Nastavení možností deníku v aplikaci Outlook 2002

Stardate 2002: On , kapitán hvězdné lodi Enterprise věrně činí denní záznamy v deníku hvězdy. Kapitán zaznamenává informace o planetách, které posádka prozkoumala, o mimozemšťanech, se kterými bojovali, a o bizarních jevech, které pozorovali v hlubokém vesmíru, kam se ještě žádný muž (ani žena) nevydal!

Teď jsi na řadě. Stejně jako kapitán Enterprise můžete zaznamenávat své každodenní interakce s podivnými bytostmi v bizarních prostředích za stresujících okolností, i když jsou všechny podivné bytosti ve vaší kanceláři. Deník aplikace Outlook je váš deník hvězd.

Není pochyb o tom, že velcí šmejdi v galaxii používají kapitánský deník na strašně důležité věci, ale váš deník vám slouží přímočařeji. Někdy, když potřebujete najít dokument nebo záznam konverzace, nepamatujete si, jak jste dokument nazvali nebo kde jste jej uložili, ale pamatujete si, kdy jste položku vytvořili nebo přijali. V tomto případě můžete přejít do deníku a zkontrolovat datum, kdy si pamatujete, že jste s položkou pracovali, a najít to, co potřebujete vědět.

Chcete-li však deník dobře využít, musíte jej používat. Outlook můžete nastavit tak, aby zapisoval do deníku téměř vše, co děláte, nebo můžete deník úplně vypnout a nezapisovat do něj žádné záznamy. Pokud nic nevložíte do deníku, nic nedostanete ven.

Jaký je nejjednodušší způsob zadávání záznamů do deníku? Nedělat nic. Deník automaticky zaznamenává jakýkoli dokument, který vytvoříte, upravíte nebo vytisknete v jakékoli aplikaci sady Office XP. Deník také automaticky sleduje e-mailové zprávy, žádosti a odpovědi na schůzky a požadavky a odpovědi na úkoly. Několik programů jiných než aplikace sady Microsoft Office má také schopnost vytvářet záznamy v deníku, ale tato funkce se nejčastěji používá s programy sady Office XP.

Má to háček: Musíte Outlooku sdělit, že chcete mít zapnuté automatické nahrávání do deníku. (Dobře, takže musíte udělat něco málo.) Naštěstí, pokud jste neaktivovali funkci automatického nahrávání deníku, aplikace Outlook 2002 se vás zeptá, zda chcete tuto funkci zapnout pokaždé, když klepnete na ikonu deníku.

Chcete-li zapnout funkci automatického nahrávání deníku, postupujte takto:

1. Zvolte Nástroje–>Možnosti.

Zobrazí se dialogové okno Možnosti.

2. Klepněte na tlačítko Možnosti deníku.

Zobrazí se dialogové okno Možnosti deníku, jak je znázorněno na obrázku 1, se zaškrtávacími políčky pro všechny typy činností, které můžete automaticky zaznamenávat, a se jmény všech osob, pro které můžete automaticky zaznamenávat transakce, například e-maily.

Obrázek 1: Dialogové okno Možnosti deníku.

3. Klepnutím zaškrtněte políčko u položek a souborů, které chcete automaticky zaznamenávat, a u kontaktů, o kterých chcete, aby se zaznamenávaly informace.

Seznam lidí v poli Pro tyto kontakty je stejný jako seznam lidí ve vašem seznamu kontaktů. Můžete ručně vytvořit položky deníku pro lidi, kteří nejsou ve vašem seznamu kontaktů; viz následující část „Ruční záznam položky aplikace Outlook do deníku“.

Když přidáte jména do seznamu kontaktů v modulu Kontakty, nebudou tato jména nastavena pro automatické nahrávání do deníku. Musíte buď zkontrolovat jméno v dialogovém okně Možnosti deníku, nebo otevřít záznam kontaktu, klepněte na kartu Deník a zaškrtněte Automaticky zaznamenávat záznamy deníku pro tyto kontakty.

4. Klepněte na tlačítko OK.

Deník automaticky zaznamenává položky a soubory, které jste vybrali pro kontakty, které jste pojmenovali.

