Jak vytvářet a kategorizovat poznámky v Outlooku 2019

Spousta lidí používá lepicí papírky, aby si vytvořili připomínky kousků informací: vše od hesel webových stránek po nezapomenutelné citáty. Outlook 2019 obsahuje poznámky, které jsou elektronickým ekvivalentem těchto poznámek. Do poznámky si můžete uložit cokoli, ale nejlépe se používají pro malé kousky dat, jako jsou kódy potvrzení rezervace nebo čísla ID členství. Poznámku můžete nechat otevřenou (dokud je otevřený Outlook), takže se vám bude připomínat pokaždé, když ji uvidíte, nebo ji můžete zavřít, aby vám nepřekážela.

Chcete-li vytvořit poznámku, postupujte takto:

Zobrazte sekci Poznámky v aplikaci Outlook.

Chcete-li tak učinit, klikněte na ikonu Více (…) v levém dolním rohu okna a v zobrazené nabídce klikněte na Poznámky.

Vyberte Domů → Nová poznámka nebo stiskněte Ctrl+N.

Objeví se nová prázdná poznámka.

Podívejte se na tyto další klávesové zkratky Outlooku 2019 .

Do nové prázdné poznámky, která se objeví, napište, co chcete.

Prvních pár slov prvního řádku se zobrazí jako název ikony, takže se snažte být popisný. Pokud se ovšem nesnažíte maskovat informace, jako je heslo; pak možná budete chtít nějaký zavádějící text jako první řádek. Jedna chytrá uživatelka uchovává svá hesla v poznámce s názvem Family Birthdays, myslí si, že někdo, kdo slídí, aby ukradl její hesla, by se nestaral o rodinné narozeniny a přešel by to kolem.

Poznámku zavřete kliknutím na tlačítko X v jejím pravém horním rohu. Ukládá se automaticky.

Zde je několik užitečných tipů pro poznámky k Outlooku:

• Chcete-li poznámku znovu otevřít: Poklepejte na ni. Zůstane otevřená, dokud ji nezavřete nebo dokud neukončíte aplikaci Outlook.
• Přesunutí poznámky: Přetáhněte ji za její záhlaví (barevný pruh v horní části) a umístěte ji kamkoli na obrazovku, dokonce i mimo hranice okna aplikace Outlook. Zůstane tam, dokud nezavřete Outlook.
• Úprava poznámky: Otevřete ji a upravujte jinam.
• Změna velikosti poznámky: Klepněte na a přetáhněte její pravý dolní roh.
• Chcete-li poznámku odstranit: Vyberte ji a proveďte jeden z následujících úkonů: Vyberte Domů → Odstranit, stiskněte klávesu Delete na klávesnici nebo klepněte na poznámku pravým tlačítkem myši a z nabídky, která se otevře, zvolte Odstranit.

Stejně jako u smazaného kontaktu se smazaná poznámka přesune do složky Odstraněná pošta.

Chcete-li obnovit smazanou poznámku, otevřete sekci Pošta v Outlooku , zobrazte obsah složky Odstraněná pošta, najděte poznámku a přetáhněte ji na ikonu Poznámky v levém dolním rohu okna. Můžete na něj také kliknout pravým tlačítkem, zvolit Přesunout do složky a pak určit, kam jej chcete přesunout.

Jak kategorizovat poznámky aplikace Outlook

Protože je poznámka tak víceúčelovou položkou, mohlo by pro vás být užitečné vytvořit kategorie pro odlišení jednoho typu poznámky od druhého.

Přiřazením barvy poznámce můžete označit, jaký typ informací obsahuje. Můžete si například vybrat, aby byly finanční poznámky zelené a rodinné poznámky modré.

Chcete-li poznámce přiřadit barevnou kategorii

Klepněte pravým tlačítkem na poznámku a vyberte Kategorizovat. Zobrazí se nabídka barev.

Klikněte na požadovanou barvu.

Pokud je váš primární/výchozí e-mailový účet typu IMAP, nebudete moci používat kategorie. Pokud v nabídce po kliknutí pravým tlačítkem nevidíte položku Kategorizovat, je to proto.

Pokud jste tuto kategorii již dříve používali, v tomto bodě jste hotovi. Ikona a pozadí poznámky tuto barvu změní. Při prvním použití určité barvy se však otevře dialogové okno Přejmenovat kategorii, takže můžete přiřadit název. Aplikace Outlook nepřikládá barvě žádný zvláštní význam; děláš to po svém. Pokud budete vyzváni, změňte název v poli Název. Potom klepněte na tlačítko OK.

Chcete-li přejmenovat kategorii, můžete tak učinit následujícím způsobem:

Vyberte Domů → Kategorie → Všechny kategorie.

Otevře se dialogové okno Barevné kategorie.

Klikněte na požadovanou kategorii a klikněte na Přejmenovat.

Název bude upravitelný.

Zadejte nový název a stiskněte Enter.

Všimněte si na obrázku výše, že můžete také vytvářet a odstraňovat kategorie a měnit barvu přiřazenou kategorii. (To může být užitečné, například pokud chcete změnit barvu použitou k reprezentaci určité kategorie, ale nechcete ztratit informace o kategoriích, které jsou již přiřazeny k existujícím poznámkám.) Můžete mít až 25 kategorií.

Poznámka může mít přiřazeno více kategorií. Každá kategorie je přepínačem zapnutí/vypnutí pro každou poznámku. Ikona poznámky zobrazuje pouze barvu pro kategorii, která jí byla naposledy přiřazena, ale stále si zachovává svou další kategorizaci. Chcete-li z poznámky odebrat kategorii, vyberte poznámku, klikněte na Domů → Kategorizovat a kliknutím na kategorii pro danou poznámku vypněte.

Kategorie jsou také sdíleny funkcemi Kalendář a Úkoly v Outlooku. Při vytváření kategorií přemýšlejte o tom, jak byste také chtěli kategorizovat schůzky a události.