Jak udržet odpadky mimo vaši databázi Access

Pokud jsou data, která jdou do vaší databáze prostřednictvím tabulek a formulářů, nesmyslná, pak jakýkoli výstup nebo analýza, kterou provedete s dotazy a sestavami, vám také přinese smetí. Naštěstí Access nabízí spoustu nástrojů, které vám pomohou ujistit se, že data, která jsou v každém poli, jsou data, která mají být v tomto poli. V zobrazení Návrh tabulky najdete mnoho nástrojů, jak zabránit vniknutí odpadu:

• Typ dat : Použijte správný typ dat, abyste zabránili zadávání dat nesprávného typu.

• Velikost pole: Omezuje počet znaků. Pokud například víte, že pole by nikdy nemělo přesáhnout čtyři znaky, nastavte velikost pole na 4 znaky.

• Formát: Zajistí, aby data vypadala správně. Můžete například změnit text na velká nebo malá písmena. Vstupní masky například pracují s vlastností pole Formát.

• Input Mask : Vstupní maska omezuje poskytování informací v oblasti určením, jaké znaky můžete zadat. Vstupní masku použijte, když víte, jakou formu mají data mít – například pokud má číslo objednávky dvě písmena následovaná čtyřmi číslicemi. Telefonní čísla a PSČ jsou další příklady polí, kde jsou užitečné vstupní masky.

• Výchozí hodnota : Definuje hodnotu, která se zobrazí ve výchozím nastavení, pokud není zadána žádná jiná hodnota. Výchozí hodnota se zobrazuje v poli, dokud nezadáte jinou hodnotu.

• Pravidlo ověření pole nebo záznamu : Pravidlo, kterým musí data projít, než jsou zadána. Tato vlastnost funguje s pravidlem vlastnosti Text ověření.

• Povinné : Určuje, že pole musí mít hodnotu, abyste mohli záznam uložit. Pokud nezadáte žádnou hodnotu, Access po stisknutí klávesy Tab nebo Enter nevytvoří nový záznam a tlačítko Nový záznam bude zašedlé.

• Povolit nulovou délku : Určuje, zda je povolena položka s nulovou délkou, jako je „“ (uvozovky bez mezery mezi nimi) (pouze pro pole Text, Memo a Hyperlink). Pole s nulovou délkou vám umožňuje rozlišovat mezi informacemi, které neexistují, a hodnotou null (prázdná), která je neznámá nebo nebyla zadána. Když je tato možnost nastavena, povoluje v povinném poli řetězec nulové délky. Možná budete chtít použít vstupní masku, aby pole s nulovou délkou vypadalo jinak než hodnota null, když jsou obě povoleny.

• Indexováno: Když se rozhodnete indexovat pole, můžete určit, že v poli nejsou povoleny žádné duplicitní hodnoty. Tato vlastnost je přístupná také ze zobrazení Datový list – je to zaškrtávací políčko na kartě Datový list na pásu karet.

• Vyhledávací pole : Umožňuje uživateli vybrat hodnotu pro pole, které je uloženo v jiném poli. To eliminuje mnoho překlepů a standardizuje možnosti pro pole. Pomocí Průvodce vyhledáváním vytvořte vyhledávací pole.