Jak se stát plným zdrojů v projektu 2013

Poté, co vytvoříte a uspořádáte úkoly v projektu, je dalším krokem obvykle vytvoření jeho zdrojů. Než však chtě nechtě vytvoříte prostředky v Projectu 2013, musíte pochopit, jak ovlivňují váš projekt.

Porozumění zdrojům

Zdroj je v první řadě aktivum, které pomáhá realizovat projekt, ať už je aktivem osoba, zařízení, materiál nebo dodávka. Jedním z aspektů efektivní práce se zdroji je řídit pracovní tok jakéhokoli zdroje, který má pro váš projekt omezenou časovou dostupnost. Když vytváříte zdroje, uvádíte jejich dostupnost v hodinách v průběhu dne nebo dnů v týdnu.

Jedna osoba může být například k dispozici 50 procent času nebo 20 hodin ve standardním 40hodinovém pracovním týdnu, zatímco jiná může být k dispozici na plný úvazek (40 hodin). Když svému projektu přiřadíte tyto druhy zdrojů, můžete použít různé pohledy, sestavy a nástroje, abyste zjistili, zda některý zdroj není v kterémkoli okamžiku během projektu přeplněn.

Můžete také vidět, zda lidé sedí kolem a kroutí palcem, když mohou být k dispozici, aby pomohli s jiným úkolem. Můžete dokonce počítat se zdroji, které pracují na více projektech ve vaší organizaci, a zajistit, že jsou využívány efektivně.

Dalším aspektem efektivní práce se zdroji je pochopení toho, jak počet zdrojů, které přiřadíte práci na úkolu, ovlivňuje trvání tohoto úkolu. Jinými slovy, pokud musíte provést určité množství práce, ale málo lidí, kteří tuto práci vykonávají, trvá dokončení typického úkolu déle, než když jsou k dispozici spousty lidí.

Typ úkolu určuje, zda se trvání úkolu změní na základě počtu zdrojů, které jsou k němu přiřazeny.

Nakonec zdroje zvyšují náklady projektu. Chcete-li ve svém projektu zohlednit náklady – jako je osoba pracující mnoho hodin na úkolu, počítače, které si musíte koupit, nebo služby, které vyžadují poplatky – musíte vytvořit zdroje a přiřadit je k jednomu nebo více úkolům.

Typy zdrojů: Práce, materiál a náklady

Pro účely plánování zdrojů Project rozpoznává pouze tyto tři typy zdrojů:

• Práce: Tato osoba, jako je programátor nebo instalatér, může být přeřazena, ale ne vyčerpána. Pracovní zdroje jsou přiřazeny k úkolům k dokončení práce.

• Materiál: Materiál má jednotkovou cenu a nespotřebovává pracovní dobu, ale může být vyčerpán. Příklady materiálových nákladů jsou ocel, dřevo a knihy.

• Cena: Použití nákladového zdroje vám poskytuje flexibilitu při specifikaci příslušných nákladů, jako je cestování nebo doprava, pokaždé, když zdroj použijete.

Rozhodování o tom, který typ zdroje použít při přidávání externího dodavatele nebo zdroje vybavení do projektu, může být složité. Pokud se chcete vyhnout přidávání hodin práce do projektu, když je tento zdroj používán, nenastavujte zdroj jako pracovní zdroj. Místo toho použijte nákladový zdroj nebo přístup s pevnými náklady.

Jak zdroje ovlivňují načasování úkolů

Ve výchozím nastavení Project 2013 je plánování řízené úsilím vypnuto pro ručně i automaticky naplánované úlohy. Takže bez ohledu na to, kolik pracovních zdrojů přiřadíte, trvání úkolu zůstane stejné a Project nashromáždí více hodin práce na úkolu, aby odrážel větší úsilí.

V některých případech typu úkolu s pevnou jednotkou nebo pevnou prací by však přidání nebo odebrání zdrojů přiřazených k úkolu mělo mít dopad na čas potřebný k dokončení úkolu. V podstatě lze starou zásadu „Dvě hlavy jsou lepší než jedna“ upravit na „Dvě hlavy jsou rychlejší než jedna“.

Předpokládejme, že k úkolu Dig Ditch je přidělena jedna osoba, která vyžaduje čtyři hodiny úsilí. Dva lidé přiřazení k úkolu Dig Ditch dokončí práci za dvě hodiny, protože každý zdroj pracuje dvě hodiny současně, což znamená čtyři hodiny úsilí za poloviční čas.

Aby plánování úlohy fungovalo tímto způsobem, musíte nejprve změnit úlohu na automaticky naplánovanou úlohu pomocí tlačítka Auto Schedule ve skupině Plán na kartě Úloha. Potom musíte zapnout plánování řízené úsilím poklepáním na úlohu, klepnutím na kartu Upřesnit v dialogovém okně Informace o úloze, zaškrtnutím políčka řízené úsilím a kliknutím na tlačítko OK.

Přiřazení dalších lidí k úkolům ne vždy úměrně zkrátí pracovní dobu, i když to tak Project počítá. Když máte více lidí, máte také více schůzek, poznámek, duplicitního úsilí a například konfliktů. Pokud k úkolu přidáte více zdrojů, zvažte také zvýšení množství úsilí potřebného k dokončení tohoto úkolu, abyste zohlednili nevyhnutelnou neefektivitu pracovní skupiny.

Jak odhadnout požadavky na zdroje

Obvykle víte, kolik materiálních zdrojů je zapotřebí k dokončení úkolu: Ve většině případů můžete pro výpočet počtu liber, tun, yardů nebo jiného množství použít standardní vzorec. Ale jak víte, kolik úsilí musí vaše pracovní zdroje investovat, aby splnily úkoly v projektu?

Pokud si myslíte, že je budete potřebovat na přepracování nebo sešrotování, zahrňte určité množství dalších materiálových zdrojů.

Stejně jako u mnoha aspektů informací, které vkládáte do plánu projektu, závisí určení úrovně úsilí do značné míry na vaší vlastní zkušenosti s podobnými úkoly a zdroji. Přesto si pamatujte tato upozornění:

• Dovednost se počítá. Méně kvalifikovanému nebo méně zkušenému zdroji pravděpodobně zabere více času dokončení úkolu. Experiment – ​​prodlužte dobu trvání o 20 procent například u méně kvalifikovaného zdroje nebo ji zkraťte o 20 procent u kvalifikovanějšího zdroje.

• Historie se opakuje. Podívejte se na dříve dokončené projekty a úkoly. Pokud jste sledovali čas lidí, můžete pravděpodobně vidět, kolik úsilí bylo zapotřebí k dokončení různých typů úkolů na jiných projektech a nakreslit paralely s vaším projektem. Tato technika pro odhad trvání úsilí je podobná analogickému odhadu.

• Požádejte a dostanete. Zeptejte se samotných zdrojů, aby odhadli, jak dlouho si myslí, že úkol bude trvat. Koneckonců, lidé, kteří práci vykonávají, by měli nejlépe vědět, jak dlouho to trvá.

Počítejte s časovou rezervou v projektu, abyste zohlednili nepředvídatelné okolnosti, jako jsou zdroje méně kvalifikované, než jste plánovali. Aby bylo zajištěno, že budou splněna data milníků, mnoho lidí přidá do svých plánů úkol s názvem Contingency Reserve bezprostředně před doručením milníku nebo před koncem fáze.