Použití aplikace Outlook 2003 ke sledování historie zákazníků

Někteří prodejci nejsou vždy organizovaní a někdy tráví spoustu času hledáním nabídky nebo se snaží zapamatovat si datum a předmět posledního telefonátu. Pomocí Business Contact Manager (BCM) můžete propojit všechny své akce s konkrétním zákazníkem a získat přístup ke všem informacím ze záznamu Kontakt. (BCM verze 2.0 je bezplatný doplněk do aplikace Outlook 2003 v edicích Office Professional a Small Business.)

Na stránce Aktivity kontaktů aplikace Outlook můžete zobrazit všechny akce související s kontaktem. Se svými zákazníky můžete propojit jakýkoli dokument, úkol, schůzku nebo telefonní protokol schůzky a přečíst si je jedním kliknutím. Zde je postup:

1. Otevřete svůj zákaznický kontakt a vyberte Akce, Odkaz, Soubor.

Otevře se dialogové okno Vybrat soubor.

2. Vyberte svůj soubor, například Mary's Offer 321.

3. Klepněte na tlačítko OK.

Soubor návrhu je propojen se záznamem kontaktu Mary.

Kromě propojení externích souborů a dokumentů s vašimi kontakty můžete také propojit schůzky aplikace Outlook, úkoly, záznamy v deníku telefonních hovorů a e-maily (odeslané i přijaté) a poté je číst v jediném seznamu.

1. Otevřete svůj zákaznický kontakt a vyberte Akce, Odkaz, Soubor.

Zobrazí se pole Propojit položky s kontaktem.

2. Vyberte složku, například Úkoly.

3. Vyberte úkol ze seznamu Položky úkolů.

4. Klepněte na tlačítko Použít.

Položka je propojena s vaším kontaktem na zákazníka.

Automatizace odkazů na vaše kontakty

Ruční propojování každé položky s vaším kontaktem je zdlouhavé a může potenciálně přidat k vaší práci stovky akcí týdně, takže ztratíte víc než jen trpělivost. Můžete zapomenout propojit položky nebo ztratit přehled o e-mailech, úkolech a schůzkách souvisejících s vašimi zákazníky. Naštěstí může Outlook automaticky propojit položky související s vaším kontaktem následujícím způsobem:

1. Vyberte Nástroje, Možnosti.

Zobrazí se dialogové okno Možnosti.

2. Klepněte na Možnosti deníku.

Zobrazí se dialogové okno Možnosti deníku.

3. Vyberte položky, které mají být propojeny, v seznamu Automaticky zaznamenávat tyto položky, včetně schůzek e-mailových zpráv, úkolů a dalších akcí.

4. Ze seznamu Pro tyto kontakty vyberte kontakty, které chcete propojit.

5. V oblasti Poklepání na položku deníku vyberte možnost s názvem Otevře položku, na kterou odkazuje položka deníku.

Deník má širší uplatnění, než pouhé propojení položek aplikace Outlook s kontaktem. Deník může také měřit čas, který strávíte prací na dokumentu nebo prezentovat své dokumenty v grafu časové osy, přičemž každý z nich zobrazuje datum, kdy byl použit.

6. Klepněte na tlačítko OK.

Všechny položky aplikace Outlook související s vašimi kontakty jsou nyní propojeny.

Čtení historie vašich klientů

Hledání souborů zákazníků ve složkách vašeho počítače může být únavné. Na jedno místo můžete uložit jeden dokument Word, na druhé excelovou tabulku a datum vaší poslední schůzky do kalendáře. Všechny tyto informace si však můžete nechat uspořádat otevřením pouze jedné stránky, což znamená, že nebudete ztrácet čas hledáním informací.

Chcete-li si přečíst historii zákazníků, postupujte takto:

1. Otevřete kontakt a klikněte na kartu Aktivity.

Zobrazí se stránka Aktivity. Když je v poli Zobrazit seznam Všechny položky, zobrazí se všechny vaše aktivity související s otevřeným kontaktem.

2. Klepnutím na libovolnou položku v seznamu otevřete propojený dokument nebo položku aplikace Outlook.

Informace se zobrazí, aniž byste je museli hledat.