Možnosti pracovního postupu schvalování obsahu v SharePointu 2010

Můžete vybrat možnosti, jak chcete, aby pracovní postup schválení v SharePointu 2010 fungoval, když pracovní postup přidružíte ke své knihovně. Představte si pracovní postup jako obchodní proces, který automatizujete.

Řekněme, že máte obchodní proces pro kontrolu a schvalování realitních smluv. Tento proces může zahrnovat, že někdo navrhne smlouvu, pošle e-mailem kopii někomu, kdo ji zkontroluje, a poté ji pošle e-mailem někomu jinému ke schválení. Pracovní postupy schvalování v SharePointu 2010 poskytují všechny tyto možnosti, takže můžete automatizovat směrování dokumentu od osoby, která jej navrhuje, ke kontrolám a schvalovatelům dokumentu.

Následující seznam popisuje možnosti dostupné pro pracovní postupy schválení:

• Schvalovatelé (přiřadit): Jednotlivci a skupiny, kterým budou přiděleny úkoly schvalování. Pokud máte více schvalovatelů, můžete také určit pořadí, ve kterém jim je položka přiřazena. Stav schválení se nezmění z Nevyřízeno na Schváleno, dokud všichni schvalovatelé danou položku neschválí.

  Pokud nemáte povolenou možnost Zrušit při odmítnutí, pokud schvalovatel odmítne položku, schválení pokračuje dalšímu schvalovateli a nezruší se, jak byste očekávali.

• Schvalovatelé (Pořadí): Určuje, zda budou Schvalovatelům přiděleny úkoly Schvalování všechny najednou, nebo zda když jedna osoba schválí, bude úkol přiřazen další osobě atd.

  Postupujte podle standardu – seřaďte schvalovatele ve vzestupném pořadí podle důležitosti, abyste neobtěžovali ředitele, dokud to manažeři neschválí.

• Přidat novou fázi: Umožňuje přidat fázi do schvalovacího procesu. Nenechte se zde unést, protože musíte zvládnout všechny ty etapy.

• Rozbalit skupiny: Pokud je tato možnost vybrána, přiřadí úlohu schválení každému jednotlivci v každé skupině schvalovatele namísto přiřazení jediného úkolu celé skupině. Pokud jste také zadali objednávku, všichni schvalovatelé v rozšířené skupině jsou považováni za jednoho schvalovatele a je jim přiděleno schválení, když je skupina.

• Zpráva s upozorněním: Zpráva, která se odešle každému členovi každé skupiny schválení. Všichni schvalovatelé obdrží stejnou zprávu s upozorněním.

• Termín pro všechny úkoly: Datum, do kterého jsou všechny nedokončené úkoly považovány za splatné; toto přepíše hodnoty Trvání pro sériové úlohy/Jednotky trvání.

• Duration for Serial Tasks: Číslo, které spolu s polem Duration Units určuje, jak dlouho může být každý sériový úkol aktivní, než bude označen jako Prošlý.

• Jednotky trvání: Pomocí možnosti Doba trvání pro sériové úlohy určuje, jak dlouho může být sériová úloha aktivní, než bude označena jako Prošlá.

• CC: Upozorní zadané osoby při spuštění pracovního postupu, ale nepřiřazuje jim úkoly (pokud nejsou také ve skupině Schvalovatelé).

• Zrušit při odmítnutí: Zruší celý pracovní postup, pokud jeden schvalovatel označí položku jako zamítnutou. Položka se přesune do stavu Odmítnuto a autor položky je upozorněn.

  V každém případě, pokud je vybrána možnost Zrušit při odmítnutí a jeden schvalovatel odmítne položku, zastaví se tím pracovní postup schvalování pro toto kolo, dokud nebude položka znovu předložena. Uveďte tvrdší kritiky jako dřívější schvalovatele, abyste snížili počet případů, kdy musíte žádat o schválení od někoho, kdo jej již udělil.

• Storno při změně: Zruší pracovní postup, pokud se položka změní, když pracovní postup běží.

  Pokud pracujete v regulovaném odvětví a žádáte o schválení regulovaných položek, povolte tuto možnost.

• Povolit schvalování obsahu: Pro nejspolehlivější výsledky nakonfigurujte pracovní postup schvalování před zapnutím schvalování obsahu.

Potřebujete více možností? Pomocí SharePoint Designer 2010 nebo Visual Studio 2010 si můžete vytvořit vlastní pracovní postupy nebo upravit pracovní postupy schvalování poskytované službou SharePoint.