Jak spravovat dostupnost zdrojů v Projectu 2016

Spousta funkcí Projectu 2016 zachází se zdroji – zejména tím, že vám pomohou zjistit přerozdělení zdrojů. Přetížení je výpočet založený na kalendáři a dostupnosti zdroje, který naznačuje, že na základě této dostupnosti bylo přiděleno příliš mnoho práce.

Vezměme si Monicu Mendez, inženýrku, která pracuje standardní osmihodinový den podle svého kalendáře. Monice je přiřazena k úloze Napsat závěrečnou zprávu na 50 procent její dostupnosti a k ​​úloze Vytvořit specifikace návrhu – ke které dochází současně s úlohou sestavy – na 100 procent její dostupnosti. Monica nyní pracuje na 150 procent své dostupnosti, tedy 12 hodin denně. Chudák Monica je přeplněná. Buďte opatrní - mohla by dokonce opustit projekt.

Zdroj je ve výchozím nastavení přiřazen k úkolu se 100% dostupností (nebo jednotkami), ale toto nastavení můžete upravit, pokud víte, že zdroj bude přiřazen k několika úkolům a že prací na každém z nich můžete strávit pouze omezené množství času.

Odhad a nastavení dostupnosti zdrojů

U některých zdrojů je snadnější odhadnout dostupnost než u jiných. Je nepravděpodobné, že by manažer věnoval celý den nějakému jednotlivému úkolu, protože musí jednat se všemi zaměstnanci, kteří se mu hlásí, a také podepisovat pověření, účastnit se schůzek týkajících se různých projektů a například sestavovat rozpočty. Dostupnost výrobního pracovníka může být jednodušší přiřadit jedinému úkolu: Pokud jedna výrobní zakázka stráví tři dny na lince a jedna osoba pracuje na lince celou dobu, je přesnější říci, že na tomto úkolu pracuje naplno. čas.

Jednou chybou, které se začátečníci projektu dopouštějí, je přílišné přemýšlení o dostupnosti. Nikdo samozřejmě nestráví osm hodin každý den jedním úkolem v projektu. Zaměstnanci tráví část svých pracovních dnů čtením e-mailů, chatováním se spolupracovníky a přijímáním telefonních hovorů o problémech, které se netýkají jejich projektů. Zdroj může jeden den strávit na úkolu sedm hodin a druhý den pouze tři hodiny.

Při odhadování dostupnosti se nenechte zavěsit na denní plán zdrojů. Pokud se na něj zaměstnanec během životnosti úkolu soustředí, je 100procentní dostupnost vhodným nastavením. Pokud však tato osoba pracuje pouze pět dní na desetidenním úkolu, je to 50procentní dostupnost, ať už pracuje čtyři hodiny denně po dobu deseti dnů nebo pět celých dní v jakémkoli okamžiku.

Nastavení Jednotky (dostupnost) vám pomůže odhalit nadměrnou rezervaci zdroje, který může v plánu projektu pracovat na více úkolech současně.

Chcete-li nastavit výchozí jednotky prostředků k určení dostupnosti, postupujte takto:

Zobrazte zobrazení List zdrojů.

Klepněte na sloupec Max pro zdroj.

Zadejte číslo představující procento času, po který je zdroj k dispozici pro práci na projektu.

Zadejte například 33 pro zdroj, který je k dispozici jednu třetinu času, nebo 400 pro zdroj, který může poskytnout čtyři pracovníky na plný úvazek. (Položky větší než 100 procent představují zdroje, které skupině nebo týmu umožňují zpracovávat úkoly.) Nejběžnější položka (výchozí) je 100 pro jeden zdroj, který na úkolech v projektu pracuje na plný úvazek.

Stiskněte Enter nebo Tab.

Zadání je dokončeno.

Všimněte si, že to funguje pouze pro prostředky, jejichž typ je nastaven na Work.

Když zdroj přichází a odchází

Kromě toho, že je pro projekt k dispozici pouze určité procento času (řekněme 50 procent celého trvání projektu), může být zdroj dostupný pouze po určité časové období (možná duben–červen) během trvání projektu. projekt — běžně, když používáte zdroj vypůjčený z jiného oddělení nebo když pracujete s nezávislým pracovníkem, který se s ostatními tlačí na váš projekt. Dalším možným zdrojem je ten, kdo je k dispozici na poloviční úvazek v prvních dnech projektu a poté na plný úvazek po zbytek.

V tomto případě zadáte časové období do sloupců Dostupné od a Dostupné do v oblasti Dostupnost zdrojů v dialogovém okně Informace o zdrojích, jak je znázorněno, abyste určili různé dostupnosti.

Časová období a jednotky dostupnosti.

Chcete-li určit omezenou dobu, během níž je zdroj k dispozici pro práci na vašem projektu, postupujte takto:

Zobrazte zobrazení List zdrojů.

Poklepejte na zdroj.

Zobrazí se karta Obecné v dialogovém okně Informace o zdrojích.

Pomocí sloupců Dostupné od a Dostupné do (v oblasti Dostupnost zdrojů) zadejte dobu dostupnosti.

Ve sloupci Jednotky na stejném řádku buď kliknutím na šipky zvyšte nebo snižte dostupnost v krocích po 50 procentech, nebo zadejte číslo.

Stiskněte Enter pro dokončení zadávání.

Opakováním kroků 3 a 4 zadejte další období dostupnosti na následujících řádcích v oblasti Dostupnost zdrojů.

Klepnutím na tlačítko OK nastavení uložíte.