet, nebo odesílatel (to jste vy) může uložit soubor ve formátu, který si příjemce již může prohlížet.

Pokud se chystáte problém řešit ze strany příjemce, nejjednodušším způsobem je nechat příjemce použít bezplatnou webovou aplikaci PowerPoint . (Je vyžadován účet Microsoft, který je zdarma.) K dispozici jsou webové verze aplikací Word, Excel, PowerPoint, Outlook a OneNote. Nejsou tak plnohodnotné jako originály, ale fungují dobře pro prohlížení a jednoduché úpravy. Pokud se chystáte na řešení ze strany odesílatele, nejprve zjistěte, jaké formáty souborů nebo aplikace váš příjemce používá, a poté určete odpovídající formát souboru, do kterého vaše aplikace uloží. Formáty souborů dostupné pro vaši aplikaci najdete prostřednictvím Uložit Dialogové okno Jako, ze kterého můžete vybrat jiný typ souboru.

Pro textové soubory je skvělou volbou formát Rich Text Format (.rtf). Je to téměř univerzální formát, který dokáže otevřít téměř každý textový editor, a uživatelé Wordu v tomto formátu běžně ukládají, když si chtějí vyměňovat dokumenty s někým, kdo používá velmi starý nebo obskurní textový editor, který nepodporuje soubory Wordu. Obrázek níže ukazuje, že RTF je vybrán jako formát souboru v aplikaci Microsoft Word.

Změna na jiný formát souboru může vést ke ztrátě určitého formátování. Některé funkce v aplikacích Office 2019 fungují, pouze když jsou dokumenty uloženy v nativním formátu aplikace, jako jsou vyplňovací pole, makra, určité typy upravitelných kreseb a motivy formátování. To je důvod, proč většina lidí neukládá v jiných formátech, pokud to není nutné.

Pokud příjemce nebude muset dokument upravovat, nejlepším řešením může být uložit jej ve speciálním formátu určeném pro sdílení rozvržených stránek pouze pro čtení: jazyk popisu stránky . Tímto způsobem příjemce uvidí stránku přesně tak, jak jste ji zamýšleli, aniž by musel hledat a stahovat samostatný prohlížeč pro tento konkrétní typ souboru.

Office 2019 podporuje dva hlavní jazyky popisu stránky:

• PDF: Formát vytvořený společností Adobe, široce používaný po celém internetu pro distribuci dokumentů. Nedodává se s Windows, ale čtečka pro tento formát — Adobe Reader — je zdarma ke stažení Adobe . Většina webových prohlížečů také zobrazí soubory PDF.
• XPS: Formát vytvořený společností Microsoft, nativně podporovaný ve Windows Vista a vyšších. Každý, kdo má Windows Vista nebo novější, již má tento prohlížeč k dispozici.

Můžete ukládat ve formátu PDF nebo XPS přímo z aplikace. Následuj tyto kroky:

Vyberte Soubor → Uložit jako a poté vyhledejte požadované umístění pro uložení.

V dialogovém okně Uložit jako vyberte ze seznamu Uložit jako typ buď dokument PDF nebo XPS.

Dialogové okno se změní a zobrazí některé další ovládací prvky.

Namísto následujících kroků 1-2 můžete zvolit Soubor → Exportovat → Vytvořit dokument PDF/XPS → Vytvořit PDF/XPS.

(Volitelné) V případě potřeby změňte název souboru. Ve výchozím nastavení je to stejný název jako datový soubor, se kterým pracujete.

Proveďte výběr Optimalizovat pro.

• U dokumentů, které lze tisknout také na papír, zvolte Standardní (výchozí).
• Pro dokumenty, které budou sdíleny pouze online, zvolte Minimální velikost.

Klikněte na Uložit.

Uložený soubor se otevře ve svém nativním programu, kterým je buď Adobe Reader (formát PDF) nebo XPS Viewer nebo Internet Explorer (formát XPS).