Microsoft Office Excel 2007 umožňuje ukládat soubory sešitu přímo ve formátu souboru PDF (Portable Document File) vyvinutém společností Adobe Systems Incorporated. Tento formát umožňuje lidem otevírat a tisknout vaše excelové listy (dokumenty z nesčetných dalších aplikací), i když nemají Excel na svých počítačích. Vše, co musí mít nainstalované, aby mohli otevřít a vytisknout kopii souboru sešitu ve formátu PDF, je bezplatný software Adobe Reader, který lze stáhnout z webových stránek Adobe .
Než budete moci ukládat soubory ve formátu PDF, musíte si stáhnout a nainstalovat program Uložit jako PDF nebo doplněk XPS z webu společnosti Microsoft. Následuj tyto kroky:
Otevřete okno nápovědy aplikace Excel a poté vyhledejte PDF a XPS v textovém poli Hledat.
Klikněte na odkaz Povolit podporu pro jiné formáty souborů, jako je PDF a XPS v okně nápovědy aplikace Excel.
Najděte a klikněte na odkaz Microsoft Save as PDF or XPS Add-in for 2007 Microsoft Office Programs.
Otevře se okno prohlížeče a zobrazí se stránka správného doplňku na webu Microsoft Download Center.
Postupujte podle online pokynů pro stažení a instalaci tohoto doplňkového programu.
Po dokončení stahování a instalace doplňkového programu uložte sešit jako soubor PDF podle následujících kroků:
Klikněte na tlačítko Office, ukažte na příkaz Uložit jako a v nabídce pokračování klikněte na možnost PDF nebo XPS.
Zobrazí se dialogové okno Publikovat jako PDF nebo XPS.
Upravte název souboru a/nebo umístění složky (je-li to nutné) a klikněte na tlačítko Publikovat.
Excel uloží sešit do souboru PDF a automaticky jej otevře v aplikaci Adobe Reader.
Pokud vytvoříte sešit aplikace Excel 2007, který obsahuje nové funkce nepodporované v dřívějších verzích aplikace Excel, místo uložení sešitu jako souboru .xls aplikace Excel 97–2003, čímž ztratíte všechna vylepšení aplikace Excel 2007, zvažte jeho uložení jako soubor PDF. takže spolupracovníci používající starší verze Excelu mohou stále přistupovat k datům v celé jejich kráse prostřednictvím aplikace Adobe Reader.