Jak vytvořit nový seznam dat pro hromadnou korespondenci v Office 2016

Pokud seznam dat ještě neexistuje, můžete jej vytvořit v tabulce Wordu nebo Excelu a poté jej připojit k hlavnímu dokumentu. Existuje však další způsob, jak vytvořit seznam dat, který je o něco jednodušší (nebo alespoň o něco spolehlivější), zvláště pokud seznam, který plánujete vytvořit, obsahuje jména a adresy lidí:

V otevřeném hlavním dokumentu na kartě Zásilky klikněte na Vybrat příjemce.

Klepněte na možnost Zadejte nový seznam.

Zvolte, zda chcete napsat nový seznam.

Zadejte jméno a adresu a stisknutím klávesy Tab přejděte na další pole (sloupec).

Nemusíte vyplňovat všechna pole pro každou osobu; prostě proveďte ty, které se týkají sloučení, které se chystáte provést, jako je jméno a poštovní adresa.

Klikněte na Nová položka a na další řádek zadejte informace o jiné osobě.

Opakujte krok 3, dokud nezadáte všechny záznamy.

Klepněte na tlačítko OK. Otevře se dialogové okno Uložit seznam adres.

Zvolte, zda chcete napsat nový záznam.

Do pole Název souboru zadejte název seznamu.

V případě potřeby přejděte na jiné místo uložení. Výchozí umístění je Moje zdroje dat ve vaší osobní složce Dokumenty.

Klikněte na Uložit.

Zadejte název a umístění datového souboru.

Pokud budete později potřebovat tento soubor upravit, vyberte Mailings→Edit Recipient List. Uložený soubor je ve formátu databáze Microsoft Access, takže jej můžete také otevřít a upravit pomocí aplikace Microsoft Access.