Jak přidat záznamy do seznamů dat v Excelu 2019

Po vytvoření názvů polí v Excelu a jednoho záznamu seznamu dat a jejich formátování jako tabulky jste připraveni začít zadávat zbývající data jako záznamy do následujících řádků seznamu. Nejpřímější způsob, jak to udělat v Excelu 2019, je stisknout klávesu Tab, když je kurzor buňky v poslední buňce prvního záznamu. Tím Excel přidá další řádek do seznamu dat, kde můžete zadat příslušné informace pro další záznam.

Při zadávání dat přímo do tabulky seznamu dat stiskněte klávesu Tab a přejděte k dalšímu poli v novém záznamu namísto klávesy →. Tímto způsobem, když dokončíte záznam v posledním poli záznamu, automaticky rozšíříte seznam dat, přidáte nový záznam a umístíte kurzor buňky do prvního pole tohoto záznamu. Pokud stisknutím tlačítka → dokončíte zadání, Excel jednoduše přesune kurzor buňky na další buňku mimo tabulku datového seznamu.

Pomocí tlačítka Formulář můžete přidat záznamy do seznamů dat aplikace Excel

Namísto zadávání záznamů seznamu dat přímo do tabulky můžete k zadávání záznamů použít datový formulář aplikace Excel. Jediným problémem při použití datového formuláře je, že příkaz k zobrazení formuláře v listu se seznamem dat není součástí příkazů pásu karet. K datovému formuláři se dostanete pouze přidáním jeho příkazového tlačítka na panel nástrojů Rychlý přístup nebo vlastní kartu pásu karet.

Chcete-li přidat toto příkazové tlačítko na panel nástrojů Excel Rychlý přístup, postupujte takto:

Klepněte na tlačítko Upravit panel nástrojů Rychlý přístup na konci panelu nástrojů Rychlý přístup a poté klepněte na položku Další příkazy v dolní části jeho rozevírací nabídky.

Excel otevře dialogové okno Možnosti aplikace Excel s vybranou kartou Panel nástrojů Rychlý přístup.

Příkazové tlačítko formuláře, které chcete přidat na panel nástrojů Rychlý přístup, je dostupné pouze po klepnutí na možnost Příkazy, které nejsou na pásu karet v rozevíracím seznamu Vybrat příkazy z.

Klikněte na možnost Příkazy, které nejsou na pásu karet v horní části rozevíracího seznamu Vybrat příkazy z.

Klepněte na tlačítko Formulář v seznamu Vybrat příkazy z a potom klepněte na tlačítko Přidat.
Excel přidá tlačítko Formulář na úplný konec panelu nástrojů Rychlý přístup. Pokud si to přejete, můžete klepnutím na tlačítka Posunout nahoru a Posunout dolů přemístit tlačítko Formulář na tomto panelu nástrojů.

Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno Možnosti aplikace Excel a vrátíte se do listu se seznamem dat.

Přidávání záznamů v Excelu přes datový formulář

Když poprvé klepnete na vlastní tlačítko formuláře, které jste přidali na panel nástrojů Rychlý přístup, Excel analyzuje řádek názvů polí a položek pro první záznam a vytvoří datový formulář. Tento datový formulář uvádí názvy polí dole na levé straně formuláře s položkami pro první záznam v příslušných textových polích vedle nich. Zde můžete vidět datový formulář pro novou databázi Data zaměstnanců; vypadá to jako přizpůsobené dialogové okno.

Zadejte druhý záznam datového seznamu v jeho datovém formuláři.

Datový formulář, který Excel vytvoří, obsahuje položky, které jste provedli v prvním záznamu. Datový formulář také obsahuje řadu tlačítek (na pravé straně), pomocí kterých můžete přidat, odstranit nebo vyhledat konkrétní záznamy v databázi. Přímo nad prvním tlačítkem (Nový) je v datovém formuláři uvedeno číslo záznamu, na který se díváte, následované celkovým počtem záznamů (1 z 1 při prvním vytvoření datového formuláře). Při vytváření nových záznamů se nad tímto tlačítkem místo čísla záznamu zobrazí Nový záznam.

Veškeré formátování , které přiřadíte konkrétním záznamům v prvním záznamu, se automaticky použije na tato pole v následujících záznamech, které zadáte, a použije se v datovém formuláři. Pokud například váš seznam dat obsahuje pole Telefon, musíte do pole Telefon v datovém formuláři zadat pouze deset číslic telefonního čísla, pokud je počáteční záznam telefonního čísla v prvním záznamu naformátován ve formátu Speciální telefonní číslo. . Tímto způsobem Excel vezme novou položku v souboru Telefon, jako je například 3075550045, a automaticky ji naformátuje tak, aby se v příslušné buňce seznamu dat objevila jako (307) 555-0045.

