Použití nastavení správy verzí v SharePointu 2016

Oblast Nastavení správy verzí v SharePointu 2016 obsahuje některá z nejžádanějších nastavení v jakékoli aplikaci. Nastavení správy verzí pokrývá většinu možností správy dokumentů nebo správy obsahu. Takže vaší novou mantrou správy dokumentů/obsahu je schvalování, vytváření verzí a odhlašování. Můžete to říct ve spánku. Ve výchozím nastavení nejsou na týmovém webu zapnuta nastavení Schválení, Správa verzí nebo Požadavek odhlášení .

Důvodem, proč je verzování ve výchozím nastavení vypnuto, je to, že zabírá velké množství místa v databázi. Pokaždé, když je vytvořena nová verze, databáze roste. Verze je však důležitá pro každou skutečnou práci, proto se doporučuje zapnout ji.

Pokud chcete mít tyto možnosti povolené, když jsou vaše weby nakonfigurovány, zvažte použití webu pro publikování.

Před výběrem těchto možností se ujistěte, že znáte obchodní procesy svého týmu. Pokud jsou dokumenty důkladně prověřovány a schvalovány mimo proces SharePointu, možná nebudete chtít nebo nebudete potřebovat vynutit nastavení schválení nebo odhlášení. Pokud jsou vaše dokumenty obrázky, můžete nebo nemusíte chtít použít verzování, pokud vám na verzích nezáleží a nebudete se muset vrátit ke starší verzi.

Zvažte použití více aplikací knihovny dokumentů a použijte různá nastavení podle potřeby. Pokud máte například 100 dokumentů v aplikaci Library a skutečně potřebujete pouze verzování a schválení u 5 z těchto dokumentů, možná je lze umístit do aplikace Library s extra konfigurací.

Správa verzí může být jednou z nejvíce nepochopených funkcí správy dokumentů SharePoint. Správa verzí je užitečný ochranný mechanismus, protože v případě potřeby se můžete vrátit k předchozí verzi dokumentu. Verze v SharePointu jsou kopie stejného dokumentu v různých intervalech během úprav.

Možná budete chtít do zobrazení přidat sloupec Verze, aby uživatelé mohli rychle zobrazit verzi dokumentu. V opačném případě skončíte s tím, že uživatelé budou k názvu nebo názvu dokumentu připojovat informace o verzích, jako je Příručka pro zaměstnance v1.0, Příručka pro zaměstnance v2.0 nebo tato, Client_Proposal_Final_v3.0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06 -2017_ROSEMARIE-SIGNED-OFF-FINAL_FINAL.

Chcete-li použít nebo upravit nastavení správy verzí, postupujte takto:

Klepněte na odkaz Nastavení verzí na stránce Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.
Části stránky Nastavení správy verzí zahrnují Schválení obsahu, Historie verzí dokumentu, Zabezpečení konceptu položky a Vyžadovat rezervaci (pouze aplikace knihovny).

Dále se musíte rozhodnout, zda chcete u odeslaných položek vyžadovat schválení obsahu. Tento výběr provedete výběrem přepínače Ano nebo Ne na stránce Nastavení verzí (dostupné v kroku 1).
Pokud jste vybrali Ano v odpovědi na Vyžadovat schválení obsahu pro odeslané položky?, jednotlivci s oprávněním Schválit položky mohou koncepty položek vždy vidět.
Položky, které ještě nejsou schváleny (to znamená, že se jedná o koncepty), nejsou viditelné pro členy webu ani návštěvníky. V části Zabezpečení položky konceptu můžete určit, koho chcete zobrazit koncepty.

V části Historie verzí dokumentu vyberte přepínač a určete, zda chcete použít Bez vytváření verzí, Vytvořit hlavní verze, Vytvořit hlavní a vedlejší (koncepty) nebo (volitelné) zadat počet verzí, které se mají ponechat, zadáním čísla.
Výchozí pro aplikaci Seznam nebo Knihovna je Bez vytváření verzí. Můžete vybrat hlavní verze (1.0, 2.0., 3.0 atd.) nebo Hlavní a vedlejší verze (1.0, 1.2., 1.3, 2.0 atd.). Výběr jedné z posledních dvou možností vám umožní určit limit pro počet verzí každého typu zadáním čísla až do 10 000.

Vyberte, kdo může vidět koncepty položek, výběrem přepínače Zabezpečení konceptu položky v části Zabezpečení konceptu položky.
Tato sekce je zakázána, pokud nepovolíte menší verze (koncepty) nebo nepožadujete schválení obsahu vašich dokumentů nebo položek seznamu. Zde jsou tři možnosti, kdo může zobrazit koncepty položek — Každý uživatel, který může číst položky, Pouze uživatelé, kteří mohou položky upravovat, nebo Pouze uživatelé, kteří mohou schvalovat (a Autor).

Výběrem přepínače Ano nebo Ne určete, zda se má vyžadovat odhlášení pro uživatele upravující dokumenty.
I když to může být někdy problém vyžadující check-out, je dalším dobrým bezpečnostním mechanismem, který zajišťuje, že ostatní uživatelé neuvidí dokument uprostřed úprav nebo že ho nebude upravovat více uživatelů současně (vyhrává poslední uložení).
Zvažte přidání sloupce Vyhrazeno do do zobrazení, aby uživatelé rychle viděli, kdo má položku vypůjčenou.

Klepněte na tlačítko OK nebo Storno.

Pokud klepnete na tlačítko OK, použijí se vaše nastavení správy verzí. Běžte je vyzkoušet!

Při prohlížení dokumentů v aplikaci Knihovna můžete kliknutím na elipsu zobrazit kontextovou nabídku. Tato nabídka umožňuje editoru dokumentu odhlásit/přihlásit dokument, schválit, spustit pracovní postup a tak dále. Protože je nabídka kontextová, pokud například v knihovně nebo seznamu není nastaveno schválení, v nabídce se nezobrazí možnost Schválit. Pokud je dokument vypůjčen, zobrazí se možnost Zrušit vypůjčení.

Kontextová nabídka dokumentu.

Ve většině případů členové týmu přecházejí na web pomocí prohlížeče, aby mohli pracovat se seznamovými aplikacemi. Zamyslete se však nad tím, jak váš tým spolupracuje s dokumenty. Mohou přejít do aplikace pomocí prohlížeče, ale mohou také propojit ze záložky nebo otevřít dokument přímo z aplikace pro úpravy (jako je Word, Excel nebo PowerPoint). Přestože aktuální verze Office podporují a komunikují s nastavením aplikace SharePoint Library, uživatelé nemusí vědět, kde tyto příkazy najdou.

Vyhněte se frustraci tím, že si se svým týmem věnujte trochu času na kontrolu nastavení a možností. Školení o těchto možnostech správy dokumentů je jedním z doporučení číslo jedna pro úspěšnou spolupráci na SharePointu, zejména pro týmy s mnoha členy nebo přispěvateli.