Jak seřadit seznamy dat v jednom poli v Excelu 2013

Každý seznam dat, který dáte dohromady v Excelu 2013, bude mít nějaké preferované pořadí pro údržbu záznamů. Můžete třídit podle jednoho nebo více polí. V závislosti na seznamu můžete chtít zobrazit záznamy v abecedním pořadí podle příjmení.

V případě tabulky klientských dat můžete chtít vidět záznamy uspořádané abecedně podle názvu společnosti. V případě seznamu Údaje o zaměstnancích je preferované pořadí v číselném pořadí podle IČO přiděleného každému zaměstnanci při jeho přijetí.

Když na začátku zadáváte záznamy pro nový seznam dat, nepochybně je zadáváte buď v preferovaném pořadí, nebo v pořadí, ve kterém jejich záznamy získáváte. Brzy zjistíte, že nemáte možnost přidávat další záznamy v tomto preferovaném pořadí. Kdykoli přidáte nový záznam, Excel tento záznam přichytí na konec databáze přidáním nového řádku.

Předpokládejme, že původně zadáte všechny záznamy do seznamu dat klienta v abecedním pořadí podle společnosti a poté přidáte záznam pro nového klienta: Pammy's Pasta Palace . Excel umístí nový záznam na dno sudu – do poslední řady hned za Zastrow and Sons – místo toho, aby jej vložil na správné místo, které je někde po Acme Pet Supplies.

Toto není jediný problém, který můžete mít s původní objednávkou záznamů. I když záznamy v seznamu dat zůstanou stabilní, preferované pořadí představuje pouze pořadí, které používáte většinu času. A co ty chvíle, kdy potřebujete vidět záznamy v jiném, speciálním pořadí?

Pokud například obvykle pracujete se seznamem dat klienta v číselném pořadí podle čísla případu, možná budete místo toho potřebovat zobrazit záznamy v abecedním pořadí podle příjmení klienta, abyste mohli rychle najít klienta a vyhledat jeho zůstatek splatný v vytisknout.

Při použití záznamů ke generování adresních štítků pro hromadné rozesílání chcete záznamy v pořadí podle PSČ. Při generování reportu pro zástupce vašeho účtu, který ukazuje, kteří klienti se nacházejí na jehož území, potřebujete záznamy v abecedním pořadí podle státu a možná i podle města.

Aby Excel správně seřadil záznamy v datovém seznamu, musíte určit, které hodnoty pole určují nové pořadí záznamů. (Taková pole jsou technicky známá jako třídicí klíče v řeči nadšence do databáze.) Dále musíte určit, jaký typ objednávky chcete vytvořit pomocí informací v těchto polích. Vyberte si ze dvou možných objednávek:

• Vzestupné pořadí: Textové položky jsou umístěny v abecedním pořadí od A do Z, hodnoty jsou seřazeny v číselném pořadí od nejmenší po největší a data jsou uspořádána v pořadí od nejstarší po nejnovější.

• Sestupné pořadí: Toto je obrácené abecední pořadí od Z do A, číselné pořadí od největšího po nejmenší a data od nejnovějšího po nejstarší.

Pokud potřebujete seřadit seznam dat pouze podle jednoho konkrétního pole (jako je pole Číslo záznamu, Příjmení nebo Společnost), stačí kliknout na tlačítko Automatický filtr daného pole a poté kliknout na příslušnou možnost řazení v jeho rozevíracím seznamu:

• Seřadit A až Z nebo Seřadit Z až A v textovém poli

• Seřadit od nejmenšího k největšímu nebo Seřadit od největšího k nejmenšímu v číselném poli

• Seřadit od nejstaršího k nejnovějšímu nebo Řadit od nejnovějšího k nejstaršímu v datovém poli

Excel poté znovu uspořádá všechny záznamy v seznamu dat podle nového vzestupného nebo sestupného pořadí ve vybraném poli. Pokud zjistíte, že jste seznam seřadili omylem, jednoduše klikněte na tlačítko Zpět na panelu nástrojů Rychlý přístup nebo rovnou stiskněte Ctrl+Z, abyste seznam vrátili do pořadí, než jste vybrali jednu z těchto možností řazení.

Excel zobrazuje, kdy bylo pole použito k řazení seznamu dat, přidáním šipky nahoru nebo dolů k tlačítku Automatický filtr. Šipka směřující nahoru znamená, že bylo použito vzestupné řazení, a šipka směřující dolů znamená, že bylo použito sestupné řazení.