Proces přidávání záznamů do datového seznamu pomocí datového formuláře je jednoduchý. Když kliknete na tlačítko Nový, Excel zobrazí prázdný datový formulář (označený Nový záznam na pravé straně datového formuláře), který musíte vyplnit.

Po zadání informací pro první pole stiskněte klávesu Tab a přejděte k dalšímu poli v záznamu.

Páni! Nestiskněte klávesu Enter pro přechod na další pole v záznamu. Pokud tak učiníte, vložíte nový, neúplný záznam do databáze.

Pokračujte v zadávání informací pro každé pole a stisknutím klávesy Tab přejděte na další pole v databázi.

Pokud si všimnete, že jste udělali chybu a chcete upravit záznam v poli, které jste již prošli, stiskněte Shift+Tab pro návrat do tohoto pole.

Chcete-li položku nahradit, začněte psát.

Chcete-li upravit některé znaky v poli, stiskněte ← nebo klikněte na ukazatel I-paprsku v položce a vyhledejte bod vložení; odtud upravte záznam.

Při zadávání informací do určitého pole můžete zkopírovat záznam provedený v tomto poli z předchozího záznamu stisknutím Ctrl+' (apostrof). Stisknutím Ctrl+' například přenesete stejnou položku v poli Stav každého nového záznamu vpřed, když zadáváte řadu záznamů pro lidi, kteří všichni žijí ve stejném státě.

Při zadávání dat do pole data použijte konzistentní formát data, který Excel zná. (Zadejte například něco jako 7/21/98 .) Při zadávání PSČ, která někdy používají úvodní nuly, které nechcete, aby ze záznamu zmizely (jako je PSČ 00102), naformátujte první položku pole pomocí speciální Formát čísla PSČ . V případě ostatních čísel, která používají úvodní nuly, je můžete naformátovat pomocí formátu Text nebo vložit ' (apostrof) před první 0. Apostrof říká Excelu, aby s číslem zacházel jako s textovým štítkem, ale nezobrazuje se v samotné databázi. (Jediné místo, kde můžete vidět apostrof, je na řádku vzorců, když je kurzor buňky v buňce s číselným záznamem.)

Po zadání všech informací pro nový záznam stiskněte klávesu ↓. Nebo můžete místo klávesy ↓ stisknout Enter nebo kliknout na tlačítko Nový. Excel vloží nový záznam jako poslední záznam v databázi do listu a zobrazí prázdný datový formulář, do kterého můžete zadat další záznam.

Když přejdete na nový záznam v datovém formuláři, Excel vloží právě dokončený záznam jako poslední řádek seznamu.

Po dokončení přidávání záznamů do databáze zavřete datový formulář stisknutím klávesy Esc nebo kliknutím na tlačítko Zavřít v dolní části dialogového okna.

Úprava záznamů v Excelu v datovém formuláři

Poté, co je databáze v chodu a vy jste chytili zadávání nových záznamů, můžete začít používat datový formulář k provádění běžné údržby databáze. Můžete například použít datový formulář k vyhledání záznamu, který chcete změnit, a poté provést úpravy v konkrétních polích. Můžete také použít datový formulář k vyhledání konkrétního záznamu, který chcete odstranit, a poté jej vymazat z databáze.

• Vyhledejte záznam, který chcete upravit, v databázi vyvoláním jeho datového formuláře.
• Chcete-li upravit pole aktuálního záznamu, přejděte do tohoto pole stisknutím klávesy Tab nebo Shift+Tab a nahraďte záznam zadáním nového.
• Případně stiskněte ← nebo → nebo klikněte na kurzor paprsku I, přemístěte bod vložení a poté proveďte úpravy.
• Chcete-li pole zcela vymazat, vyberte jej a stiskněte klávesu Delete.

Způsoby, jak se dostat ke konkrétnímu záznamu v Excelu 2019

Pro smazání celého záznamu z databáze klikněte v datovém formuláři na tlačítko Smazat. Excel zobrazí výstražné pole s následujícím vážným varováním:

Zobrazený záznam bude trvale smazán

Chcete-li odstranit záznam zobrazený v datovém formuláři, klikněte na OK. Chcete-li hrát na jistotu a zachovat záznam nedotčený, klikněte na tlačítko Zrušit.

Pomocí funkce Zpět nelze vrátit záznam, který jste odstranili tlačítkem Smazat! Excel si rozhodně nedělá legraci, když varuje trvale smazané. Před zahájením odstraňování starých záznamů si preventivně vždy uložte záložní verzi listu s databází.