Jak spoluvytvářet dokumenty s Office 365

V Office 365 můžete spoluvytvářet dokumenty ve Wordu, PowerPointu a OneNotu nebo kolekci dokumentů současně s ostatními. Pokud používáte webovou aplikaci Excel (nikoli verzi pro stolní počítače), můžete také provádět spoluautorství v reálném čase s ostatními. Tato funkce je umožněna pomocí technologií SharePoint Online.

Pro Word a PowerPoint povolte sledování hlavních i vedlejších verzí v knihovně dokumentů, než začnete spoluvytvářet. To vám umožní uchovávat historii dokumentu, když prochází fází úprav, v případě potřeby se vrátit ke starší verzi a označit milníky dosažené v procesu spolupráce označením dokumentu jako hlavní verze.

V ideálním případě pro notebooky OneNote byste měli povolit pouze hlavní verze, protože příliš mnoho vedlejších verzí může způsobit chyby synchronizace, které mohou vést ke ztrátě dat. Jedinou nevýhodou toho však je, že pro své poznámkové bloky OneNote musíte vytvořit samostatnou knihovnu dokumentů.

Alternativně můžete omezit počet uložených verzí, abyste předešli chybám. Vezměte v úvahu, že vaše firma potřebuje určit, zda je nutné zapnout hlavní i vedlejší verze pro notebooky OneNote.

Když zapnete správu verzí pro knihovnu dokumentů, máte možnost povolit funkci Vyžadovat rezervaci. Pokud vyberete Ano v části Vyžadovat vypůjčení dokumentů před jejich úpravou?, v podstatě říkáte, že nikdo jiný nemůže dokument upravovat, dokud ho máte vypůjčený.

Ostatní uživatelé mohou stále zobrazit kopii dokumentu pouze pro čtení, ale nebudou v ní moci provádět úpravy a ukládat ji zpět do knihovny dokumentů. Protože je to v rozporu s tím, čeho chcete dosáhnout, když spoluvytváříte dokumenty, nepovolujte tuto funkci.

Ve výchozím nastavení to nemají knihovny SharePointu zapnuté. I tak máte stále možnost odhlásit dokument z knihovny, a když to uděláte, nikdo jiný nebude moci na dokumentu pracovat, dokud jej budete mít vypůjčený.

Excel Web App 2010 je cloudová verze desktopové aplikace, kterou lze zobrazit z webového prohlížeče ve vysoké věrnosti, což vede k vizuálně známému vzhledu a dojmu jako její desktopový protějšek. Technologie pro matematické výpočty je ve webové aplikaci stejná jako v aplikaci pro stolní počítače.

Bez ohledu na to, zda jste vzorec zadali do tabulky z webové aplikace nebo desktopového klienta, můžete získat stejné výsledky.

Spoluvytváření v Excel Web App je jako kouzlo. Úpravy provedené vaším spoluautorem se automaticky objeví na obrazovce, jakmile se váš spoluautor přesune do jiné buňky. Kliknutím na stavový řádek spoluvytváření v pravém dolním rohu obrazovky zjistíte, kdo tabulku upravuje.