Jak sdílet zdroje Microsoft Project

Mnoho organizací používajících Microsoft Project 2019 spravuje mnoho projektů současně. Někdy je projekt jediným projektem svého typu ve společnosti, jako je organizace stěhování kanceláře. Jiné projekty, jako je projekt návrhu budovy v architektonické firmě, probíhají současně s několika jinými podobnými projekty a čerpají z mnoha stejných zdrojů, jako jsou architekti a navrhovatelé.

Když se organizace současně zapojí do projektů podobné povahy, může jí čerpání z centralizovaného fondu zdrojů ušetřit čas, protože nemusí vytvářet zdroje, které již existují. Užitečné může být také sledování zdrojů napříč projekty.

K získání existujících zdrojů z firemního adresáře nebo z vašeho vlastního adresáře v aplikaci Outlook můžete použít jinou funkci projektu, která šetří čas.

Jak vytvořit sdílené soubory

Jak jednotlivé zdroje, tak obecné zdroje lze vytvořit v prázdném projektu jako fond zdrojů a uložit je na dostupné místo ve vaší firemní síti. Každý projektový manažer pak může tyto zdroje přiřadit ke svým vlastním projektům. Tyto projekty se pak označují jako soubory pro sdíleníprotože sdílejí zdroje z fondu zdrojů. Máte-li například fond údržbářů, které každý ve vaší výrobní společnosti přiřazuje k projektům, vytvořte soubor projektu s názvem Fondy zdrojů a zadejte všechny zdroje, které chcete sdílet, do zobrazení List zdrojů. Nebo vytvořte soubor fondu zdrojů s názvem CEO a nechte každého, kdo řídí projekty, které vyžadují zapojení generálního ředitele, a přiřaďte jej z tohoto centrálního umístění. Poté pomocí nástrojů pro sdílení zdrojů v Projectu přiřaďte tyto zdroje k úkolům v rámci vašeho plánu.

Když kdokoli použije přiřazení prostředků ze souboru sdílení, tyto informace se také uloží do souboru fondu zdrojů. Poté může kdokoli použít tento soubor k zobrazení alokací zdrojů napříč všemi projekty v organizaci.

Jak sbírat zdroje ze zdrojů pro řízení projektů

Pokud používáte Project v celé vaší společnosti, můžete mít fond zdrojů, centralizované úložiště společných zdrojů, které umožňuje projektovým manažerům přiřadit tyto zdroje k jejich různým projektům. Pomocí fondu zdrojů si můžete kdykoli vytvořit realističtější představu o vytíženosti zdrojů napříč všemi projekty.

Nepleťte si fondy zdrojů s podnikovými zdroji, které vyžadují nastavení Project Professional, Project Server a Microsoft Office Project Web App. Fond zdrojů je jednoduše soubor projektu, který obsahuje pouze seznam zdrojů v zobrazení List zdrojů a je uložen na sdílené síťové jednotce pro vaši pracovní skupinu nebo na firemním serveru. Kdokoli s přístupem k souboru fondu zdrojů může přiřadit prostředky, které obsahuje, k projektům. Fond zdrojů ušetří každému potíže s opakovaným vytvářením těchto zdrojů v jeho jednotlivých projektech.

Chcete-li získat přístup ke zdroji, který je dostupný celé vaší organizaci, postupujte takto:

Otevřete soubor fondu zdrojů a poté otevřete soubor, který bude souborem sdílejícího.

Při práci v souboru sdílejícího vyberte Zdroj → Fond zdrojů → Sdílet zdroje.
Zobrazí se dialogové okno Sdílet zdroje.

Určete zdroje pro projekt.
Pokud chcete určit, že projekt bude používat pouze své vlastní zdroje (výchozí nastavení), vyberte možnost Použít vlastní zdroje. Pokud chcete sdílet zdroje, vyberte možnost Použít zdroje a poté vyberte projekt ze seznamu Od.

Určete, co má Project dělat, když existuje konfliktní nastavení zdrojů, jako je základní kalendář zdrojů.
Pokud bude mít nastavení vašeho projektu přednost, vyberte možnost Sdílení má přednost. Pokud chcete, aby nastavení fondu vládlo, vyberte možnost Fond má přednost.

