Používání připomenutí aplikace Outlook 2019 pro aktivity a úkoly

Outlook 2019 nabízí okno se zprávou Připomenutí, které vás upozorní, když se má konat schůzka nebo událost z kalendáře Outlook , když se blíží termín dokončení úkolu, když e-mailová zpráva vyžaduje odpověď nebo když někdo, jehož jméno je ve vaší složce Kontakty. potřebuje pozornost.

Na obrázku níže je okno se zprávou Připomenutí. Když je aplikace Outlook spuštěna a nejméně to očekáváte, může se objevit okno se zprávou Připomenutí, které vás udrží ve střehu. Tyto stránky vysvětlují, jak zacházet s upomínkovými zprávami, plánovat zprávy a jak nastavit, aby se zprávy zobrazovaly, když chcete, aby se zobrazovaly.

Okno zprávy Připomenutí aplikace Outlook.

Zpracování upomínkových zpráv

Vyberte připomenutí v okně zprávy Připomenutí a pro zpracování připomenutí z Outlooku proveďte následující:

• Zavřít: Klepnutím na tlačítko Zavřít upozornění odložíte. Pokud se v okně se zprávou Připomenutí objeví více než jedno upozornění a chcete je všechna vymazat, klikněte na tlačítko Zavřít vše.
• Připomenutí později: Klikněte na tlačítko Odložit. V dolní části dialogového okna vám textové pole Odložit klepnutím na tlačítko znovu připomenuto sdělí, kdy dorazí další připomenutí. Chcete-li toto nastavení změnit, otevřete rozevírací seznam a vyberte jiné časové období.
• Otevřete položku: Poklepáním na připomenutí prozkoumejte schůzku, úkol, e-mailovou zprávu nebo kontakt, kterého se připomenutí týká.
• Prokrastinace: Klepnutím na tlačítko Zavřít ( X ) v okně se zprávou Připomenutí ji zrušíte. Chcete-li okno se zprávou otevřít později, přejděte na kartu Zobrazit a klikněte na tlačítko Okno připomenutí.

Připomenutí aplikace Outlook fungují pouze pro položky, které jsou uloženy v těchto složkách: Úkoly, Kalendář, Doručená pošta a Kontakty. Uložte položku do jiné složky nebo podsložky jedné z výše uvedených složek a v době, kdy má být připomenutí, neuvidíte okno se zprávou Připomenutí. Chcete-li mít jistotu, že dostanete připomenutí, ukládejte položky do těchto složek: Úkoly, Kalendář, Doručená pošta nebo Kontakty.

Plánování zprávy s připomínkou

Chcete-li naplánovat zprávu s připomínkou v Outlooku 2019, postupujte podle těchto pokynů :

• Schůzka nebo událost kalendáře: V okně Schůzka otevřete rozevírací seznam Připomenutí a zvolte, kolik minut, hodin nebo týdnů před schůzkou nebo událostí se má připomenutí zobrazit.
• Termín úkolu: V okně Úkol aplikace Outlook zaškrtněte políčko Připomenutí a v rozevíracích nabídkách vyberte den a čas, kdy má být připomenuto.
• Jméno kontaktu : V okně Kontakt nebo v okně Kontakty klikněte na tlačítko Sledovat a v rozevíracím seznamu vyberte Přidat připomenutí. Otevře se dialogové okno Vlastní. Zacházejte s tímto dialogovým oknem stejně jako s e-mailovými zprávami (viz předchozí položka v tomto seznamu).

Aby připomenutí fungovalo podle vašich představ

Můžete udělat dvě nebo tři věci, aby připomenutí fungovalo podle vašich představ. Na kartě Soubor v aplikaci Outlook vyberte Možnosti a otevřete dialogové okno Možnosti. Poté postupujte podle těchto pokynů, abyste se dostali k připomínkám aplikace Outlook:

• Změna času připomenutí pro události a události: Ve výchozím nastavení se okno zprávy Připomenutí zobrazí 15 minut před začátkem schůzek a událostí. Chcete-li toto nastavení změnit, přejděte do kategorie Kalendář a zadejte nové nastavení do rozevíracího seznamu Výchozí připomenutí (podívejte se pod „Možnosti kalendáře“).
• Změna výchozího času pro připomenutí úkolu: Když nastane konečný termín úkolu, dialogové okno Připomenutí Outlooku vás o tom informuje v 8:00 (nebo při spuštění aplikace Outlook, pokud program spustíte po 8:00). Chcete-li toto výchozí nastavení změnit, přejděte do kategorie Úkoly a z rozevíracího seznamu Výchozí čas připomenutí vyberte nový čas.
• Přehrávání jiného zvuku (nebo žádný zvuk): Ve výchozím nastavení uslyšíte malé zvonění, když se na obrazovce zobrazí okno se zprávou Připomenutí aplikace Outlook. Chcete-li slyšet jiný zvuk nebo žádný zvuk, přejděte do kategorie Upřesnit v dialogovém okně Možnosti. Chcete-li přehrát žádný zvuk, zrušte zaškrtnutí políčka Přehrát zvuk připomenutí. Chcete-li přehrát jiný zvuk, klikněte na tlačítko Procházet a poté v dialogovém okně Zvukový soubor připomenutí vyberte zvukový soubor .wav.