Jak používat SharePoint Team Services s aplikací Outlook 2013

Společnost Microsoft ve skutečnosti poskytuje více než jednu metodu použití aplikace Outlook 2013 ke spolupráci s dalšími lidmi. SharePoint Team Services se připojuje k Outlooku a pomáhá vám spolupracovat. SharePoint je v podstatě online nástroj pro spolupráci, který vám pomáhá koordinovat schůzky, projekty a aktivity a také sdílet dokumenty s ostatními lidmi.

SharePoint ale může také nastavit složky v Outlooku, takže můžete vidět klíčové informace (jako jsou dokumenty, kalendáře a úkoly) z webu SharePoint, i když nejste online. SharePoint poskytuje některé užitečné funkce pro spolupráci, které můžete použít s lidmi mimo vaši organizaci.

Ve většině případů nemáte na výběr, zda chcete používat Microsoft Exchange nebo SharePoint Team Services; někdo jiný (například správce systému) to rozhodne za vás. Ve skutečnosti možná budete muset použít oba produkty; Outlook se bez problémů připojí k Exchange a SharePointu současně.

Je pravděpodobné, že pokud se někdy zapojíte do SharePoint Team Services, uděláte to proto, že vás někdo požádá, abyste se připojili ke sdílenému týmu. Pokud se nikdo nikdy neptá, nemusíte na to myslet a následující části můžete přeskočit.

Připojte se k týmu SharePoint

Prvním klíčem k odemknutí SharePointu je e-mail, který vás žádá, abyste se připojili k týmu SharePointu. Zpráva je obyčejný e-mail, který obsahuje vaše uživatelské jméno, heslo a odkaz na web SharePoint.

Klikněte na odkaz.

Váš webový prohlížeč se otevře na stránce věnované aktivitám týmu, do kterého jste byli požádáni, abyste se připojili. Každý web SharePoint vypadá jinak; klikněte na odkazy na stránce, abyste viděli, co nabízí.

Přihlaste se pomocí jména a hesla, které jsou v e-mailu.

Propojte Outlook s daty SharePointu

Některé části webu SharePoint lze propojit s Outlookem, takže informace z webu se automaticky zobrazí v Outlooku. Pokud na webu SharePointu vidíte ikonu s názvem Připojit k Outlooku, můžete na tuto ikonu kliknout a odeslat informace z této stránky přímo do Outlooku.

Získejte přístup k datům SharePoint z aplikace Outlook

Microsoft Office je úzce integrován se SharePointem. Pokud jsou vám udělena správná oprávnění, může Outlook přistupovat k téměř všem informacím na webu SharePoint a udržovat verze dokumentů uložených na webu SharePoint v synchronizaci s těmi, které jsou uloženy ve vašich systémech – a naopak.

Informace, které SharePoint odesílá do Outlooku, se zobrazují v jeho vlastní sadě složek SharePointu. Pokud klepnete na tlačítko Pošta na navigačním panelu, uvidíte, že SharePoint obsahuje složky jako součást seznamu. Kliknutím na libovolnou složku SharePoint zobrazíte, co je uvnitř.

Tyto složky mají sdílené dokumenty, jako jsou soubory Word, Excel a PowerPoint. Když vyberete dokument, zobrazí se jeho náhled v podokně čtení – pokud na dokument poklepete, dokument se otevře ve své vlastní aplikaci, jako je Word.

Pokud máte správná oprávnění, můžete dokument upravovat offline a poté aktualizovaný dokument odeslat na web SharePoint se svými změnami. Obvykle však nemůžete přidávat nové položky do složek SharePoint přímo prostřednictvím aplikace Outlook. Místo toho obvykle přidáváte informace do SharePointu prostřednictvím příslušné aplikace Microsoft Office (jako je Word) nebo po přihlášení k webu SharePoint pomocí webového prohlížeče.

Sdílené kalendáře a úkoly SharePointu můžete zobrazit v Outlooku přesně stejným způsobem, jakým prohlížíte kalendáře Outlooku nebo informace o úkolech. Zobrazují se ve stejných seznamech jako vaše vlastní kalendáře a úkoly – dokonce si můžete prohlížet sdílené kalendáře vedle sebe s vaším vlastním kalendářem. Pokud máte správná oprávnění, můžete měnit kalendáře a úkoly nebo vytvářet nové položky.

Kdy tedy s největší pravděpodobností budete používat SharePoint a kdy budete používat Exchange? Exchange je nejvhodnější pro komunikaci, plánování a nastavování úkolů mezi lidmi, kteří sdílejí stejný e-mailový systém, zatímco SharePoint je vhodnější pro lidi, kteří potřebují spolupracovat na sdílených dokumentech a informacích – zejména pro ty, kteří nesdílejí totéž. e-mailový systém nebo firemní zdroje.