Jak vytvořit plán řízení komunikace v projektu Microsoft

Když plánujete projekt v Microsoft Project 2019, zvažte, jaké informace potřebujete vy (nebo jakýkoli jiný zúčastněný subjekt) sledovat, kdo má informace, jak budou doručeny a jak často je třeba je aktualizovat. Tyto informace jsou často uloženy v samostatném dokumentu známém jako plán řízení komunikace. Následující tabulka ukazuje jednoduchý příklad.

Plán řízení komunikace

Plán správy komunikace může být složitý — nebo tak jednoduchý jako tabulka ve Wordu nebo tabulkovém procesoru Excel. Do sloupce zcela vlevo zadáte jméno nebo pozici každého zainteresovaného subjektu a poté přes horní část zadáte potřebné informace, způsob a frekvenci doručení.

Není to žádná raketová věda, ale stále musíte předem určit, které informace byste mohli chtít sledovat, kdy byste je mohli chtít a v jaké formě. Možná se budete chtít podívat na Jak se vyhnout běžným nástrahám projektového řízení .

Krok 1 vašeho plánu řízení komunikace projektu: shromážděte data

Prvním krokem při sledování pokroku na projektu je shromáždit informace o tom, co se děje. Čím jednodušší je hlásit pokrok na projektu, tím lépe, protože to lidé udělají . Čím rutinnější hlášení – například každý pátek, na konkrétním formuláři odevzdaném stejné osobě –, tím snazší bude shromažďování dat.

Tyto informace pak můžete do aplikace Project zadat několika způsoby: Pomocí různých zobrazení a tabulek zadejte informace do listů dat, zadejte informace do dialogového okna Informace o úkolu nebo použijte nástroje pro sledování ve skupině Plán na kartě Úloha na pásu karet. .

Množství dat, které shromažďujete, je určeno informacemi, které potřebujete sledovat, a úrovní podrobností. Někteří lidé například používají Project pouze k vytvoření časové osy pro své aktivity. Jiní využívají zdroje a sledují svou celkovou práci na úkolech, ale ne do takové úrovně detailů, která kontroluje odvedenou hodinovou práci. Pro některé lidi stačí označit jeden úkol na 50 procent dokončený a další na 100 procent – ​​a nechat Project předpokládat, že všechny zdroje dokončily své odhadované množství práce.

Krok 2 vašeho plánu řízení komunikace projektu: použijte metodu sledování

Musíte určit nejlepší metodu sledování pro vás, která je určena množstvím a typem informací, které potřebujete sledovat. Společnost Microsoft poskytuje v Projectu 2019 čtyři metody sledování:

• Úkol – celkem
• Úkol – časově rozfázovaný
• Zadání – celkem
• Zadání – časově rozložené

Těmto metodám můžete začít rozumět porovnáním sledování úkolů a sledování úkolů. Můžete sledovat informace podle úkolu, s uvedením současného času (nebo zvoleného data stavu) celkové dokončené práce nebo nákladů na úkol. Nebo můžete sledovat informace podle přiřazení, což je podrobnější sledování, které vám ukazuje celkovou dokončenou práci nebo náklady podle jednotlivých zdrojů.

Předpokládejme, že úloha Test Electrical Components se odhaduje na 12 hodin práce podle výchozího plánu projektu. Technik, elektrikář a asistent – ​​tři lidské zdroje – jsou přiděleni na 100 procent jejich času. Sledování podle úkolu – celkem, můžete si jednoduše všimnout, že úkol je dokončen ze 75 procent, což znamená devět hodin dokončené práce.

Projekt předpokládá, že tyto tři zdroje rozdělují práci rovným dílem – tři hodiny na každý zdroj. Ve skutečnosti však inženýr strávil jednu hodinu, elektrikář šest a asistent dvě. Proto je čas postupně proměnná vstupuje do obrazu. Časově řízené sledování využívá specifické časové přírůstky, ať už se rozhodnete sledovat práci podle úkolu nebo práci dokončenou jednotlivými zdroji na úkolu.

Takže v úloze Test Electrical Components můžete použít úkol – časově fázovaný přístup ke sledování devíti hodin na denní bázi. Nebo můžete použít časově rozložený přístup ke sledování práce každého zdroje, hodinově nebo denně.

