Přeřazení vašich relikvií na archivaci v aplikaci Outlook 2003

Netrvá dlouho a nashromáždíte více e-mailových zpráv, než můžete zpracovat. Někteří lidé prostě smažou zprávy, když je čtou. Jiní uchovávají staré zprávy pro referenční účely.

Problém je v tom, že při ukládání velkého množství e-mailových zpráv se aplikace Outlook zpomaluje. Kromě toho je správa obrovské sbírky zpráv těžkopádná. Pokud používáte podnikový e-mailový systém, správci vašeho systému vám také nemusí dovolit ukládat více než určité množství e-mailů, protože to zanáší systém.

Archivace je funkce zabudovaná přímo do Outlooku, která vám pomůže ukládat zprávy a další položky Outlooku, na které se teď nemusíte dívat, ale přesto byste se k nim mohli chtít v budoucnu odkázat. Pokud v práci používáte Outlook v síti Exchange, Archivace vám usnadní vycházet se správci vašeho systému tím, že sníží počet zpráv, které ukládáte v e-mailovém systému.

I když nechcete právě teď používat funkci Archivace, možná budete chtít pochopit, jak funguje. Outlook někdy archivuje položky automaticky – což se vám může zdát, jako by vaše položky Outlooku mizely.

Pokud vám funkce Automatická archivace připadá děsivá a složitá, zkuste si nedělat starosti. Společnost Microsoft možná neučinila funkci Archiv snadno dešifrovatelnou. Když to však pochopíte, automatická archivace by pro vás mohla být cenná.

Přestože e-mailové zprávy jsou to, co lidé archivují nejčastěji, do archivu lze odesílat všechny položky aplikace Outlook – schůzky, úkoly, všechno. Lidé obvykle kontakty a poznámky nearchivují, ale pokud chcete, můžete je dokonce archivovat.

Nastavení automatické archivace

Nemusíte dělat nic, aby aplikace Outlook archivovala vaše položky; program je nastaven na automatickou archivaci položek. Pokud chcete vidět, jak je Outlook nastaven pro archivaci vašich starých položek, nebo chcete změnit způsob, jakým Outlook tuto úlohu provádí, postupujte takto:

1. Zvolte Nástroje –> Možnosti.

Zobrazí se dialogové okno Možnosti.

2. Klepněte na kartu Jiné.

Zobrazí se stránka Další možnosti.

3. Klepněte na tlačítko Automaticky archivovat.

Zobrazí se dialogové okno Automatická archivace.

Neprocházejte dialogové okno automatické archivace a neměňte věci chtě nechtě – alespoň ne dokud se nepodíváte, co je již nastaveno. Čtyři důležité věci, které vám dialogové okno Automatická archivace obvykle říká, jsou následující:

• Jak často Outlook archivuje položky

• Jak staré musí být položky, aby je Outlook mohl odeslat do archivu

• Název a umístění archivního souboru

• Zda je zapnutá funkce Automatická archivace

Při první instalaci aplikace Outlook program automaticky archivuje položky každých 14 dní a odesílá položky starší 6 měsíců do archivního souboru uvedeného v dialogovém okně Automatická archivace. Pro většinu lidí jsou tato nastavení v pořádku. Někteří lidé dávají přednost vypnutí funkce automatické archivace a spuštění procesu archivace ručně. Proces automatické archivace můžete vypnout kliknutím na zaškrtávací políčko označené „Spustit automatickou archivaci každých 14 dní“ v horní části dialogového okna Automatická archivace.

