Jak přidat doplněk Excel pro finance a operace do Dynamics 365

Finance a Excel jdou ruku v ruce. Tvůrci Dynamics 365 znají hodnotu integrací a chápou důležitost Excelu. Účetní žijí a dýchají excelové tabulky. Bez rozsáhlé, efektivní a snadno použitelné integrace Excelu je hodnota vašeho finančního softwaru vážně omezena.

Abyste ze svého ERP systému vytěžili maximum, musíte být schopni extrahovat data ze svého ERP systému do Excelu pouhým stisknutím tlačítka. Musíte být schopni vytvářet deníkové záznamy v šabloně Excel a načítat je do vašeho ERP systému kliknutím myši. Potřebujete živé propojení mezi excelovými sešity a záznamy v rámci vašeho ERP systému, aby při aktualizaci záznamu někým ve vaší organizaci vaše excelová tabulka tuto změnu zohlednila, jakmile odkaz obnovíte. V dnešní době nestačí mít možnost pumpovat zastaralé datové extrakty z vašeho ERP do Excelu. Naštěstí doplněk Excel pro finance a provoz poskytuje robustní integraci mezi Dynamics 365 a Excelem pro Office 365.

Integrace Dynamics 365 funguje pouze s nejnovější verzí Excelu; v ideálním případě byste měli používat Office 365 spolu s Dynamics 365, obě cloudové verze. Ujistěte se, že vaše verze Excelu je alespoň 16.0.6868.2060. Chcete-li zobrazit číslo verze, spusťte Excel, z nabídky Soubor vyberte Účet a poté vyberte O Excelu. Číslo verze se zobrazí v levém horním rohu okna O aplikaci.

Způsob, jakým Excel spolupracuje s Dynamics 365 for Finance and Operations, je prostřednictvím doplňku Excelu. Excel add-in je program nainstalovat, který rozšiřuje funkčnost aplikace Excel. Tyto doplňkové programy jsou navrženy speciálně pro Excel a nespouštějí se mimo Excel; spíše zvyšují to, co Excel umí. Některé ze způsobů, jak doplňky rozšiřují Excel, jsou zahrnutí těchto položek:

• Webová podokna úloh a podokna obsahu: Zobrazují data z jiné aplikace, která souvisí s daty ve vaší tabulce Excel, a umožňují vám s nimi pracovat.
• Vlastní položky nabídky a tlačítka pásu karet: Poskytují vám více funkcí a funkcí
• Dialogová okna: Umožňují vám poskytnout další informace nebo ověřit procesy před jejich spuštěním

Doplněk, který potřebujete k integraci Excelu s Dynamics 365, je doplněk Microsoft Dynamics Office. Chcete-li jej nainstalovat, postupujte takto:

Spusťte aplikaci Microsoft Excel.

Na kartě Vložit klikněte ve skupině Doplňky na tlačítko Uložit. Případně, pokud používáte verzi Excel Online, klikněte na tlačítko Doplňky Office a poté na tlačítko Obchod v okně Doplňky Office, které se zobrazí.
Otevře se Office Store.

Podívejte se na způsob navigace v nabídce k tlačítku Doplňky v online verzi. oproti plným verzím Excelu.

Tlačítko Store slouží k vyhledání doplňku aplikace Excel.

Podívejte se na způsob navigace v nabídce k tlačítku Doplňky v plné verzi aplikace Excel.

Tlačítko Doplňky Office nalezené v Excelu Online.

Do textového pole Hledat v obchodě zadejte Dynamics a stiskněte Enter.

Ve výsledcích klikněte na odkaz Doplněk Microsoft Dynamics Office.

Klepněte na tlačítko Přidat.

V zobrazeném dialogovém okně vyberte možnost Důvěřovat tomuto doplňku.

Musíte zadat, že doplňku důvěřujete pouze při prvním spuštění, nikoli pokaždé.

