Nastavení verzování v SharePointu 2010

Oblast Nastavení správy verzí v SharePointu 2010 obsahuje pravděpodobně některá z nejžádanějších nastavení v jakékoli knihovně nebo seznamu. Nastavení správy verzí pokrývá většinu možností správy dokumentů nebo správy obsahu. Takže vaší novou mantrou správy dokumentů/obsahu je schvalování, vytváření verzí a odhlašování. Ve výchozím nastavení nejsou na týmovém webu zapnuta nastavení požadavků na schválení, správu verzí nebo rezervaci.

Pokud chcete mít tyto možnosti povolené, když jsou vaše weby nakonfigurovány, zvažte použití webu pro publikování.

Před výběrem těchto možností se ujistěte, že znáte obchodní procesy svého týmu. Pokud jsou dokumenty důkladně prověřovány a schvalovány mimo proces SharePointu, možná nebudete chtít nebo nebudete potřebovat vynutit nastavení schválení nebo odhlášení. Pokud jsou vaše dokumenty obrázky, můžete nebo nemusíte chtít použít verzování, pokud vám na verzích nezáleží a nebudete se muset vrátit ke starší verzi.

Zvažte použití více knihoven dokumentů a použijte různá nastavení podle potřeby. Pokud máte například v knihovně 100 dokumentů a skutečně potřebujete pouze verzování a schválení u 5 z těchto dokumentů, možná je lze umístit do knihovny s extra konfigurací.

Správa verzí může být jednou z nejvíce nepochopených funkcí správy dokumentů SharePoint. Správa verzí je užitečný ochranný mechanismus, protože v případě potřeby se můžete vrátit k předchozí verzi dokumentu.

Verze v SharePointu jsou kopie stejného dokumentu v různých intervalech během úprav. Pokud požadujete, aby si uživatelé prohlíželi různé verze dokumentu, možná aby si mezi nimi mohli vybrat, musíte do názvu zahrnout označení (například v1.0 v předchozím příkladu) nebo další sloupec Metadata.

Chcete-li použít nebo upravit nastavení správy verzí, postupujte takto:

Klikněte na odkaz Nastavení verzí na stránce Nastavení knihovny/seznamu.

Části stránky Nastavení verzí zahrnují Schválení obsahu, Historie verzí dokumentu, Zabezpečení položky konceptu a Vyžadovat rezervaci (pouze knihovny).

Vyberte, zda chcete vyžadovat schválení položky v části Schválení obsahu výběrem přepínače Ano nebo Ne.

Pokud jste v odpovědi na „Vyžadovat schválení obsahu pro odeslané položky“ vybrali Ano, pak jednotlivci s oprávněním Schválit položky mohou koncepty položek vždy vidět.

Položky, které ještě nejsou schváleny, nejsou viditelné pro členy ani návštěvníky webu. V části Zabezpečení položky konceptu můžete určit, koho chcete zobrazit koncepty.

V části Historie verzí dokumentu vyberte přepínač, kterým označíte, zda chcete použít Bez vytváření verzí, Vytvořit hlavní verze, Vytvořit hlavní a vedlejší (koncepty) a (volitelné) určit počet verzí, které se mají ponechat, zaškrtnutím příslušného políčka a zadáním čísla.

Výchozí hodnota pro seznam/knihovnu je Bez vytváření verzí. Můžete vybrat hlavní verze (1.0, 2.0. 3.0 atd.) nebo Hlavní a vedlejší verze (1.0, 1.2. 1.3, 2.0 atd.). Výběr jedné z posledních dvou možností vám umožní určit limit pro počet verzí každého typu zadáním čísla až do 10 000.

Vyberte, kdo může vidět koncepty položek, výběrem přepínače Zabezpečení konceptu položky v části Zabezpečení konceptu položky.

Tato část je zakázána, pokud nepovolíte vedlejší verze (koncepty) vašich dokumentů nebo položek seznamu. Zde jsou tři možnosti, kdo může zobrazit koncepty položek — Každý uživatel, který může číst položky, Pouze uživatelé, kteří mohou položky upravovat, nebo Pouze uživatelé, kteří mohou schvalovat (a Autor).

Výběrem přepínače Ano nebo Ne určete, zda se má vyžadovat odhlášení pro uživatele upravující dokumenty.

I když to může být někdy problém, vyžadování odhlášení je dalším dobrým bezpečnostním mechanismem, který zajišťuje, že ostatní uživatelé neuvidí dokument uprostřed úprav nebo že ho nebude upravovat více uživatelů současně (vyhrává poslední uložení).

Zvažte přidání sloupce Vyhrazeno do do zobrazení, aby uživatelé rychle viděli, kdo má položku vypůjčenou.

Klepněte na tlačítko OK nebo Storno.

Pokud klepnete na tlačítko OK, použijí se vaše nastavení správy verzí. Běžte je vyzkoušet!