Ruční aktivace procesu archivace

Zprávy můžete archivovat kdykoli chcete, když z nabídky Outlook vyberete Soubor –> Archivovat a budete postupovat podle pokynů. Výhodou ručního spuštění procesu Archiv je, že získáte o něco lepší kontrolu nad procesem; Outlooku můžete dát datum ukončení archivace položek, řekněme první den v roce. Můžete také Outlooku sdělit, které složky má archivovat a kam odeslat archivované položky. Můžete dokonce archivovat různé složky aplikace Outlook do různých archivních souborů. Nevýhodou celé této kontroly je, že je možné udělat nevinnou chybu a poslat archivované položky na místo, které už snadno nenajdete. Snažte se neměnit název ani umístění souborů, do kterých se odesílají vaše archivované položky, protože je překvapivě snadné ztratit přehled o tom, co bylo kam,

Vyhledání a zobrazení archivovaných položek

Někdy se automatická archivace zdá jako kouzlo. Starší předměty jsou záhadně ukládány, aniž byste museli něco dělat. není to snadné? Jistě – dokud najednou nebudete potřebovat najít jednu z těch položek, které se magicky přesunuly do vašeho archivu. Pak musíte přijít na to, kam to šlo a jak se k tomu znovu dostat.

Až se budete chtít znovu podívat na položky, které jste archivovali, otevřete složku archivu, kterou Outlook také označuje jako datový soubor.

Chcete-li otevřít datový soubor obsahující položky archivu, postupujte takto:

1. Zvolte Soubor –> Otevřít –> Datový soubor aplikace Outlook.

Zobrazí se dialogové okno Otevřít datový soubor aplikace Outlook.

2. Do pole Název souboru zadejte název souboru, který chcete otevřít.

Zadaný název se zobrazí v poli Název souboru.

3. Klepněte na tlačítko OK.

Název datového souboru, který jste otevřeli, se zobrazí na proužku složky velkými písmeny. Zobrazí se také váš seznam složek se dvěma sadami složek: Normální a Archiv.

Dost jednoduché, že? Ano, ale je tu virtuální moucha. Pravděpodobně neznáte název archivního souboru, který chcete otevřít, a obvykle se nezobrazuje v seznamu v dialogovém okně Vytvořit nebo otevřít datový soubor aplikace Outlook.

Chcete-li zjistit název otevřeného souboru archivu, vyberte Soubor –> Archiv a podívejte se do pole označeného „Soubor archivu“. Dávejte pozor, abyste nic neměnili na informacích v poli Archivní soubor. Jinak může Outlook začít odesílat vaše archivované položky jinam. Informace v rámečku Archivní soubor jsou obvykle složité zkomoleniny s dvojtečkami a lomítky a nejrůznějšími věcmi, které si normální lidé nepamatují.

Jedním ze způsobů, jak zachytit dlouhý název v dialogovém okně, je zkopírovat informace. Při rychlém převíjení vpřed to vypadá takto: Klikněte jednou na jméno, stiskněte Tab, stiskněte Shift+Tab, stiskněte Ctrl+C a poté klikněte na Storno. Po zkopírování názvu souboru můžete postupovat podle kroků uvedených výše v tomto článku – vložte požadovaný název do pole Název souboru stisknutím Ctrl+V a radujte se, že si nemusíte pamatovat ten dlouhý, bláznivý název souboru. .

Zavření archivního souboru

Svůj archivní soubor můžete ponechat otevřený v seznamu složek Outlooku, jak dlouho chcete, ale většina lidí jej raději zavře, jakmile najdou, co potřebují. Aplikace Outlook běží o něco rychleji, když zavřete nepotřebné datové soubory.

Chcete-li zavřít datový soubor, postupujte takto:

1. V otevřeném seznamu složek klikněte pravým tlačítkem na název složky Archiv.

Zobrazí se místní nabídka.

2. Z místní nabídky zvolte Zavřít složku.

Vaše archivní složka zmizí ze seznamu složek.

Způsob pojmenování složek v Outlooku je lichý. V seznamu složek se může několikrát objevit „Osobní složky“. Aby aplikace Outlook běžela co nejrychleji, zavřete jich co nejvíce. Vaše hlavní sada složek – sada, kterou používáte každý den – se nezavře, takže se nemusíte starat o zavírání složek, které používáte každý den.