Zadejte adresu URL vaší instance tenanta Finance and Operations.
Můžete jej zkopírovat a vložit do pole Adresa URL serveru.

Smažte vše za názvem hostitele.

Výsledná adresa URL by měla mít pouze název hostitele, jako v https://xxx.dynamics.com, kde xxx zastupuje váš název hostitele.

Vyberte OK a poté potvrďte změnu výběrem Ano.

Doplněk se restartuje.

Načtou se metadata (seznamy tabulek a dostupných polí, které můžete upravovat v Excelu).

Tlačítko Design je nyní aktivní. Tlačítko Návrh umožňuje vám nebo vašemu IT oddělení určit kontaktní body mezi Excelem a entitami (typy záznamů) v Dynamics 365 for Finance and Operations, jako jsou zákazníci, dodavatelé a nákupní objednávky.

Z Excelu Online můžete přepnout na plnou (nainstalovanou) verzi Excelu (za předpokladu, že ji máte nainstalovanou) kliknutím na tlačítko Upravit v Excelu v Excel Online na horní liště nabídek.

Přidávání, odstraňování a aktualizace dat entit (jako jsou dodavatelé, zákazníci, faktury a prodejní objednávky) se běžně provádí na obrazovkách samotného systému ERP, nikoli v Excelu. Doplněk vám však umožňuje vytvářet, aktualizovat nebo odstraňovat datové záznamy entit ERP z aplikace Excel, i když toto nastavení není jednoduché z celé řady důvodů, včetně těchto:

• Nemůžete přidávat záznamy, aniž byste se ujistili, že jste zahrnuli všechna povinná pole.
• Musíte zadat pole, které je primárním klíčem (jedinečné ID číslo) pro danou entitu. Například ID zákazníka může být jedinečný primární klíč kmenové tabulky zákazníků, ale při práci s fakturami nebo nákupními objednávkami nebo jinými, složitějšími tabulkami může být primární klíč složený klíč složený z více polí.
• Pokud se pokusíte odstranit záznam, který se používá v jiných souvisejících tabulkách, můžete obdržet chyby. Tomu se říká omezení cizího klíče. Nemůžete například odstranit prodejce, pokud je tento prodejce použit na fakturách, které jsou součástí vaší historie fakturace.

Při navrhování integrací, které mění data ve vašem systému Dynamics 365 ERP z Excelu, požádejte o pomoc své IT oddělení nebo kvalifikovanou partnerskou konzultační firmu Dynamics 365. Tato funkce funguje skvěle, ale musí ji správně nakonfigurovat odborník. Přinejmenším začněte se zobrazením dat aplikace Excel pouze pro čtení v Dynamics 365 for Finance and Operations.

Pokud nemáte žádné odborníky, kteří by vám pomohli, možná budete chtít začít s vytvářením integrací Excelu, které jsou pouze zobrazením dat Dynamics 365 ERP zobrazených v Excelu pouze pro čtení, bez příkazů aktualizace, vkládání nebo odstraňování; ty jsou bezpečnější, protože nemohou způsobit poškození dat v systému ERP.

Poté, co vy nebo někdo z vašeho oddělení IT nebo váš autorizovaný poskytovatel řešení nastaví datový konektor pomocí Návrháře, který je součástí doplňku Microsoft Dynamics Office, se datový konektor zobrazí v podokně napravo od tabulky. . Aktualizace dat můžete publikovat (jinými slovy uložit) zpět do systémů Microsoft Dynamics. Tyto aktualizace jsou zpracovávány funkcí v Microsoft Dynamics nazývanou služby OData (open data protocol). V doplňku Dynamics Office jsou nyní podporovány pouze dotykové body dostupné ve službách OData. Pokud se při publikování změn zobrazí chyba, zvýrazní se řádek s chybou. Zobrazí se také zpráva udávající počet řádků, které byly odstraněny, přidány nebo aktualizovány.