Jak sdílet své dokumenty na SharePointu

Aplikace SharePoint založené na knihovnách vám umožňují bezpečně ukládat a sdílet soubory a také přidávají funkce, které vám pomáhají spravovat věci, jako je pracovní tok dokumentů (procesy, které lidem umožňují upravovat, komentovat a schvalovat dokumenty) a historie verzí (co se stalo s soubor a kdo co udělal).

Ačkoli sdílení souborů poskytuje jednu cestu přes složky k dokumentu, aplikace knihovny SharePoint vám poskytují jiné cesty k vystavení obsahu. K dokumentům můžete přistupovat přímo prostřednictvím prohlížeče, můžete je zobrazit ve webových částech a můžete je třídit a filtrovat podle jejich metadat a typů obsahu. A s knihovními aplikacemi můžete vystavit soubory podle názvu, nejen podle názvu souboru.

Aplikace Knihovna vám také poskytují více možností, jak se do nich dokumenty dostanou. Dokument můžete uložit do aplikace Knihovna pomocí klienta Microsoft Office, jako je Word nebo Excel, nebo můžete dokumenty odeslat e-mailem do aplikací Knihovna nebo přetáhnout z Průzkumníka Windows. A můžete vytvářet dokumenty přímo v aplikaci.

Bez ohledu na to, jak své dokumenty dostanete do aplikací Knihovna SharePointu, stačí je tam dostat – je mnohem snazší sdílet dokumenty se svými spolupracovníky v aplikaci, než používat sdílení souborů nebo přílohy e-mailů.

Aplikace SharePoint mohou být matoucí. Aplikace založená na seznamu je navržena tak, aby ukládala data do sloupců. Aplikace založená na knihovně je navržena tak, aby ukládala dokumenty a data o těchto dokumentech do sloupců. SharePoint 2013 se snaží zjednodušit celou diskusi o seznamu a knihovně a vše nazývá aplikací.

Když vytváříte aplikaci, dáte jí název a vyberete šablonu aplikace. Od této chvíle svou aplikaci pouze nazýváte jejím jménem. Můžete například vytvořit aplikaci Sales Pitch. Aplikace je navržena tak, aby uchovávala dokumenty prodejních nabídek. Protože aplikace uchovává dokumenty, používá šablonu aplikace Knihovna dokumentů.

Pokud jste zkušeným uživatelem SharePointu, může vám chvíli trvat, než se v této nové aplikaci zorientujete. Ale když si uvědomíte, že většina uživatelů nepřemýšlí v termínech seznamů a knihoven, a místo toho přemýšlí o tom, co seznam nebo knihovna dělá, je opravdu mnohem snazší vše nazvat aplikací.

Aplikaci může webový vývojář sestavit od začátku jako samostatnou aplikaci, takže taková aplikace není založena na seznamu nebo knihovně.