Jak vytvořit dopisy hromadné korespondence ve Wordu 2013

Dopisy jsou jedním z nejběžnějších typů dokumentů Wordu 2013 sloučených poštou. Slučovací pole se obvykle používají ke generování poštovní adresy. V některých dopisech se pole také používají k přizpůsobení samotného dopisu.

Word 2013 poskytuje dva bloky kódu, které šetří čas, > a >. Tlačítka pro tyto kódy najdete na kartě Zásilky.

Kód > vám nastaví standardní poštovní adresu, nebo můžete vložit jednotlivé kódy a vytvořit blok poštovní adresy sami. Například následující jsou ekvivalentní:

Následující cvičení nepoužívá kód uvítací řádky, protože datový soubor nemá oddělená pole pro jména a příjmení a kód > funguje nejlépe, když jsou tato jména oddělená.

Otevřete dokument pro s písmenem v něm.

Vyberte Korespondence→Spustit hromadnou korespondenci→Dopisy.

Vyberte Korespondence→Vybrat příjemce→Použít existující seznam.

Otevře se dialogové okno Vybrat zdroj dat.

Přejděte do složky obsahující datové soubory pro hromadnou korespondenci. Vyberte soubor hromadné korespondence a klikněte na Otevřít.

Otevře se dialogové okno Vybrat tabulku s výzvou k výběru listu, který chcete použít.

V dialogovém okně Vybrat tabulku zkontrolujte, zda je vybrána položka Sheet1$, a klepněte na tlačítko OK.

Znak dolaru za názvem listu je způsob, jak Excel sdělit, že název je absolutní – to znamená, že se nemění, když na něj odkazujete ve vzorci. Pro naše účely v tomto cvičení to není podstatné.

Přesuňte textový kurzor na řádek bezprostředně pod datem a poté zvolte Korespondence → Blok adres.

Otevře se dialogové okno Vložit blok adresy.

Pokud vzorek v oblasti Náhled není v pořádku, klikněte na tlačítko Přiřadit pole a určete, která pole mají být přidružena ke kterým částem bloku adresy.

Potvrďte, že adresa v oblasti Náhled vypadá správně vytvořená, a poté klepnutím na OK přijměte výchozí nastavení.

V dokumentu se objeví > kód.

Stisknutím klávesy Enter začněte za kódem > nový řádek a poté zadejte Dear a stiskněte jednou mezerník.

Na kartě Korespondence klikněte na šipku dolů pod Vložit slučovací pole a v zobrazené nabídce klikněte na Název.

Je vložen > kód.

Zadejte čárku za kód a potom klepnutím přesuňte kurzor těsně před slovo úložiště v prvním odstavci.

Znovu klikněte na šipku dolů pod tlačítkem Vložit slučovací pole a klikněte na Město.

Na místo vložení se vloží > kód.

Jedním stisknutím mezerníku přidáte za kód mezeru.

Dopis vypadá jako v následujícím příkladu.

Vyberte Korespondence → Náhled výsledků.

První písmeno se objeví tak, jak bude vytištěno. Všimněte si, že mezi řádky bloku adresy je mezera navíc.

Vyberte všechny řádky bloku adresy na zobrazeném dopise a poté zvolte Domů→Řádkování a rozestupy odstavců→Odebrat mezeru za odstavcem. Kliknutím mimo výběr zrušte jeho výběr po dokončení.

To se postará o problém s mezerami pro všechna písmena ve slučovacím souboru.

Klikněte na konec posledního řádku bloku adresy a stiskněte jednou Enter, čímž se vytvoří další řádek mezery mezi adresou a pozdravem.

Chcete-li zobrazit náhled dalšího dopisu, zvolte Zásilky → Další záznam.

Aby písmena vypadala lépe, můžete je na stránce vycentrovat svisle.

Klikněte na Další záznam, dokud neuvidíte všechny záznamy, a poté vyberte Korespondence→ Dokončit a sloučit→ Upravit jednotlivé dokumenty.

Otevře se dialogové okno Sloučit do nového dokumentu.

Klepnutím na OK sloučíte všechny kopie do jednoho dokumentu.

Otevře se nový dokument — Letters1 —.

Procházejte nový dokument a zkontrolujte písmena; poté jej zavřete bez uložení změn.

Uložte změny v souboru Main Merge a poté jej zavřete.