Klíčové otázky, které byste si měli položit před distribucí řídicího panelu Excel

Než odešlete hotový řídicí panel aplikace Excel, vyplatí se udělat krok zpět a položit několik klíčových otázek. Tyto otázky použijte jako kontrolní seznam před distribucí řídicího panelu.

Poskytuje váš řídicí panel správné informace?

Podívejte se na informace, které prezentujete, a zjistěte, zda splňují účel řídicího panelu zjištěný při shromažďování požadavků. Nebojte se znovu vyjasnit účel řídicího panelu se svými hlavními uživateli. Chcete se vyhnout stavění palubní desky ve vzduchoprázdnu. Umožněte několika testovacím uživatelům vidět iterace během vývoje. Tímto způsobem zůstane komunikace otevřená a nezajdete příliš špatným směrem.

Má vše na vaší palubní desce svůj účel?

Upřímně se podívejte, kolik informací na vašem řídicím panelu nepodporuje jeho hlavní účel. Chcete-li, aby byl váš řídicí panel co nejhodnotnější, nechcete jej ředit dobře známými daty, která jsou zajímavá, ale nepoužitelná.

Pokud data nepodporují hlavní účel řídicího panelu, vynechejte je. Nic neříká, že musíte vyplnit každý kousek bílého místa na stránce.

Zobrazuje váš řídicí panel nápadně hlavní sdělení?

Každý řídicí panel má jednu nebo více klíčových zpráv. Chcete zajistit, aby byly tyto zprávy viditelně zobrazeny. Chcete-li otestovat, zda jsou klíčová sdělení na palubní desce výrazná, ustupte a přimhouřete, zatímco se díváte na palubní desku. Podívejte se jinam a pak se několikrát podívejte na palubní desku. Co na tebe naskočí jako první? Pokud to nejsou klíčové komponenty, které chcete zobrazit, budete muset něco změnit.

Zde je několik akcí, které můžete provést, abyste zajistili, že vaše klíčové komponenty budou na výsluní.

• Umístěte klíčové součásti řídicího panelu do levého horního nebo středního levého okraje stránky. Studie ukazují, že tyto oblasti přitahují největší pozornost po delší dobu.

• Zrušte zvýraznění okrajů, pozadí a dalších prvků, které definují oblasti řídicího panelu. Zkuste použít přirozené bílé místo mezi komponenty k rozdělení řídicího panelu. Pokud jsou okraje nezbytné, naformátujte je na světlejší odstíny než vaše data.

• Formátujte štítky a další text do světlejších odstínů než vaše data. Lehce barevné štítky poskytují uživatelům informace, které potřebují, aniž by je odváděly od zobrazených informací.

Dokážete udržovat tento dashboard?

Mezi aktualizací řídicího panelu a přestavbou řídicího panelu je velký rozdíl. Než nadšeně odešlete roztomile vypadající přístrojovou desku, kterou jste právě postavili, věnujte chvíli přemýšlení o údržbě takové palubní desky. Chcete se zamyslet nad frekvencí aktualizací a jakými procesy musíte projít pokaždé, když aktualizujete data. Pokud se jedná o jednorázovou událost přehledu, nastavte toto očekávání se svými uživateli. Pokud víte, že se stane opakující se zprávou, budete chtít skutečně vyjednat čas vývoje, intervaly obnovování a fázování, než odsouhlasíte jakýkoli časový plán.

Zobrazuje vaše přístrojová deska jasně svůj rozsah a životnost?

Palubní deska by měla jasně specifikovat její rozsah a životnost. To znamená, že kdokoli by měl mít možnost podívat se na váš přístrojový panel a znát období, kterého se týká, a rozsah informací na přístrojové desce. To se týká několika jednoduchých věcí, které můžete udělat, abyste efektivně označili své řídicí panely a sestavy.

• Na řídicím panelu vždy uveďte časové razítko. To minimalizuje zmatek při distribuci stejného řídicího panelu nebo sestavy v měsíčních nebo týdenních splátkách.

• Vždy zahrňte nějaký text označující, kdy byla data pro měření získána. V mnoha případech je načasování dat kritickou informací při analýze opatření.

• Používejte popisné názvy pro každou komponentu na vašem řídicím panelu. Určitě se vyhněte tajemným titulům se spoustou zkratek a symbolů.

Je váš přístrojový panel dobře zdokumentován?

Je důležité zdokumentovat svůj řídicí panel a datový model za ním. Každý, kdo někdy zdědil pracovní list aplikace Excel, ví, jak obtížné může být převést různé analytické změny, které jsou součástí sestavy. Pokud budete mít štěstí, bude datový model dostatečně malý na to, aby se dal dohromady zhruba za týden. Pokud takové štěstí nebudete mít, budete muset celý model zahodit a začít od nuly.

