Práce s distribučními seznamy v aplikaci Outlook

V modulu Kontakty aplikace Outlook můžete vytvořit distribuční seznam, který obsahuje jména více než jedné osoby pro případy, kdy posíláte zprávu několika lidem současně. Můžete také svým distribučním seznamům přiřadit kategorie (stejně jako u jednotlivých kontaktů) a můžete distribuční seznam poslat dalším lidem jako přílohu e-mailové zprávy, aby mohli používat stejný seznam jako vy, pokud jsou také pomocí aplikace Outlook.

Vytvoření distribučního seznamu

Vytvoření distribučního seznamu je jednoduchá záležitost vytvoření názvu pro váš seznam a výběru ze sbírky jmen, které jste si uložili ve vašem systému. Distribuční seznam nesleduje telefonní čísla a poštovní adresy, pouze e-mailové adresy.

Chcete-li vytvořit distribuční seznam v modulu Kontakty, postupujte takto:

1. Zvolte Soubor –> Nový –> Distribuční seznam (nebo stiskněte Ctrl+Shift+L).

Zobrazí se dialogové okno Distribuční seznam.

2. Zadejte název, který chcete přiřadit svému distribučnímu seznamu.

Název, který zadáte, se zobrazí v textovém poli Název.

3. Klepněte na tlačítko Vybrat členy.

Zobrazí se dialogové okno Vybrat členy se seznamem dostupných jmen na levé straně a prázdným polem na pravé straně.

4. Poklepejte na jméno každé osoby, kterou chcete přidat do svého distribučního seznamu.

Každý název, na který poklepete, se zobrazí ve sloupci Přidat do distribučního seznamu na pravé straně dialogového okna.

5. Až budete s výběrem jmen hotovi, klikněte na OK.

Dialogové okno Vybrat členy se zavře.

6. Klikněte na Uložit a zavřít (nebo stiskněte Alt+S).

Dialogové okno Distribuční seznam se zavře a váš Distribuční seznam se objeví ve vašem seznamu kontaktů.

Při vytváření distribučního seznamu můžete také chtít zahrnout e-mailové adresy lidí, kteří nejsou zahrnuti ve vašem seznamu kontaktů ani v žádném jiném adresáři aplikace Outlook. Chcete-li přidat takového outsidera do svého distribučního seznamu, klikněte v kroku 4 výše na Přidat nového (místo Vybrat členy). V dialogovém okně Přidat nové členy zadejte jméno a e-mailovou adresu osoby, kterou chcete přidat, klikněte na OK a proveďte zbývající kroky přesně stejným způsobem.

Úprava distribučního seznamu

Lidé přicházejí a lidé odcházejí v distribučních seznamech, stejně jako všude jinde. Naštěstí můžete seznamy upravovat. Stačí kliknout na ikonu Kontakty v navigačním podokně a poklepat na název jednoho z vašich distribučních seznamů (položky, u kterých se vpravo od jejich jména zobrazuje malá dvouhlavá ikona). Když otevřete položku distribučního seznamu, uvidíte stejnou obrazovku, jakou jste viděli při prvním vytvoření seznamu. Zde máte několik užitečných možností:

• Odebrání člena ze seznamu: Klepněte na toto jméno a poté na tlačítko Odebrat.

• Chcete-li vybrat nového člena ze jmen, která jsou již ve vašem seznamu kontaktů nebo globálním seznamu adres: Klepněte na Vybrat členy a postupujte podle stejného postupu, jaký používáte při vytváření seznamu.

• Chcete-li přidat osobu, jejíž e-mailová adresa není uvedena v žádném z vašich adresářů: Klikněte na tlačítko Přidat nový, vyplňte jméno a e-mailovou adresu osoby a klikněte na OK.

Použití distribučního seznamu

Distribuční seznamy se zobrazují jako položky ve vašem seznamu kontaktů spolu se jmény lidí – takže (jak asi tušíte) můžete použít distribuční seznam k adresování e-mailové zprávy stejně jako u jakéhokoli kontaktu. Zde je postup:

• Kartu pro distribuční seznam můžete přetáhnout do složky Doručená pošta a vytvořit do tohoto seznamu novou e-mailovou zprávu.

• Můžete zadat název distribučního seznamu do řádku Komu: e-mailové zprávy a kliknout na tlačítko Zkontrolovat jména na panelu nástrojů.

Když Outlook přidá podtržení ke jménu v poli Komu:, víte, že vaše zpráva bude doručena lidem na vašem distribučním seznamu.