Nastavení knih v Dynamics 365 Business Central

Pojďme se podívat na některá základní nastavení a funkce Dynamics 365 Business Central hned po vybalení. Tuto prohlídku Dynamics 365 Business Central zahájíte nastavením knih přidáním účtů do účtové osnovy a poté přejdete k definování kategorií účtů hlavní knihy (Hlavní knihy). Nakonec se podívejte na specifikaci bankovních účtů pro tyto účty.

Naštěstí Business Central nedefinuje kmenový záznam čísla účtu jako pevný řetězec zahrnující všechny segmenty, jako to dělají některé jiné produkty Microsoft ERP (například Dynamics GP). Místo toho Business Central definuje kmenový záznam čísla účtu pouze jako přirozené číslo účtu. Segmenty lze definovat samostatně a označují se jako dimenze.

Nejprve určíte přirozený účet (někdy označovaný jako hlavní nebo kořenový účet) a později přidáte dimenze. Děláte to proto, že mnoho účtových tabulek končí s astronomicky vysokými počty účtů (někdy ve stovkách tisíc). S dimenzemi je Business Central schopen označovat transakce způsoby, které nejen definují, kterou obchodní jednotku nebo geografickou oblast transakce ovlivňuje, ale také zahrnují data, jako je to, co bylo prodáno, kdo to prodal, a kategorie zákazníků, kteří to koupili. . To umožňuje menší účetní osnovu a extrémně výkonnou integraci business intelligence (BI) na zadní straně, která bude kvalifikovat i kvantifikovat transakce.

Přidání účtů do účtové osnovy v Dynamics 365 Business Central

Chcete-li přidat přirozený účet (jediný druh, který existuje v Business Central) do účtové osnovy, postupujte takto:

Otevřete Business Central a klikněte na hlavní rozevírací nabídku Finance v horní části obrazovky.
Bezprostředně níže se zobrazí nabídka se všemi dostupnými možnostmi v kategorii Finance.

Vyberte možnost Účtová osnova.
Zobrazí se seznam účtů.

Klikněte na tlačítko Nový v horní části seznamu.
Nový formulář Karta účtu hlavní knihy se otevře v režimu úprav.

Do příslušných polí zadejte číslo a název účtu.

Červená hvězdička nalevo od textového pole označuje, že pole Č. (Číslo) je povinné pole.

Vyberte kategorii účtu.
Když nejprve vyberete tuto kategorii, možnost Příjem nebo Zůstatek se automaticky nastaví na nejpravděpodobnější kategorii.

Přiřaďte podkategorii účtu.
Tento krok pomáhá pro účely přehledů dále rozčlenit podmnožiny účtů a dimenze těchto účtů.

Definujte výchozí typ položky (Debet/Kredit) pro účet.

To se týká toho, zda jsou transakce zaúčtované na tento účet ve výchozím nastavení obvykle kreditní, debetní nebo obojí (jako je clearingový účet).

Vyberte typ účtu.
Vyberte jeden z těchto typů: Účtování, Nadpis, Celkem, Počáteční celkem nebo Koncový součet.

Pokud je účet nastaven na účet součtu, definujte účty součtu.
Účty součtů jsou seznamem celkového součtu účtu k zůstatku účtu. Čísla účtů oddělte pomocí svislého symbolu (|). Kliknutím na tlačítko Elipsa na stránce vyvoláte výběr účtů. Chcete-li vybrat více účtů, podržte stisknuté tlačítko Ctrl na klávesnici a klepněte na jednotlivé účty.

Nějaký vzorový textový vstup pro toto pole je

10200|10500|10800|10940|20400

Po zadání čísel účtů na této obrazovce se pole Zůstatek v nastavení účtu automaticky aktualizuje tak, aby odráželo vybrané účty.

Vyberte příslušná políčka v části Obecné a určete, zda se jedná o účet odsouhlasení, přímé zaúčtování, zablokovaný účet nebo jinou možnost.

Blokovaný účet určuje, že související záznam nelze použít při zaúčtování transakce, dokud zůstane blokován.

Vyplňte zbývající informace o účtu na této obrazovce.
Pokud najedete myší na popisek pole, zobrazí se vyskakovací okno nápovědy, které pole popisuje.

Nakonec pomocí horní lišty nad kartou vyberte dimenze (pokud byly definovány) pro označení transakcí odrážených v tomto účtu.

Můžete zobrazit zůstatek účtu, zobrazit zůstatek účtu podle dimenze a upravit nastavení účtování. (Tento poslední krok je důležitý, pokud pracujete s účty, k nimž jsou přiřazeny různé prodejní a nákupní účty).

Kliknutím na tlačítko Upravit na kartě Domů v nabídce v horní části obrazovky uložíte změny.
Kliknutím na tlačítko Upravit přesunete účet z režimu úprav zpět do režimu zobrazení.

Na této obrazovce není žádné tlačítko Uložit, a to ani pro nové účty.

Kliknutím na X opustíte kartu účtu (nebo stiskněte Esc na klávesnici).

Chcete-li upravit účet, který již existuje v účtové osnově, klikněte na tlačítko Elipsa vedle jeho názvu a ze zobrazené nabídky vyberte možnost Upravit.

