Jak vložit pole hromadné korespondence v Office 2016

Pokud slučujete seznamy pošty v Microsoft Office 2016, budete muset vložit pole, kam chcete přizpůsobení. Nejprve vhodně umístěte textový kurzor:

• U písmen klikněte na místo, kde se má zobrazit slučovací kód. Jméno a adresu příjemce budete chtít v horní části dokumentu, těsně pod datem. Můžete také chtít pozdrav jako (Dear name ). Možná budete chtít i další přizpůsobení, jako je zmínka o městě nebo státě dané osoby v odstavci těla.

• U e-mailových zpráv klepněte na místo, kde se má zobrazit první část personalizace. V e-mailových zprávách není obvyklé umístění pro personalizovaná data, jako je tomu u obchodních dopisů.

• U obálek umístěte textový kurzor do prázdného textového pole uprostřed štítku.

• U štítků umístěte textový kurzor do pravé horní buňky tabulky. Pokud tabulku nevidíte, zvolte Rozložení nástrojů tabulky → Zobrazit mřížku.

• V případě adresáře klepněte na místo, kde se má zobrazit slučovací kód. Pokud chcete, aby se mezi záznamy objevil nějaký oddělovač, vytvořte jej (například vodorovnou čáru nebo prázdný řádek) a poté přesuňte kurzor nad tento oddělovač.

Po umístění kurzoru jste připraveni vložit slučovací kód. Pro zjednodušení procesu vkládání polí nabízí Word dva speciální slučovací kódy, které můžete použít:

• Blok adresy vloží všechna pole potřebná k vytvoření správně naformátovaného bloku adresy, včetně mezer a zalomení odstavců mezi nimi, asi takto:

  Amy Jones
  3855 W. Main St.
  Arcadia, IN 46958

• Řádek pozdravu vloží pozdrav, jako například Vážení, za kterým následuje jméno příjemce. Když vložíte řádek s pozdravem, můžete si vybrat, zda chcete použít jejich křestní jméno, příjmení nebo obojí. Mohlo by to vypadat nějak takto:

  Vážená paní Jonesová:

  Můžete také vložit jednotlivá slučovací pole. Můžete například zmínit město dané osoby v odstavci, jako je tento:

  Až do 30. června nabízí náš obchod v Indianapolis 20% slevu na všechny výprodejové položky.

Vložte blok adresy

Chcete-li vložit blok adresy (například na obálku, štítek nebo v horní části dopisu), postupujte takto:

Na kartě Korespondence klikněte na Blokování adresy.

Vyberte formát, ve kterém se má jméno osoby objevit.

Pokud nechcete, aby se zobrazil název společnosti (pokud existuje), zaškrtněte políčko Vložit název společnosti.

Určete, jak se mají zobrazovat adresy mimo výchozí zemi.

Zkontrolujte náhled a ujistěte se, že blok adresy vypadá podle očekávání.

Pokud náhled adresy nevypadá správně, klikněte na Přiřadit pole a pomocí dialogového okna, které se zobrazí, porovnejte pole ze souboru slučovacích dat s poli použitými pro blok adresy.

Klepnutím na OK vložte kód.

Zadejte možnosti pro blok adresy.

Kód bloku adresy se v dokumentu objeví s dvojitými lomenými závorkami, takto: >.

Opravte problém s mezerami v blocích adres

Jedním z problémů s výchozím blokem adresy je, že ponechává příliš mnoho vertikálního prostoru mezi řádky kvůli výchozímu rozestupu odstavců. (Každý řádek bloku adresy je samostatný odstavec.) Chcete-li se o tom přesvědčit sami, vyberte Korespondence→Náhled výsledků. Chcete-li náhled vypnout, opakujte tento příkaz.

Chcete-li problém vyřešit, postupujte takto:

Vyberte kód >.

Na kartě Domů kliknutím na tlačítko Mezery mezi řádky a odstavci otevřete její nabídku.

Klepněte na Odebrat mezeru za odstavcem.

Odstraňte nadbytečnou mezeru za odstavci v bloku adresy.

Vložte řádek s pozdravem

Chcete-li vložit řádek s pozdravem, postupujte takto:

Na kartě Korespondence klikněte na Řádek s pozdravem.

Pomocí rozevíracích seznamů v části Formát řádku pozdravu určete, jak bude pozdrav vypadat.

Zadejte uvítací řádek pro neplatná jména příjemců (například záznam, kde nebylo zadáno žádné jméno příjemce).

Zkontrolujte oblast náhledu, abyste se ujistili, že řádek pozdravu je takový, jaký chcete.

• Klepnutím na tlačítko Další můžete procházet všemi záznamy a zkontrolovat každý z nich.

• Pokud se pole neshodují, klikněte na Srovnat pole a určete, která pole ze seznamu dat by měla být zahrnuta do pozdravu.

Klepněte na tlačítko OK.

Zadejte nastavení pro uvítací linku.

Vložte jednotlivé slučovací pole

Chcete-li vložit jednotlivé pole, postupujte takto:

Na kartě Korespondence klikněte na šipku u tlačítka Vložit slučovací pole a otevřete nabídku.

Klikněte na požadované pole, které chcete vložit.

Vyberte jednotlivé pole, které chcete vložit.

Zde je alternativní metoda. Klepnutím na plochu tlačítka Vložit slučovací pole (grafická část, nikoli text a šipku pod ním) otevřete dialogové okno Vložit slučovací pole. Odtud můžete vybrat pole a kliknout na Vložit.