Outlook 2003: Business Contact Manager

Business Contact Manager (BCM) verze 2.0 je bezplatný doplněk aplikace Outlook 2003 v edicích Office Professional a Small Business. Je to skvělý nástroj, pokud chápete, jak jej používat ve svůj prospěch, a překonáváte jeho dvě hlavní omezení:

• Starší verze BCM fungují jako samostatné jednotky, které neumožňují sdílení mezi více uživateli. Upgrade vašeho BCM na verzi 2.0 umožňuje sdílení databáze mezi několika uživateli. Pokud používáte starší verzi, připojte se online, na panelu nástrojů Outlooku zvolte Nápověda, zvolte Zjistit aktualizace a poté postupujte podle pokynů k upgradu systému.

• Chcete-li používat funkce sdílení BCM, musí být váš program Outlook nainstalován na počítači se systémem Windows XP Professional; BCM nesdílí pod Windows XP Home Edition.

• Seznam položek produktů a služeb má pevný formát s pouze třemi dostupnými poli pro import dat z vašeho prodejního a účetního systému. Musíte upravit pole z vašeho obchodního systému tak, aby se vešla do tří importovaných polí: Název položky, Popis a Jednotková cena, což omezuje způsob nabídky služeb a produktů. Uvedení stejného produktu jako jedna jednotka, jedna krabice nebo jeden kontejner znamená, že musíte otevřít jednu řádkovou položku na balení. Aktuální množství zásob nelze importovat, protože BCM neimportuje pole množství.

• Chcete-li mít stejnou položku na různých obalech na stejném řádku, musíte definovat význam vašeho jednotkového množství, ať už je to 1 lahvička šamponu nebo krabice obsahující 12 lahviček šamponů. Přizpůsobení každého názvu položky, popisu a jednotkové ceny pro službu, projekt nebo produkt je výzvou pro použití BCM v jakémkoli podnikání.

Řekněme například, že Daisy pracuje ve společnosti zabývající se údržbou počítačů a softwaru a obdrží žádost o cenovou nabídku na instalaci a sdílení nového BCM 2.0 na pěti pracovních stanicích. Napíše podrobný návrh, včetně minimálních požadavků, jako je Windows XP Professional na pracovní stanici, která bude sdílet databázi, a odhadne počet hodin její služby. Vytvoří novou položku pro záznam tohoto návrhu:

Servisní nabídka pro instalační software

Název položky: Instalace softwaru

Popis: BCM 2.0 sdílený na 5 pracovních stanicích

Množství: 1 služba

Cena : 120,00

Daisy používá pole Název položky k určení služby a pole Popis k vypsání toho, co bylo požadováno. Také propojí návrh jako soubor v položkách historie příležitostí. Přizpůsobením jejích služeb seznamu produktů a služeb můžete Daisyin nápad uplatnit v jakémkoli typu podnikání.

Kromě toho řekněme, že Mark pracuje v právní kanceláři a nový zákazník požaduje cenovou nabídku na vyřízení právních záležitostí společnosti. Napíše návrh, ve kterém vysvětlí, co jeho kancelářské služby pokrývají, a pošle ho jako 250 USD za hodinu, odhadem deset hodin za měsíc služby. Návrh odhaduje na 120 hodin ročně a nastavuje jej takto:

Servisní nabídka pro právní služby Marka

Název položky: Právní podpora

Popis: Smlouva o obchodní právní podpoře 10h/měsíc

Množství: 120

Celkem: 30 000 USD

Stejně tak může kosmetická klinika vytvořit seznam položek produktů a služeb pro aplikace botoxové péče o pleť a služby laserové péče o pleť stejným způsobem jako právní kancelář nebo počítačová služba.

Ať už jste v obchodě nebo v malém průmyslu, můžete pomocí předchozích příkladů upravit svůj seznam produktů tak, aby vyhovoval dostupným polím BCM.