Jak vytvořit plán řízení komunikace v projektu 2013

Když plánujete projekt v Projectu 2013, zvažte, jaké informace potřebujete vy (nebo jiná zúčastněná strana) sledovat. Tyto informace jsou často uloženy v samostatném dokumentu známém jako plán řízení komunikace.

Plán správy komunikace může být složitý — nebo tak jednoduchý jako tabulka ve Wordu nebo tabulkovém procesoru Excel. Do sloupce zcela vlevo zadáte jméno nebo pozici každého zainteresovaného subjektu a poté přes horní část zadáte potřebné informace, způsob a frekvenci doručení.

Není to žádná raketová věda, ale stále musíte předem určit, které informace byste mohli chtít sledovat, kdy byste je mohli chtít a v jaké formě.

Prvním krokem při sledování pokroku na projektu je shromáždit informace o tom, co se děje. Čím jednodušší je hlásit pokrok na projektu, tím lépe, protože to lidé udělají . Čím rutinnější hlášení – například každý pátek, na konkrétním formuláři přeměněném na stejnou osobu – například každý pátek, tím snazší bude shromažďování dat.

Tyto informace pak můžete vložit do Projectu 2013 několika způsoby: Pomocí různých zobrazení a tabulek zadejte informace do listů dat, zadejte informace do dialogového okna Informace o úkolu nebo použijte nástroje pro sledování ve skupině Plán na kartě Úkol na Stuha.

Množství dat, které shromažďujete, je určeno informacemi, které potřebujete sledovat, a úrovní podrobností. Někteří lidé například používají Project 2013 pouze k vytvoření časové osy pro své aktivity. Jiní využívají zdroje a sledují svou celkovou práci na úkolech, ale ne do takové úrovně detailů, která kontroluje odvedenou hodinovou práci.

Musíte určit nejlepší metodu sledování pro vás, která je určena množstvím a typem informací, které potřebujete sledovat. Společnost Microsoft poskytuje v Projectu 2013 čtyři metody sledování:

• Úkol – celkem

• Úkol – časově rozfázovaný

• Zadání – celkem

• Zadání – časově rozložené

Těmto metodám můžete začít rozumět porovnáním sledování úkolů a sledování úkolů. Můžete sledovat informace, které t požádat s uvedením do současné doby (nebo datum zjišťování stavu, kterou jste vybrali) celkový pracovní dokončena nebo náklady pro daný úkol. Nebo můžete sledovat informace, které se ssignment, který je podrobnější sledování, který vám ukáže celkové dokončení práce nebo náklady na jednotlivé zdroje.

Projekt 2013 předpokládá, že zdroje rozdělí práci rovným dílem. Proto je čas postupně proměnná vstupuje do obrazu. Časově řízené sledování využívá specifické časové přírůstky, ať už se rozhodnete sledovat práci podle úkolu nebo práci dokončenou jednotlivými zdroji na úkolu.

Pokud projekt nebo organizace nevyžaduje podrobné přiřazení nebo časově fázové sledování, je lepší použít metodu úkol – celkem . Pak můžete strávit méně času zadáváním informací do Projectu 2013 a více času řízením týmu a zainteresovaných stran.