Dokumentace ani nemusí být hifalutinsky luxusní věci. Několik jednoduchých věcí může pomoci při zdokumentování vašeho řídicího panelu.

• Přidejte do datového modelu kartu Mapa modelu. Karta Mapa modelu je samostatný list, který můžete použít ke shrnutí klíčových rozsahů v datovém modelu a upřesnění, jak každý rozsah interaguje s komponentami sestav ve finální prezentační vrstvě.

• Používejte komentáře a štítky volně. Je úžasné, jak několik vysvětlujících komentářů a popisků může pomoci objasnit váš model i poté, co jste se od svého datového modelu na dlouhou dobu vzdálili.

• Použijte barvy k identifikaci rozsahů ve vašem datovém modelu. Použití barev v datovém modelu vám umožní rychle se podívat na rozsah buněk a získat základní informace o tom, co tento rozsah dělá. Každá barva může představovat typ rozsahu. Žlutá může například představovat pracovní tabulky, šedá může představovat vzorce a fialová může představovat referenční tabulky.

Je váš dashboard uživatelsky přívětivý?

Před distribucí řídicího panelu se chcete ujistit, že je uživatelsky přívětivý. Není těžké uhodnout, co znamená uživatelsky přívětivý:

• Intuitivní: Váš řídicí panel by měl být intuitivní pro někoho, kdo jej nikdy neviděl. Vyzkoušejte to na někom a zeptejte se toho člověka, zda to má smysl. Pokud musíte začít vysvětlovat, co říká řídicí panel, je něco špatně. Potřebuje řídicí panel více štítků, méně komplikované grafy, lepší rozložení, více dat, méně dat? Je dobré získat zpětnou vazbu od několika uživatelů.

• Snadná navigace: Pokud je váš řídicí panel dynamický a umožňuje interaktivitu s makry nebo kontingenčními tabulkami, ujistěte se, že navigace funguje dobře. Musí uživatel kliknout na několik míst, aby se dostal ke svým datům? Je počet podrobností přiměřený? Trvá příliš dlouho přechod z jednoho pohledu na druhý? Znovu otestujte svůj řídicí panel na několika uživatelích. A nezapomeňte otestovat všechny funkce interaktivního řídicího panelu na několika jiných počítačích, než je váš.

• Tiskne správně: Není nic otravnějšího, než když vytisknete řídicí panel a zjistíte, že osoba, která panel vytvořila, nevěnovala čas tomu, aby zajistila jeho správný tisk. Nezapomeňte nastavit možnosti tisku v souborech Excel, aby se řídicí panely tiskly správně.

Je vaše palubní deska přesná?

Nic nezabije řídicí panel nebo sestavu rychleji než dojem, že data v něm jsou nepřesná. Není v mých možnostech říci vám, jak určit, zda jsou vaše údaje přesné. Můžete však zdůraznit tři faktory, které vytvářejí dojem, že řídicí panel je přesný:

• Konzistence s důvěryhodnými zdroji: Je zřejmé, že pokud se vaše data neshodují s jinými zdroji přehledů, budete mít problém s důvěryhodností dat – zvláště pokud jsou tyto jiné zdroje považovány za autoritativní zdroje. Buďte si vědomi zdrojů dat, které jsou ve vaší organizaci považovány za evangelium. Pokud váš řídicí panel obsahuje data spojená s důvěryhodným zdrojem, porovnejte svá data s tímto zdrojem, abyste zajistili konzistenci.

• Vnitřní konzistence: Nikdy není zábavné vysvětlovat, proč se jedna část vašeho řídicího panelu neláme s ostatními částmi stejného řídicího panelu. Chcete zajistit určitou úroveň vnitřní konzistence v rámci řídicího panelu. Ujistěte se, že srovnatelné komponenty v různých oblastech vaší palubní desky jsou vzájemně konzistentní. Pokud existuje důvod pro nekonzistenci, jasně tyto důvody poznamenejte. Je úžasné, jak dobře jednoduchý zápis objasňuje otázky týkající se dat.

• Osobní zkušenost: Už jste někdy viděli někoho, kdo se dívá na zprávu a říká: „To nevypadá dobře?“ K vyhodnocení správnosti dat používají to, co někteří lidé nazývají „pocit střev“. Nikdo se nedívá na čísla ve vzduchoprázdnu. Když se podíváte na jakoukoli analýzu, přinášíte si roky osobních znalostí, interakce a zkušeností. Tyto zkušenosti podvědomě využíváte při hodnocení informací. Při určování přesnosti vašeho řídicího panelu vezměte v úvahu organizační „neoficiální znalosti“. Pokud je to možné, ukažte svůj řídicí panel několika odborníkům na obsah ve vaší společnosti.