Účtový rozvrh Tlačítko Upravit účet.

Když si prohlížíte účtovou osnovu, všimnete si účtů zobrazených tučně, což obvykle ukazuje, zda je účet souhrnným účtem pro účty v něm shrnuté (viz sloupec Součet). Při úpravě účtu si všimněte, že a) symbol svislé čáry (|) vám umožňuje zadat konkrétní účty oddělené svislou čarou do seznamu a b) pokud kliknete na tlačítko Elipsa, zobrazí se nabídka, ve které určíte řadu účty. Například ve vzorových datech má účet celkových příjmů ve sloupci Součet nastaveno 40001..40990 (což znamená, že do součtu je zahrnut jakýkoli účet mezi 40001 a 40990). Místo toho však můžete zadat nespojitý rozsah účtů – například účty 10200, 10500, 1800, 10940 a 20400 – pomocí textu 10200|10500|10800|10940|20400.

Definování kategorií účtů hlavní knihy v Dynamics 365 Business Central

Business Central nabízí jednoduchý, ale účinný způsob nastavení kategorií účtů. Tyto kategorie usnadňují mapování účtů hlavní knihy (G/L) na konkrétní kategorie. Můžete také vytvořit podkategorie a přiřadit tyto kategorie ke stávajícím účtům. Každá skupina zobrazuje celkový zůstatek účtů v rámci těchto kategorií v rámci různých finančních sestav dostupných v Business Central. Tyto kategorie jsou praktickým způsobem, jak rychle určit součet ve vaší účetní závěrce. Můžete je měnit za běhu, takže kategorie účtů představují robustní způsob kategorizace vašich finančních údajů. Oddělení může například z roku na rok změnit svou základní funkcionalitu. Kategorie účtů vám umožňují snadněji vytvářet a udržovat finanční zprávy.

Kategorie účtů určují, jak se účty shrnou pro výpočet součtů použitých ve finančních výkazech. Například oběžná aktiva jsou kategorie účtů bez explicitně definovaných účtů hlavní knihy na úrovni čísla účtu. Nicméně, Hotovost, Pohledávky, Předplacené výdaje a Zásoby jsou všechny kategorie účtů, které jsou shrnuty v kategorii oběžných aktiv. To znamená, že kategorie oběžných aktiv uvádí součet všech účtů hlavní knihy zastoupených v těchto čtyřech kategoriích.

Podívejte se na hlavní obrazovku pro kategorie účtů hlavní knihy. Na této obrazovce vidíte seznam všech kategorií účtů. Chcete-li věci začít, pokračujte a vytvořte novou položku. Následující kroky vám ukážou, jak:

S otevřenou Business Central vyberte Finance → Kategorie účtů hlavní knihy z pruhu nabídky v horní části obrazovky.
Zobrazí se seznam kategorií účtů hlavní knihy.

Vyberte Spravovat → Upravit seznam z nabídky, která se zobrazí, bezprostředně nad seznamem kategorií účtů hlavní knihy.

Nyní jste v režimu úprav seznamu, kde můžete přidávat nové kategorie účtů hlavní knihy nebo upravovat ty stávající.

Vyberte kategorii účtu hlavní knihy ze zobrazeného seznamu a poté klikněte na tlačítko Nový na kartě Domů v nabídce v horní části obrazovky, abyste vytvořili novou kategorii bezprostředně pod vybranou kategorií.

Pomocí tlačítek Posunout nahoru a Posunout dolů umístěte novou kategorii účtu hlavní knihy tam, kde chcete, aby spadala do seznamu.

Ve sloupci Účty hlavní knihy v kategorii zadejte účty hlavní knihy, které se týkají nové kategorie účtů hlavní knihy.

Sloupec Další definice sestavy se používá k určení, kde by se kategorie hlavní knihy objevila v rámci výkazu peněžních toků (nazývaného výkaz peněžních toků v Business Central), takže toto nastavení nezapomeňte zadat, pokud hodláte použít výkaz peněžních toků. .

Business Central nemá žádný koncept souhrnů nebo podkategorií: Místo toho má kategorie účtů, které jsou „odsazeny“, aby se staly součástí jiné kategorie nad nimi ve struktuře. Business Central také nezobrazuje, jak „hluboko“ v hierarchii leží účet na všech formulářích, což může být problematické, když se snažíte zajistit, že jste správně přiřadili účet na správné úrovni souhrnu. Pokud jste omylem přesunuli účet na obrazovce kategorií a máte potíže s jeho obnovením ve správné části hierarchie, použijte k přemístění jak tlačítka Odsadit a Odsadit, tak i Posunout nahoru a Posunout dolů.

