Jak sdílet zdroje v Project 2013

Když se organizace současně zapojí do projektů podobné povahy, může jí čerpání z centralizovaného fondu zdrojů ušetřit čas, protože nemusí vytvářet zdroje, které již existují. Užitečné může být také sledování zdrojů napříč projekty.

Mnoho organizací řídí mnoho projektů současně. Někdy je projekt jediným projektem svého typu ve společnosti, jako je organizace stěhování kanceláře. Jiné, jako je projekt návrhu budovy v architektonické firmě, probíhají současně s několika jinými podobnými projekty a čerpají z mnoha stejných zdrojů, jako jsou architekti a navrhovatelé.

Další časově úspornou funkci Project 2013 můžete použít k získání existujících zdrojů z firemního adresáře nebo z vašeho vlastního adresáře v aplikaci Outlook.

Sbírání ze zdrojů

Pokud používáte Project 2013 v celé vaší společnosti, můžete mít fond zdrojů, centralizované úložiště společných zdrojů, které projektovým manažerům umožňuje přiřadit tyto zdroje jejich různým projektům. Pomocí fondu zdrojů si můžete kdykoli vytvořit realističtější představu o vytíženosti zdrojů napříč všemi projekty.

Nepleťte si fondy zdrojů s podnikovými zdroji, které vyžadují nastavení Project Professional, Project Server a webovou aplikaci Microsoft Office Project. Fond zdrojů je jednoduše soubor projektu, který obsahuje pouze seznam zdrojů v zobrazení List zdrojů a je uložen na sdílené síťové jednotce pro vaši pracovní skupinu nebo na firemním serveru.

Kdokoli s přístupem k souboru fondu zdrojů může přiřadit prostředky, které obsahuje, k projektům. Fond zdrojů ušetří každému potíže s opakovaným vytvářením těchto zdrojů v jednotlivých projektech.

Pokud kdykoli zkombinujete samostatné projekty do jednoho hlavního projektu, Project 2013 vám umožní mít duplicitní zdroje. Pokud propojíte kombinované projekty a poté odstraníte duplicitní zdroj v hlavním projektu, odstraní se také v podprojektu.

Lepším postupem je nechat všechny samostatné projekty sdílet prostředky z fondu zdrojů, aby při vytváření souboru hlavního projektu neexistovaly žádné duplicitní prostředky.

Import zdrojů z aplikace Outlook

Project vám umožňuje ušetřit čas strávený zadáváním informací o zdrojích tím, že vám umožňuje čerpat zdroje z aplikace Outlook.

Chcete-li získat prostředky z aplikace Outlook, musíte ji zadat jako výchozí e-mailový program: Otevřete aplikaci Outlook a až budete dotázáni, zda chcete, aby to byl váš výchozí program, řekněte ano.

Když do projektu vložíte jeden nebo více prostředků aplikace Outlook, přidají se do seznamu projektů pomocí názvu zdroje a e-mailové adresy, jak jsou uvedeny v adresáři aplikace Outlook. Výchozí počáteční písmeno prvního písmene a typ práce jsou také předem přiřazeny. Poté můžete ke zdroji přidat jakékoli podrobnosti, které chcete.

Chcete-li vložit prostředky z adresáře aplikace Outlook, zobrazte zobrazení Seznam zdrojů a postupujte takto:

Vyberte Zdroj→ Přidat zdroje→ Adresář.

Zobrazí se dialogové okno Vybrat zdroje.

Klepněte na název zdroje v seznamu Název.

Klepnutím na Přidat umístěte vybraný název do seznamu Prostředky.

Opakováním kroků 2 a 3 přidejte do projektu všechny názvy zdrojů, které chcete importovat.

Až budete hotovi, klikněte na tlačítko OK.

Názvy se nyní objeví v seznamu zdrojů projektu a můžete je přiřadit k úkolům.