Použití kvalitativních dat v prognóze prodeje Excel

Kvalitativní data jsou informace, které vám pomohou pochopit pozadí kvantitativních dat. To samozřejmě vyvolává otázku: Co jsou to kvantitativní data? Kvantitativní údaje jsou číselné údaje – počet jednotek, které váš tým prodal během předchozího čtvrtletí, nebo tržby, které váš tým přinesl během března.

S kvantitativními daty můžete použít Excel k výpočtu počtu prodaných jednotek za měsíc, nebo nejméně nebo nejvíce. Pomocí Excelu můžete vypočítat klouzavý průměr příjmů, které váš prodejní tým vydělal, nebo jeho minimální tržby nebo procento ročních příjmů získaných během října.

Naproti tomu kvalitativní data nemají průměr, minimum ani maximum. Jsou to informace, které vám pomohou porozumět kvantitativním datům. Uvádí čísla do kontextu. Pomáhá vás chránit před děláním opravdu hloupých chyb.

Pokládání správných otázek

Předpokládejme, že vás váš viceprezident prodeje požádá, abyste předpověděli, kolik vozů vaše agentura prodá během příštího roku. Pokud vaše agentura prodává převážně Fordy, je rozumné se na předpověď vrhnout. Pokud vaše agentura až do loňského roku prodávala převážně Duesenbergy, je prognóza nepřiměřená. Nemůžete prodat žádné Duesenbergy, protože je už nikdo nevyrábí.

Ten příklad je sice extrémní, ale není úplně hloupý. Musíte vědět, co vaše společnost přinese na trh během časového období, do kterého chcete předpovídat. V opačném případě vaše historie prodejů – vaše základní linie – prostě není relevantní. A nemůžete vytvořit přesnou předpověď, která je založena na irelevantní základní linii.

Zde je několik otázek, které byste si měli položit, než vůbec začnete přemýšlet o sestavení základní linie:

• Kolik prodejců vám vaše společnost poskytne? Budete mít více nohou na ulici než loni? Méně? O tom samém? Velikost prodejní síly dělá rozdíl. Chcete-li vytvořit slušnou předpověď, musíte vědět, jaké prodejní zdroje budete mít k dispozici.
• Změní se úrovně provizí během prognózovaného období? Motivuje vaše společnost své obchodní síly jako během, řekněme, posledních 12 měsíců? Pokud ano, nemusíte se tím při vytváření předpovědí obávat. Pokud se však obchodní model změnil a sazby provizí klesnou, protože konkurence klesla – nebo sazby rostou, protože konkurence přitvrdila – vaše prognóza to musí vzít v úvahu.
• Změní se během tohoto prognózovaného období cena produktu? Poskočí ceny vaší produktové řady? Pokud ano, pravděpodobně budete muset do své prognózy prodaných kusů zabudovat určitý pesimismus. Padnou? Pak můžete být optimističtí. (Mějte na paměti, že ceny obvykle ovlivňují prodané jednotky více než tržby.)

K zodpovězení podobných otázek nelze použít prognózy. A přesto jsou jejich odpovědi – které se kvalifikují jako kvalitativní data – zásadní pro vytváření dobrých předpovědí. Můžete mít zdlouhavý, dobře fungující základní linii, což je opravdu klíčové pro dobrou předpověď. A pak se můžete úplně zmást, pokud vaše společnost změní svou produktovou řadu nebo omezí své prodejní síly nebo změní svou provizní strukturu natolik, že prodejní síla půjde, nebo sníží své ceny tak daleko, že trh nedokáže udržet své kolektivní ruce. mimo produktovou řadu. Cokoli z toho způsobí, že vaše předpověď bude vypadat, jako byste pokrčili rameny a hodili pár kostkami.

Při vytváření prognózy prodeje se nemůžete zcela spoléhat na základní linii. Musíte věnovat pozornost tomu, co vaše společnost dělá v oblasti marketingu, tvorby cen, řízení lidí, reakce na konkurenci, abyste mohli vytvořit dobrou prognózu prodeje.

Sledování míče: Účel vaší předpovědi

Nastavte svůj základní plán tak, aby odrážel období, do kterého chcete předpovídat. To znamená, že pokud chcete předpovídat prodeje na jeden měsíc, vaše základní linie by měla zobrazovat vaši historii prodeje v měsících. Pokud je účelem prognózy pomoci jako vodítko pro finanční projekce, jako jsou odhady příjmů, pravděpodobně budete chtít předpovídat čtvrtletní výsledky a váš výchozí bod by měl být uspořádán do čtvrtletí.

Obrázek ukazuje příklad užitečné základní linie.

Prognóza je na příští měsíc, takže základní linie poskytuje měsíční historii prodeje.

Můžete snadno vytvořit seznam názvů měsíců ve sloupci B. Vybrali byste buňku B2 a zadali byste leden nebo leden. Stiskněte Enter a v případě potřeby znovu vyberte buňku B2 (nebo stiskněte Ctrl+Enter pro ponechání buňky B2 vybranou při zadávání její hodnoty ). Všimněte si malého černého čtverce v pravém dolním rohu buňky – nazývá se to úchyt výplně. Přesuňte ukazatel myši nad úchyt výplně. Uvidíte, jak se ukazatel změní na zaměřovací kříž. Nyní, i když stále vidíte zaměřovací kříž, stiskněte tlačítko myši, držte jej stisknuté a táhněte dolů tak daleko, jak chcete. Excel za vás vyplní názvy měsíců. Toto funguje také pro dny v týdnu.

Existuje několik základních pravidel pro vytváření základní linie, která bude užitečné mít na paměti.

• Použijte ve své základní linii stejně dlouhá časová období. Použití jednoho období od 1. února do 14. února a dalšího období od 15. února do 31. března je zvláštní. Viděl jsem to však hotové, jen proto, že se ukázalo, že je vhodné dát dohromady data tímto způsobem. To ale věci ruší, protože zdánlivé únorové výnosy jsou podhodnocené a zdánlivé březnové výnosy nadhodnocené. Bez ohledu na předpovědní přístup, který používáte, to bude problém. (Malé rozdíly, jako je 28 dní v únoru a 31 dní v březnu, můžete klidně ignorovat.)
• Ujistěte se, že časová období ve vaší základní linii jsou v pořádku, od nejstarších po nejnovější. Několik populárních prognostických technik, včetně dvou popsaných v této knize, se spoléhá na vztah mezi měřením jednoho období a měřením v dalším období. Pokud jsou vaše časová období mimo časové pořadí, vaše předpověď bude mimo mísu. Vaše nezpracované míry často nebudou v chronologickém pořadí a z různých důvodů je budete chtít shrnout pomocí kontingenční tabulky – kterou můžete snadno seřadit podle data. Ve skutečnosti kontingenční tabulka standardně řadí souhrnná data do chronologického pořadí.
• Zohledněte všechna časová období základní linie. Pokud vaše základní linie začíná v lednu 2015, nemůžete vynechat únor 2015, i když data chybí. Pokud jsou zbývající měsíce na místě, přeskočte leden 2015 a začněte březnem 2015. Proč? Protože se chcete ujistit, že máte správný vztah mezi jedním a druhým obdobím.