Organizace e-mailu aplikace Outlook: Vyčištění složek

Zbavit se nepotřebných položek ve složkách Outlooku je nezbytné pro dobré duševní zdraví. Veškerý ten nepořádek ve vaší doručené poště Outlooku může být znepokojivý. Tyto informace vysvětlují další dvě techniky pro uspořádání e-mailu v Outlooku 2019 a odstraňování nečistot ze složek – archivaci a příkaz Vyčištění poštovní schránky.

Archivace starých věcí v doručené poště Outlooku

V některých případech Outlook ukládá e-mailové zprávy, úkoly a schůzky starší než šest měsíců do složky Archiv, což je speciální složka pro položky, o kterých si Outlook myslí, že jsou zastaralé a už se nevyplatí je uchovávat. Aplikace Outlook volá odeslání těchto položek do složky Archiv „automatická archivace“. Položky, které byly archivovány, nejsou navždy ztraceny. Můžete je navštívit otevřením složky Archivní složky a jejích podsložek v podokně Složka. Tyto složky a podsložky se vytvoří automaticky při první archivaci položek.

Archivace je způsob, jak z poštovních složek, seznamů úkolů a kalendáře odstranit položky, na kterých již nezáleží. Jak a kdy budou položky archivovány, je na vás. Chcete-li položky archivovat, můžete je archivovat sami, nastavit výchozí sadu pravidel archivace, která se použijí pro všechny složky, nebo pokud složka vyžaduje individuální pozornost a neměla by podléhat výchozím pravidlům archivace, vytvořte pro to zvláštní pravidla. složka. Každá složka může mít vlastní sadu pravidel archivace nebo podléhat výchozím pravidlům.

Jak Outlooku sdělit, jak archivovat staré věci:

• Nastavení výchozích pravidel archivace: Na kartě Soubor zvolte Možnosti a otevřete dialogové okno Možnosti aplikace Outlook. Poté na kartě Upřesnit klikněte na tlačítko Nastavení automatické archivace. Zobrazí se dialogové okno Automatická archivace.
• Vytvoření pravidel pro konkrétní složku: Vyberte složku, přejděte na kartu Složka a klikněte na tlačítko Nastavení automatické archivace. Zobrazí se karta Automatická archivace v dialogovém okně Vlastnosti, jak je znázorněno na

Nastavení výchozích pravidel archivace (vlevo) a pravidel pro složku (vpravo).

Výchozí pravidla archivace v Outlooku

Vyjednávejte tyto možnosti v dialogovém okně Automatická archivace, abyste vytvořili výchozí pravidla archivace:

• Spustit AutoArchive Every: Zadejte číslo, které Outlooku sdělí, jak často má archivovat položky.
• Dotázat se před spuštěním archivace : Pokud je zaškrtnuto toto políčko, před zahájením archivace se zobrazí okno se zprávou a pokud chcete, můžete archivaci odmítnout výběrem možnosti Ne v okně se zprávou.
• Odstranit položky s prošlou platností (pouze e-mailové složky): Toto políčko zaškrtněte, chcete-li po uplynutí časového období odstranit všechny e-mailové zprávy.
• Archivovat nebo smazat staré položky: Zrušte výběr této možnosti, pokud nechcete položky archivovat.
• Zobrazit složku archivu v seznamu složek: Tuto možnost vyberte, pokud chcete zachovat archivovanou verzi složky v podokně složek. Archivované položky jsou uloženy v této složce, abyste si je mohli prohlédnout.
• Vymazat položky starší než: Vyberte časové období, po kterém chcete položky archivovat.
• Přesunout staré položky do: Klepněte na tlačítko Procházet a vyberte složku, pokud chcete archivní soubor uložit na určité místo.
• Trvale odstranit staré položky: Tuto možnost vyberte, pokud chcete staré položky odstranit, nikoli archivovat.

Pravidla archivace pro složku aplikace Outlook

Chcete-li vytvořit pravidla archivace pro konkrétní složku, vyberte v dialogovém okně Vlastnosti jednu z těchto možností:

• Nearchivovat položky v této složce: Tuto možnost vyberte, pokud položky ve složce nestojí za archivaci.
• Archivovat položky v této složce pomocí výchozího nastavení: Tuto možnost vyberte, chcete-li se podřídit výchozím pravidlům archivace pro složku.
• Archivovat tuto složku pomocí těchto nastavení: Tuto možnost vyberte, chcete-li pro složku stanovit pravidla archivace.
• Vyčistit položky starší než: Zvolte časové období, po kterém budou položky ve složce archivovány.
• Přesunout staré položky do výchozí složky archivu: Tuto možnost vyberte, chcete-li položky přesunout do složky, kterou jste vybrali jako výchozí.
• Přesunout staré položky do: Klepněte na tlačítko Procházet a vyberte složku, pokud chcete archivované položky uložit do konkrétního umístění.
• Trvale odstranit staré položky: Tuto možnost vyberte, pokud chcete položky v této složce odstranit, nikoli archivovat.

Kromě archivace je dalším způsobem automatického odebrání bric-a-brac využít výhod Průvodce pravidly k odstranění určitých druhů e-mailových zpráv, když dorazí.

Spuštění příkazu Vyčištění poštovní schránky aplikace Outlook

Příkaz Vyčištění poštovní schránky je víceúčelový příkaz pro hledání e-mailových zpráv, archivaci položek, odstraňování položek a odstraňování alternativních verzí položek. Chcete-li příkaz použít, přejděte na kartu Soubor, vyberte Informace, klepněte na tlačítko Nástroje a vyberte Vyčištění poštovní schránky. Zobrazí se dialogové okno Vyčištění poštovní schránky. Dialogové okno nabízí rychlý vstup do těchto různých úloh aplikace Outlook :

• Zjištění, kolik místa na disku zabírají složky: Klepněte na tlačítko Zobrazit velikost poštovní schránky a poznamenejte si velikosti složek v dialogovém okně Velikost složky.
• Hledání položek: Vyberte tlačítko volby, chcete-li najít položky starší než určitý počet dní nebo větší než určitý počet kilobajtů, zadejte počet dní nebo kilobajtů a klepněte na tlačítko Najít. Dostanete se do dialogového okna Rozšířené hledání.
• Archivace položek: Chcete-li archivovat položky ve svých složkách, klikněte na tlačítko Automaticky archivovat.
• Vyprázdnění složky odstraněných položek: Klepnutím na tlačítko Empty vyprázdníte složku Deleted Items.
• Odstranit všechny alternativní verze položek: Klepněte na Odstranit, pokud odesíláte e-maily prostřednictvím účtu Exchange Server a chcete odstranit alternativní verze položek, které byly vytvořeny během synchronizace.

Vymazávání poštovních schránek.