Microsoft Outlook Email: Základní techniky doručení

E-mail je nejoblíbenější funkcí aplikace Microsoft Outlook. Někteří lidé nevědí, že Outlook umí cokoliv jiného než výměnu e-mailových zpráv. Je dobře, že Outlook usnadňuje čtení vašich e-mailů, i když je škoda, že se nad tím mnoho lidí zastaví.

Jak číst e-maily v aplikaci Microsoft Outlook

Když spustíte Microsoft Outlook, normálně uvidíte obrazovku se třemi sloupci. Sloupec zcela vlevo je podokno Složka, které umožňuje přepínat mezi různými moduly v aplikaci Outlook a provádět různé úkoly. Druhý sloupec zleva je váš seznam zpráv; pravý sloupec (nazývaný podokno čtení) obsahuje text jedné z těchto zpráv. Pokud je zpráva dostatečně krátká, můžete vidět celý její text v podokně čtení, jak je znázorněno zde. Pokud je zpráva delší, budete ji muset otevřít nebo posunout dolů v podokně čtení, abyste viděli celou věc.

Přijatá zpráva ve složce Doručená pošta.

Chcete-li zobrazit celou zprávu, postupujte takto:

Klikněte na tlačítko Pošta na navigačním panelu a ujistěte se, že jste v modulu Pošta. Tento krok nepotřebujete, pokud již své zprávy vidíte.

Dvakrát klikněte na název zprávy. Nyní můžete vidět celou zprávu ve vlastním okně.

Stisknutím Esc zprávu zavřete. Okno zprávy se zavře. (Upozorňujeme, že zavřením zprávy ji neodstraníte.)

Rychlý způsob, jak procházet zprávy ve složce Doručená pošta, je kliknout na zprávu a poté stisknout klávesu ↑ nebo ↓. Při čtení textu zpráv v podokně Čtení můžete procházet seznamem zpráv.

Pokud se cítíte zavaleni množstvím e-mailových zpráv, které denně dostáváte, nejste sami. Miliardy a miliardy e-mailových zpráv létají po internetu každý den a mnoho lidí se cítí ve zprávách pohřbeno.

Jak odpovědět na e-mail Outlook

Kdykoli čtete e-mailovou zprávu v aplikaci Outlook, tlačítka s označením Odpovědět a Odpovědět všem se zobrazí někde v horní části obrazovky. To je náznak.

Chcete-li odpovědět na zprávu, kterou právě čtete, postupujte takto:

V modulu Pošta vyberte zprávu, na kterou chcete odpovědět.

Klikněte na tlačítko Odpovědět na kartě Domů na pásu karet.

Napište svou odpověď.

Klepněte na tlačítko Odeslat.

Pokud čtete zprávu odeslanou několika lidem kromě vás, máte možnost odeslat odpověď všem zúčastněným kliknutím na tlačítko Odpovědět všem.

Někteří lidé se nechají unést tlačítkem Odpovědět všem a žijí, aby toho litovali. Pokud dostanete zprávu adresovanou spoustě dalších lidí a kliknete na tlačítko Odpovědět všem, abyste odpálili hloupou odpověď, mohli byste okamžitě urazit desítky klientů, šéfů nebo jiných fandů. Použijte Odpovědět všem, když to potřebujete, ale ujistěte se, že opravdu víte, kdo vaši zprávu dostává, než kliknete na tlačítko Odeslat.

Když odpovídáte na zprávu, Outlook ve výchozím nastavení zahrne text zprávy, která vám byla odeslána. Někteří lidé rádi vkládají do svých odpovědí původní text, ale někteří ne. V kapitole 5 vám ukážu, jak změnit, co aplikace Outlook automaticky zahrnuje do odpovědí.

Jak vytvořit nové e-mailové zprávy Outlook

Ve své nejjednodušší podobě je proces vytváření nové e-mailové zprávy v aplikaci Outlook směšně jednoduchý. Zvládne to i dítě. Pokud ale nemůžete přimět dítě, aby pro vás vytvořilo novou e-mailovou zprávu, můžete to udělat sami.

Pokud v levém horním rohu obrazovky uvidíte tlačítko označené Nový e-mail, stačí na něj kliknout, vyplnit formulář a kliknout na tlačítko Odeslat. Jak je to jednoduché? Pokud tlačítko Nový e-mail nevidíte, postupujte podle těchto kroků:

V modulu Pošta klikněte na tlačítko Nový e-mail na kartě Domů na pásu karet. Otevře se formulář Nová zpráva.

Chcete-li se ujistit, že jste v modulu Pošta, klikněte na Pošta na navigačním panelu v levém dolním rohu obrazovky aplikace Outlook.

Vyplňte formulář Nová zpráva. Do pole Komu zadejte adresu příjemce, do pole Předmět zadejte předmět a do hlavního pole zprávy napište zprávu.

Klepněte na tlačítko Odeslat. Vaše zpráva je na cestě!

Pokud chcete poslat obyčejnou e-mailovou zprávu, stačí udělat tyto kroky. Pokud dáváte přednost posílání lepších e-mailů, Outlook poskytuje zvonky a píšťalky – z nichž některé jsou skutečně užitečné. Můžete například odeslat zprávu s vysokou prioritou, abyste udělali dojem na velké věci, nebo poslat důvěrnou zprávu na téma zamlčování.