Zadání bankovních účtů v Dynamics 365 Business Central

Business Central vám umožňuje propojit bankovní účty prostřednictvím zabezpečeného rozhraní – rozhodně jedna z nejhezčích funkcí této cloudové aplikace. Jedna věc, která se však tak snadno nezjistí, je, jak nastavit API spojení mezi vaší bankou a systémem Business Central, abyste drasticky pomohli se sladěním bankovních účtů. Zde zjistíte, jak na to

• Založte a propojte bankovní účty
• Povolit automatický import bank pomocí Envestnet Yodlee Bank Feeds (připojení, které Microsoft vytvořil, nainstaloval a povolil ve výchozím nastavení)
• Přiřaďte transakce v rozhraní k bankovním transakcím
• Srovnejte své bankovní účty

Zde zjistíte, jak provádět automatické odsouhlasení bank a import transakcí. To vše můžete udělat ručně, ale jednou z mnoha výhod této aplikace je, že můžete importovat transakce automaticky a sladit je v rámci snadno použitelného rozhraní. Systém se dokonce pokouší o automatické sladění a poskytuje vám skóre spolehlivosti shody na základě několika jedinečných shod, jako je částka a datum a další informace související s danou transakcí.

Postupujte podle následujících kroků k nastavení všech těchto funkcí a budete na cestě k úspoře času, až přijde čas na sladění vašich bankovních účtů.

Chcete-li propojit bankovní účet s účtem nastaveným v Business Central, postupujte takto:

Vyberte Cash Management → Bankovní účty z hlavní nabídky Business Central v horní části obrazovky.
Zobrazí se seznam dostupných bankovních účtů.

Nový bankovní účet můžete vytvořit kliknutím na tlačítko Nový a vyplněním údajů o svém bankovním účtu.

V tomto příkladu používáte stávající bankovní účet.

Klikněte na tlačítko Elipsa – tlačítko ve druhém sloupci, hned napravo od názvu bankovního účtu – na řádku pro bankovní účet, který chcete upravit.
Zobrazí se malá rozbalovací nabídka.

Z rozbalovací nabídky vyberte Upravit.
Zobrazí se formulář Upravit kartu bankovního účtu.

Klikněte na tlačítko Propojit s online bankovním účtem na pásu karet Domů.

Zobrazí se formulář Odkaz na online bankovní účet.

Po zobrazení výzvy se ujistěte, že máte zabezpečené připojení, zadejte své bankovní údaje, klikněte na Další a poté na OK.

Objeví se nová obrazovka zobrazující již propojené účty.

Klepněte na tlačítko OK.
Tím se dostanete do další sekce, kde nastavíte automatické importy bank.

Klepnutím vyberte název účtu, pro který chcete nastavit automatické importy bank, a potom klepněte na tlačítko Nastavení automatického importu výpisu z účtu.
Nakonfigurujete to na kartě bankovního účtu, která vám sdělí stav propojení bankovního účtu v pravém horním rohu obecné části.

V okně Nastavení importu vyberte počet dní, které mají být zahrnuty do importu, a poté vyberte OK.
Zadané transakce se importují do vašeho deníku plateb.

Po importu těchto transakcí jste připraveni k odsouhlasení. Odsouhlasením elektronických transakcí se rozumí akt, který zajišťuje, že transakce v systému pro jakýkoli daný bankovní účet odpovídají transakcím uvedeným v účetní knize banky. Musíte pravidelně odsouhlasit své bankovní účty, účty závazků a pohledávek tím, že své platby zaznamenané v bance použijete na související dobropisy, nezaplacené faktury a otevřené položky v Business Central. Můžete to provést v okně Deník odsouhlasení plateb.

Okno Deníky odsouhlasení plateb Business Central.

Formulář Deník odsouhlasení plateb z bankovního účtu můžete použít k ručnímu importu bankovních transakcí prostřednictvím stažení bankovního souboru transakcí. Automatický import vám jednoduše ušetří starosti se stahováním souboru denně nebo týdně z vaší bankovní instituce.

Formulář Deník odsouhlasení plateb z bankovního účtu vám umožňuje provádět tyto akce u transakce:

• Nechte systém automaticky aplikovat platby
• Pouze zaúčtovat platby
• Převeďte rozdíl na jiný účet
• Použít platby ručně
• Odstraňte již vytvořené konkrétní aplikace
• Pouze zaúčtovat platby

Po provedení transakcí klikněte na tlačítko Zaúčtovat platby a sladit bankovní účet a váš bankovní účet bude odsouhlasen.

Jak vidíte, díky Microsoft Dynamics 365 Business Central je proces odsouhlasení bank mnohem rychlejší díky použití inteligentních algoritmů pro přiřazování plateb k neuhrazeným fakturám, dobropisům a účtům. Díky tomu jsou postupy uzavírání na konci měsíce mnohem efektivnější a pro odsouhlasení bankovního účtu je potřeba méně ručních záznamů. Tento druh automatizace je obrovskou úsporou času pro vás i vaše zaměstnance.

Při výběru čehokoli ze seznamu (včetně transakcí ve formuláři Deník odsouhlasení plateb z bankovního účtu) můžete podržením tlačítka Ctrl na klávesnici vybrat více položek současně. Pokud jste na dotykové obrazovce, klepněte na tlačítko Elipsa v libovolné řádkové položce a poté klepněte na možnost Vybrat více ze zobrazené nabídky. Tím se zobrazí dříve skrytý sloupec zaškrtávacího políčka. Jednoduše klepněte na transakce, které chcete vybrat.