Objevování mnoha způsobů zobrazení zpráv v aplikaci Outlook 2000

Své zprávy můžete zobrazit alespoň deseti způsoby, počínaje sadou dodávanou s Microsoft Outlook. Každé zobrazení můžete upravit řazením podle libovolného sloupce informací v libovolném zobrazení kliknutím na název daného sloupce.

Chcete-li změnit zobrazení zpráv v Outlooku, vyberte Zobrazit–>Aktuální zobrazení a poté z nabídky vyberte jedno z následujících zobrazení:

• Zprávy. Toto je jednoduchý obrázek vaší doručené pošty – Od, Komu, Předmět – jen základní. Zprávy, které jste ještě nečetli, jsou uvedeny tučně; ostatní jsou uvedeny jako obyčejný typ.

• Zprávy s automatickým náhledem. Když nemáte čas číst všechny zprávy, které dostáváte, je užitečný náhled. Prvních pár řádků vám může napovědět, které zprávy si chcete přečíst. Automatický náhled vám zobrazí několik prvních řádků.

• Normálně vidíte náhledy pouze zpráv, které jste ještě nečetli. Vidíte pouze názvy zpráv, které jste si přečetli. Outlook ve skutečnosti předpokládá, že jste si přečetli jakoukoli zprávu, kterou jste otevřeli. Zprávu můžete také označit jako přečtenou nebo nepřečtenou tak, že na ni kliknete pravým tlačítkem a zvolíte Označit jako přečtené nebo Označit jako nepřečtené.

• Podle následného příznaku. Příchozí zprávy můžete označit příznakem, abyste měli přehled o tom, co musíte udělat v reakci na každou zprávu. Zobrazení s příznakem seskupuje vaše zprávy podle toho, zda jsou u zpráv nastaveny příznaky, a uvádí, jaké druhy příznaků jsou nastaveny a kdy jsou splatné.

• Někteří odborníci tvrdí, že nejúčinnějším způsobem, jak se vypořádat se všemi příchozími zprávami, je zařadit je podle toho, co s nimi potřebujete udělat, a poté s nimi jednat podle priority a načasování každé zprávy. Příznaky zpráv jsou jedním praktickým způsobem, jak zjistit, co máte dělat se zprávami, které dostáváte. Zobrazení příznaků podle sledování automaticky uspořádá vaše zprávy podle akce, kterou vyžadují, takže budete okamžitě efektivní, že?

• Posledních sedm dní. Když jste požádáni, abyste okamžitě zakročili ve zprávě, kterou jste obdrželi před několika dny, není vždy snadné najít zprávu, která vám řekla, co máte dělat, zvláště pokud dostáváte mnoho e-mailů. Zobrazení Posledních sedm dní zobrazuje pouze zprávy, které jste dostali za poslední týden. Najít položku v krátkém seznamu je jednodušší než v dlouhém.

• Seznam Posledních sedm dní omezuje vaše zobrazení na zprávy, které dorazí během sedmi dnů. Netřídí zprávy podle toho, co v nich je nebo kdo je poslal. Zprávy můžete seřadit podle jména odesílatele nebo předmětu zprávy kliknutím na nadpisy v horní části sloupců v zobrazení.

• Označeno na příštích sedm dní. Pokud označujete zprávy, které jsou opravdu důležité, zprávy, které jste označili, abyste získali vaši pozornost v příštích několika dnech, budou pravděpodobně vyžadovat vaši pozornost jako první. Chcete-li se rychle podívat na nejžhavější položky, použijte zobrazení Označeno pro příštích sedm dní.

• Stejně jako zobrazení s příznakem, zobrazení s příznakem na příštích sedm dní se omezuje na to podstatné: kdo zprávu odeslal, jaký je předmět zprávy a kdy je třeba u zprávy, která je označena, provést akci.

• Podle tématu konverzace. Vždy byste měli uvést předmět, který je snadno srozumitelný, aby osoba, která vaši zprávu dostane, na první pohled věděla, jaké je téma vaší zprávy a co s tím má dělat. S trochou štěstí pro vás ostatní udělají totéž. Pak můžete ze svých zpráv skutečně získat nějaké kilometry tím, že je seřadíte v zobrazení Podle tématu konverzace.

• Odesílatelem. Když šéf zavolá a zeptá se: "Dostal jsi e-mailovou zprávu o bonusech, kterou jsem ti poslal před třemi týdny?" pravděpodobně nebudete chtít strávit spoustu času tříděním zpráv všech ostatních za poslední tři týdny. Nejrychlejší způsob, jak pohotově odpovědět na otázku šéfa, je přepnout do zobrazení Podle odesílatele.

• Jméno šéfa můžete okamžitě najít v zobrazení Podle odesílatele. Dvakrát klikněte na zprávu s názvem Bonusy. Pak můžete šéfovi říct: „Určitě ano; je to tady přede mnou." Budete schopni odpovědět tak rychle, že vám šéf rád poskytne bonus.

• Nepřečtené zprávy. Nemusíte číst každou zprávu, která se objeví na vaší obrazovce, ale Murphyho zákony říkají, že nejdůležitější informace budou ve zprávě, kterou jste ještě nečetli. Zobrazení Nepřečtené zprávy vám umožňuje rychle nahlédnout do věcí, které jste ještě nenahlédli.

• Nenechávejte složku Doručená pošta stále v zobrazení Nepřečtené zprávy, protože zprávy po přečtení jakoby zmizí. Většinu času je jednodušší používat zobrazení Zprávy a občas přepnout na zobrazení Nepřečtené zprávy jako strategii pro hledání věcí.

• Odeslána. Může se zdát hloupé mít pohled na doručenou poštu seřazený podle jména osoby, které jsou zprávy posílány. Koneckonců, je to vaše doručená pošta; všechno by ti mělo být zasláno, jinak by to tu nebylo, ne?

• Pro zobrazení Odesláno do máte dva důvody. Některé zprávy, které vám přicházejí, jsou například adresovány všem ve vaší společnosti, takže je dobré vědět, že některé zprávy byste neměli brát osobně. Druhým důvodem je, že stejná sada zobrazení je k dispozici ve složce Doručená pošta a ve složce Odeslaná pošta. Složka Odeslaná pošta je místo, kde Outlook uchovává kopie zpráv, které jste odeslali jiným lidem. Vědět, co jste komu poslali, se může velmi hodit.

• Zobrazení Odesláno je pouze seřazené, nikoli seskupené, což znamená, že se zprávy zobrazují v pořadí podle jmen lidí, kteří je odeslali. Skupinové zobrazení by jako záhlaví skupiny zobrazilo jméno každé osoby, která vám poslala poštu. Pokud klepnete na sloupec Předmět, ztratíte výhodu řazení seznamu podle odesílatele. Pokud se zdá, že váš seznam Odesláno není seřazen správně, stačí kliknout na slovo Komu v horní části sloupce Komu.

• Časová osa zprávy. Zobrazení Časová osa zpráv je jedním z nejzajímavějších zobrazení v Outlooku; vykreslí vám graf všech vašich zpráv podle toho, kdy dorazily. Zobrazení časové osy zpráv je navrženo tak, aby vám pomohlo najít zprávy, když si pamatujete, kdy dorazily, ale ne proč dorazily nebo kdo je poslal.

• Malé ikony, které představují zprávy, jsou ve skutečnosti zástupci zpráv, které představují. Zprávu můžete otevřít dvojitým kliknutím na ikonu této zprávy. Můžete také kliknout pravým tlačítkem na ikonu zprávy a odpovědět na zprávu, odstranit zprávu nebo přesunout zprávu do jiné složky.