Ruční záznam položky aplikace Outlook do deníku

Pokud nechcete svůj deník zahlcovat automatickým záznamem všeho, můžete vybrané položky zadat ručně – stačí je přetáhnout na ikonu deníku. Například možná nebudete chtít zaznamenávat každou transakci s potenciálním klientem, dokud si nebudete jisti, že s tímto klientem obchodujete. Příslušné e-mailové zprávy můžete přetáhnout do deníku a uchovat si záznam seriózních dotazů. Když skutečně začnete podnikat s novým klientem, můžete si nastavit automatické nahrávání.

Chcete-li ručně zaznamenat položky do deníku, postupujte takto:

1. Přetáhněte položku, kterou chcete zaznamenat (např. e-mailovou zprávu), na ikonu Deník.

Zobrazí se formulář Journal Entry (viz obrázek 2). V dolní části formuláře je ikona představující položku, kterou zaznamenáváte, spolu s názvem položky.

Obrázek 2: Záznam deníku se zástupcem e-mailové zprávy připojeným v textovém poli.

2. Vyplňte informace, které chcete zaznamenat.

Nemusíte však nic nahrávat. Textové pole v dolní části obrazovky vám poskytuje prostor pro vytvoření poznámky, pokud jej chcete použít.

3. Klepněte na Uložit a zavřít.

Položka, kterou jste zaznamenali, se zapíše do deníku.

Záznam dokumentu do deníku

Pokud se váš oblíbený program, jako je kreslicí program nebo program pro stolní publikování, nezobrazí v seznamu programů, které mohou provádět automatické záznamy v deníku, není vše ztraceno – můžete přetáhnout dokumenty ze složky Tento počítač aplikace Outlook do Složka deníku pro vytváření záznamů deníku i pro soubory těchto programů. Protože deník dokáže sledovat mnoho typů informací o dokumentu kromě data a času (jako je klient, předmět a některé poznámky), můžete deník používat ke sledování souborů, které vytvoříte v programech, které nejsou součástí sady Microsoft Office. Pokud jste se rozhodli nechat Outlook vytvářet položky deníku automaticky pro vaše aplikace sady Office XP, nemusíte vytvářet položky pro dokumenty sady Office XP.

Chcete-li zaznamenat dokument do deníku, postupujte takto:

1. Klepněte na oddělovací pruh Další zkratky na panelu aplikace Outlook.

Zobrazí se ikony ve skupině Další zkratky, včetně ikony Tento počítač.

2. Klepněte na ikonu Tento počítač na panelu aplikace Outlook.

Zobrazí se váš seznam jednotek (viz obrázek 3).

Obrázek 3: Seznam jednotek v okně Tento počítač.

3. Najděte dokument, který chcete zaznamenat.

Poklepejte na jednotku obsahující dokument, který chcete zaznamenat. Poté poklepejte na složku, do které ukládáte dokumenty, a vyhledejte dokument, který chcete zaznamenat. Zvýrazněte to.

4. Klepněte na oddělovač zástupců aplikace Outlook na panelu aplikace Outlook.

Zobrazí se ikony ve skupině Zástupci aplikace Outlook, včetně ikony Deník.

5. Přetáhněte dokument na ikonu Deník.

Zobrazí se formulář Záznam deníku s ikonou v textovém poli představující soubor, který nahráváte.

6. Klepněte na Uložit a zavřít.

Váš dokument je zaznamenán v deníku.

Velkou výhodou zaznamenávání dokumentů do deníku je skutečnost, že záznamy deníku jsou skutečně zkratkami k samotným dokumentům. Když zadáte dokument do deníku, máte rychlý přístup k informacím, které jste si o dokumentu uložili, a od samotného dokumentu vás dělí jen jedno kliknutí. Pokud tedy používáte program mimo Office XP, který vytváří soubory, které o sobě nesledují mnoho informací, je deník skvělým centrálním umístěním pro sledování informací o dokumentu. Pokud například ukládáte obrázky z kreslicího programu v počítači, možná budete chtít o každém obrázku uložit více informací než jen název souboru. Pokud pro každý soubor vytvoříte položky deníku, můžete si v deníku uchovávat poznámky ke každému obrázku. Když najdete záznam v deníku pro požadovaný obrázek, stačí dvakrát kliknout na ikonu obrázku. Otevře se program, který používáte k zobrazení obrázku.