Dokončete proces kliknutím na tlačítko OK.
Všechny zdroje v zadaném fondu zdrojů jsou přidány do seznamu zdrojů vašeho vlastního projektu a připraveny k přiřazení k úkolům.

Po přidání sdíleného prostředku do projektu můžete aktualizovat informace o sdíleném prostředku v případě, že osoba, která tyto sdílené prostředky spravuje, provedla změnu, jako je zvýšení rychlosti zdroje za hodinu. Chcete-li to provést, vyberte Zdroj → Sdílení zdrojů → Obnovit fond zdrojů.

Pokud kdykoli zkombinujete samostatné projekty do jednoho hlavního projektu, Project vám umožní mít duplicitní zdroje. Pokud propojíte kombinované projekty a poté odstraníte duplicitní zdroj v hlavním projektu, odstraní se také v podprojektu. Lepším postupem je nechat všechny samostatné projekty sdílet prostředky z fondu zdrojů, aby při vytváření souboru hlavního projektu neexistovaly žádné duplicitní prostředky.

Čerpání zdrojů z fondů zdrojů vám šetří čas, protože tyto zdroje nemusíte opakovaně vytvářet. Můžete se však ptát, zda byste měli sledovat čas svého zdroje v souboru fondu zdrojů, abyste zjistili, zda je zdroj přeplněný. Většina projektů v reálném světě využívá zdroje, které nejsou vyhrazeny pouze jednomu projektu. Noví uživatelé Projectu jsou často zmateni, protože téměř každý člověk pracující na svých projektech tráví čas jinou prací, od obecné komunikace se spolupracovníky a klienty až po úsilí investované do jiných projektů. Měli by tito začátečníci vytvářet fondy zdrojů, aby zohlednili čas sdílený mezi několika projekty najednou?

Obecně řečeno, snažit se sledovat každou minutu dne každého zdroje a zjistit, zda zdroje fungují na 100 nebo 50 procent na vašich úkolech nebo jsou sdíleny mezi více projekty, znamená chaos. Položte si tuto otázku: Když tento zdroj pracuje na úkolu ve vašem projektu, zaměří se v tu chvíli na tento úkol? Pokud ano, možná nebudete muset dovádět se sledováním sdílených zdrojů v mnoha projektech. Zejména u kratších úkolů obvykle funguje dobře odolávat nutkání mikrořídit úsilí vašich zdrojů mimo vlastní projekt. Na druhou stranu, pokud máte zdroje, které pracují pouze polovinu času nebo rozdělujete čas mezi dva projekty běžně, zvažte použití nástrojů sdílených zdrojů ke sledování těchto zdrojů napříč projekty.

Jak importovat prostředky z aplikace Outlook

Project vám umožňuje ušetřit čas strávený zadáváním informací o zdrojích tím, že vám umožňuje čerpat zdroje z aplikace Outlook.

Chcete-li čerpat prostředky z aplikace Outlook, musíte ji nastavit jako výchozí e-mailový program: Otevřete aplikaci Outlook a až budete dotázáni, zda chcete, aby to byl váš výchozí program, řekněte ano.

Když do projektu vložíte jeden nebo více prostředků aplikace Outlook, přidají se do seznamu projektů s použitím názvu zdroje a e-mailové adresy, které existují v adresáři aplikace Outlook. Výchozí počáteční písmeno prvního písmene a typ práce jsou také předem přiřazeny. Poté můžete ke zdroji přidat jakékoli podrobnosti, které chcete.

Chcete-li vložit prostředky z adresáře aplikace Outlook, zobrazte zobrazení Seznam zdrojů a postupujte takto:

Přejděte na kartu Zdroj na pásu karet. Ve skupině Vložit klikněte na Přidat zdroje a poté klikněte na Adresář.
Zobrazí se dialogové okno Vybrat zdroje.

Klepněte na název zdroje v seznamu Název.

Klepnutím na Přidat umístěte vybraný název do seznamu Prostředky.

Opakováním kroků 2 a 3 přidejte do projektu všechny názvy zdrojů, které chcete importovat.

Až budete hotovi, klikněte na tlačítko OK.

Názvy se nyní objeví v seznamu zdrojů projektu a můžete je přiřadit k úkolům.

Další informace o správě zdrojů Microsoft Project najdete v tématu Jak spravovat zdroje v Microsoft Project 2019 .