Knihovny dokumentů a SharePoint 2010

Knihovny dokumentů SharePointu 2010 umožňují bezpečně ukládat a sdílet soubory a také přidávají funkce, které vám pomáhají spravovat věci, jako je pracovní tok dokumentů (procesy, které lidem umožňují upravovat, komentovat a schvalovat dokumenty) a historie verzí (co se stalo se souborem, a kdo co udělal).

A přestože sdílení souborů poskytuje jednu cestu přes složky k vašemu dokumentu, knihovny dokumentů SharePoint vám poskytují jiné cesty k vystavení obsahu. K dokumentům můžete přistupovat přímo prostřednictvím prohlížeče, můžete je zobrazit ve webových částech a můžete je třídit a filtrovat podle jejich metadat a typů obsahu. A s knihovnami dokumentů můžete vystavit soubory podle názvu, nejen podle názvu souboru.

Knihovny dokumentů vám také poskytují více možností, jak se do nich dokumenty dostanou. Dokument můžete uložit s adresou URL knihovny dokumentů, ale také můžete dokumenty odeslat e-mailem do knihoven dokumentů nebo je můžete přetáhnout z Průzkumníka Windows. A můžete vytvářet dokumenty přímo v jejich knihovnách dokumentů.

Pokud provádíte vyhledávání ve sdílené složce, potenciálně získáte přístupy k dokumentům, k jejichž otevření nemáte oprávnění; SharePoint na druhou stranu umožňuje výsledky ořezat z hlediska zabezpečení tak, že pokud k nim nemáte přístup, nemůžete je ani vidět ve výsledcích vyhledávání.

Vše v SharePointu je seznam. Knihovna dokumentů je prostě zvláštní druh seznamu. Přestože většina ostatních seznamů SharePoint je uspořádána podle věcí, které jsou definovány primárně svými metadaty, knihovny dokumentů jsou uspořádány kolem souborů, které existují samostatně a jsou popsány svými metadaty.

Knihovna dokumentů nemusí obsahovat pouze soubory Microsoft Word. Knihovny dokumentů mohou obsahovat mnoho typů souborů, včetně souborů Excel, PDF a Visio. Dokonce i webové stránky jsou uloženy v knihovnách dokumentů.

Knihovny dokumentů přidávají možnost najít vaše dokumenty. Na rozdíl od sdílení souborů, které zachází se soubory jako se samostatnými objekty, knihovny dokumentů zacházejí s dokumenty jako s obsahem a umožňují vám přiřadit určité informace ( metadata ) k sadám dokumentů v nich. To znamená, že dokumenty lze nalézt na základě podobností popsaných metadaty, a nikoli pouze podle možností vyhledávání, které máte na sdíleném souboru.

Možná se divíte, proč ponechat své dokumenty na sdíleném síťovém disku není snazší než používat knihovnu dokumentů v SharePointu 2010. Nejpřesvědčivějším důvodem je, že SharePoint nabízí mnoho způsobů, jak uspořádat vaše dokumenty, jako např.

• Knihovny dokumentů poskytují jedinečnou webovou adresu pro přístup ke skupině dokumentů. Knihovny dokumentů umožňují aplikovat zabezpečení na skupiny souvisejících dokumentů a prostřednictvím ořezávání zabezpečení zabraňují neoprávněným uživatelům, aby je viděli ve výsledcích vyhledávání.

• Vlastnosti dokumentu umožňují vytvořit mnoho pohledů na stejné dokumenty.

• Složky umožňují seskupovat podmnožinu dokumentů na základě požadavků na oprávnění.