Jak třídit data v Accessu 2016

Velmi málo databází Accessu je uspořádáno do pěkných, pohodlných abecedních seznamů. Své záznamy nezadáváte abecedně; zadáte je v pořadí, v jakém vám přijdou. Co tedy dělat, když potřebujete seznam produktů v pořadí podle čísel produktů nebo seznam adres v pořadí podle PSČ právě teď?

Řazení podle jednoho pole

Řešení spočívá v příkazech řazení, které se neuvěřitelně snadno používají. Příkazy řazení jsou na kartě Domů na pásu karet v části Seřadit a filtrovat. Dvě tlačítka (Vzestupně a Sestupně) dělají svou práci docela dobře:

• Seřadit vzestupně seřadí vaše záznamy shora dolů:

  • Záznamy začínající na A jsou na začátku a záznamy začínající na Z jsou na konci.

  • Pokud vaše pole obsahuje číselná data (ať už jde o pravdivá čísla nebo pole Krátký text s PSČ nebo pole Měna s cenami), seřazení Vzestupně je seřadí od nejnižšího čísla po nejvyšší.

• Seřadit sestupně seřadí vaše záznamy zdola nahoru:

  • Záznamy začínající na Z jsou nahoře a záznamy začínající A jsou na konci seznamu.

  • Pokud vaše pole obsahuje číselná data, sestupné řazení seřadí záznamy od nejvyššího čísla po nejnižší.

Pokud po seřazení ve vzestupném nebo sestupném pořadí chcete vrátit věci tak, jak byly – v pořadí těsně před kliknutím na jedno z těchto tlačítek – klikněte na tlačítko Odebrat řazení, které se nachází hned pod tlačítky Vzestupně a Sestupně v nabídce Seřadit a Skupina filtrů.

Třídění na více než jednom poli

Co když chcete třídit podle více polí – například podle PSČ, a pak v rámci tohoto řazení chcete, aby se všichni lidé se stejným PSČ objevili v pořadí podle příjmení? Nebo možná chcete seřadit všechny své zákazníky podle pole Stav a poté v rámci každé skupiny zákazníků, která vytvoří, seřadit podle aktuálního zůstatku? K vnoření jednoho druhu do druhého byste museli použít následující kroky.

Můžete seřadit podle více než jednoho sloupce najednou takto:

Kliknutím na záhlaví prvního sloupce seřadíte podle.

Celý sloupec je zvýrazněn.

Podržte klávesu Shift a klikněte na záhlaví posledního sloupce, podle kterého chcete seřadit.

Všechny sloupce od prvního po poslední jsou zvýrazněny.

Vyberte buď Seřadit vzestupně nebo Seřadit sestupně.

Řazení se vždy provádí zleva doprava.

Jinými slovy, nemůžete třídit podle obsahu čtvrtého sloupce a v rámci toho podle obsahu třetího sloupce.

Třídění má svou zvláštnost při práci s čísly v textovém poli. Při řazení pole, které obsahuje čísla smíchaná s mezerami a písmeny (například adresy), Access seřadí čísla, jako by to byla písmena, nikoli čísla. Toto chování znamená, že Access umístí (řekněme) „1065 W. Orange Street“ před „129 Mulberry Street“. (Díky zvláštnímu způsobu, jakým váš počítač třídí informace, je 0 na druhé pozici 1065 před 2 na druhé pozici 129.)