Pokud projekt nebo organizace nevyžaduje podrobné přiřazení nebo časově fázové sledování, je lepší použít metodu úkol – celkem. Pak můžete strávit méně času zadáváním informací do Projectu a více času řízením týmu a zainteresovaných stran.

Krok 3 vašeho plánu řízení komunikace projektu: použijte nástroje pro sledování

Někdy se zdá, že Project poskytuje praktické tlačítko pro vše, co na projektu musíte udělat, tak proč by mělo být sledování jiné? Nástroje pro sledování v horní části skupiny Plán na kartě Úloha provádějí aktualizace vybraných úloh v libovolném zobrazení listu. Obrázek ukazuje nástroje pro sledování. Pět nalevo představují tlačítka pro procento dokončení a tlačítko napravo vám umožňuje označit úkoly nebo aktualizovat úkoly.

Sledovací tlačítka.

Tyto nástroje provádějí konkrétní aktualizace vybraných úloh:

• Procento dokončeno: Klepnutím na tento nástroj rychle označíte průběh úkolu pomocí hrubého výpočtu procenta dokončené práce v krocích po 25 procentech.
• Označit na trase: Výběrem úkolu a kliknutím na tento nástroj se aktivita automaticky zaznamená k datu stavu, jak jste ji naplánovali v základním plánu.
• Aktualizační úlohy: Chcete-li zobrazit dialogové okno, které obsahuje sledovací informace o průběhu, trvání, datu zahájení a ukončení, vyhledejte tento nástroj v nabídce, která se otevře, když kliknete na šipku dolů na tlačítku Označit na trase. Můžete například určit, zda se skutečné datum zahájení úlohy lišilo od aktuálního data zahájení. Následující obrázek ukazuje dialogové okno Aktualizační úlohy.

Dialogové okno Aktualizovat úlohy.

Ke sledování a znázornění pokroku můžete použít několik dalších nástrojů, které najdete jinde v Projectu:

• Aktualizovat projekt: Označte všechny úkoly v projektu jako dokončené k určitému datu stavu. Tento nástroj můžete také použít k přeplánování nedokončené práce.
• Přesunout úkol: Přeplánujte celý vybraný úkol nebo jeho část. Tento nástroj, který se nachází ve skupině Úkoly na kartě Úkol na pásu karet, můžete použít k přesunutí úkolu dopředu nebo dozadu nebo k přeplánování jeho částí podle data stavu.
• Přidat čáru průběhu: Zapněte typ nástroje pro kreslení. Na kartě Formát ve skupině Formát klikněte na Mřížka. Klikněte na šipku dolů a vyberte čáry průběhu. Zobrazí se dialogové okno, ve kterém můžete v určitých dnech nastavit čáry průběhu: Označují, které úkoly jsou před nebo pozadu oproti plánu, pomocí svislé čáry, která spojuje probíhající úkoly.

Na všechno je k dispozici zobrazení Microsoft Project

Možná už víte, že Project má přehled o všem, co chcete dělat. Můžete například použít zobrazení Task Sheet a Task Use view pro snadnou aktualizaci informací o úkolu nebo zdroji. K dispozici je tolik variant, že můžete věřit, že si Microsoft podle zobrazení účtuje poplatky.

Task Sheet — Zobrazení tabulky sledování.

Využití úlohy – zobrazení tabulky sledování.

Využití úkolu — Zobrazení tabulky využití.

Při sledování pomocí zobrazení Task Sheet vložím sloupec, který ukazuje procento dokončení. Chcete-li vložit sloupec, jednoduše klikněte pravým tlačítkem na záhlaví sloupce a klikněte na Vložit sloupec a poté klikněte na % dokončeno.

V závislosti na metodě sledování potřebujete různé pohledy sloužící různým účelům. Následující tabulka uvádí nejlepší zobrazení pro každou metodu sledování.

Sledování zhlédnutí

Když najdete příslušné zobrazení se zobrazenými správnými sloupci, je zadání informací o sledování stejně jednoduché jako zadání počtu hodin, částky v dolarech za fixní náklady nebo data zahájení nebo ukončení do příslušného sloupce pro úlohu, kterou aktualizujete.