Organizace e-mailu aplikace Outlook: Vyčištění složek

Zbavit se nepotřebných položek ve složkách Outlooku je nezbytné pro dobré duševní zdraví. Veškerý ten nepořádek ve vaší doručené poště Outlooku může být znepokojivý. Tyto informace vysvětlují další dvě techniky pro uspořádání e-mailu v Outlooku 2019 a odstraňování nečistot ze složek – archivaci a příkaz Vyčištění poštovní schránky.

1. Archivace starých věcí v doručené poště Outlooku

V některých případech Outlook ukládá e-mailové zprávy, úkoly a schůzky starší než šest měsíců do složky Archiv, což je speciální složka pro položky, o kterých si Outlook myslí, že jsou zastaralé. Tento proces se nazývá „automatická archivace“. Archivované položky nejsou navždy ztraceny; můžete je najít otevřením složky Archiv v podokně Složka.

1.1 Jak archivovat staré věci

Archivace je efektivní způsob, jak z poštovních složek, seznamů úkolů a kalendáře odstranit položky, na kterých již nezáleží. Zde je postup, jak nachystat archivaci:

Nastavení výchozích pravidel archivace (vlevo) a pravidel pro složku (vpravo).

1.2 Výchozí pravidla archivace v Outlooku

Vyjednávejte tyto možnosti v dialogovém okně Automatická archivace:

• Spustit AutoArchive Every: Zadejte číslo, které Outlooku sdělí, jak často má archivovat položky.
• Dotázat se před: Spuštěním archivace zobrazí okno se zprávou, kde můžete archivaci odmítnout.
• Odstranit položky s prošlou platností: Zaškrtněte, pokud chcete po uplynutí časového období odstranit všechny e-mailové zprávy.
• Archivovat nebo smazat staré položky: Zrušte, pokud položky nechcete archivovat.
• Zobrazit složku archivu v seznamu složek: Vyberte, pokud chcete vidět archivovanou verzi složky.
• Vymazat položky starší než: Vyberte časové období pro archivaci.
• Přesunout staré položky do: Vyberte složku pro archivaci.
• Trvale odstranit staré položky: Zaškrtněte, pokud chcete staré položky trvale odstranit.

2. Spuštění příkazu Vyčištění poštovní schránky aplikace Outlook

Příkaz Vyčištění poštovní schránky je mnohostranný nástroj pro správu e-mailů. Abyste jej použili, přejděte na kartu Soubor, vyberte Informace a potom Nástroje > Vyčištění poštovní schránky. Otevře se dialogové okno s různými možnostmi správy vašich e-mailových položek:

Vymazávání poštovních schránek.

Efektivní organizace e-mailu a pravidelná údržba pomocí výše uvedených metod mohou výrazně zlepšit vaši produktivitu a snížit stres způsobený přeplněnou poštovní schránkou. Nezapomeňte pravidelně přehodnocovat své e-mailové složky a provádět potřebné úpravy, abyste udrželi svůj Outlook v přehledném stavu.