Jak používat rychlé vyplnění v Excelu 2016

Funkce Flash Fill v Excelu 2016 vám dává možnost vzít část dat zadaných do jednoho sloupce tabulky listu a zadat pouze tato data do nového sloupce tabulky pomocí několika úhozů kláves. Série záznamů se objeví v novém sloupci doslova bleskově (tedy její název Flash Fill).

Druhý Excel 2016 detekuje vzor ve vašich počátečních položkách dat, zbytek položek v této řadě se okamžitě objeví v prázdných buňkách v řádcích níže, které pak můžete zadat jediným stisknutím klávesy. A krásné je, že to vše se děje, aniž byste museli konstruovat nebo kopírovat jakýkoli druh vzorce.

Flash Fill nejlépe pochopíte, když ho uvidíte v akci. Na následujícím obrázku vidíte novou datovou tabulku sestávající ze čtyř sloupců. Buňky v prvním sloupci této tabulky obsahují celá jména klientů (první, prostřední a poslední), vše dohromady v jedné položce. Do druhého, třetího a čtvrtého sloupce je třeba zapsat pouze první, prostřední a příjmení (aby bylo možné v pozdravech formulářových e-mailů a dopisů použít konkrétní části jmen klientů jako v , „Ahoj Keithe“ nebo „Vážený pane Harpere“).

Tabulka dat obsahující celá jména, která je třeba rozdělit do samostatných sloupců pomocí Flash Fill.

Spíše než ručně zadávat jméno, prostřední jméno nebo příjmení do příslušných sloupců (nebo se snažit zkopírovat celé jméno klienta ze sloupce A a poté upravit části, které nejsou potřeba ve sloupcích Jméno, Prostřední jméno a Příjmení), můžete použít Flash Fill k rychlému a efektivnímu provedení práce. A takto to uděláte:

Napište Keith do buňky B2 a dokončete zadání pomocí šipky dolů nebo klávesy Enter.

Když dokončíte tento záznam pomocí klávesy se šipkou dolů nebo klávesy Enter na klávesnici, Excel přesune ukazatel buňky do buňky B3, kde stačí zadat první písmeno dalšího názvu Flash Fill, abyste získali obrázek.

V buňce B3 zadejte pouze J, první písmeno křestního jména druhého klienta.

Flash Fill okamžitě provede manévr typu Automatické vyplňování tím, že navrhne zbytek křestního jména druhého klienta, Jonas, jako text, který se má zadat do této buňky. Flash Fill zároveň navrhuje zadat všechna zbývající křestní jména z celých jmen ve sloupci A ve sloupci B.

Dokončete zadání Jonase v buňce B3 stisknutím klávesy Enter nebo šipky.

Ve chvíli, kdy dokončíte zadávání dat v buňce B3, je sloupec Křestní jméno hotov: Excel zapíše všechna ostatní křestní jména do sloupce B současně (ber to, Barry Allene)!

Chcete-li dokončit tuto ukázkovou tabulku jmen zadáním středního a příjmení do sloupců C a D, jednoduše opakujte tyto kroky v těchto sloupcích. Zadáte první prostřední jméno, Austen , z buňky A2 do buňky C2 a poté zadejte W do buňky C3. Dokončete záznam v buňce C3 a položky druhého jména v tomto sloupci jsou hotové. Podobně zadáte křestní příjmení Harper z buňky A2 do buňky D2 a poté do buňky D3 napíšete S. Dokončete záznam v buňce D3 a záznamy příjmení pro sloupec D jsou hotové, čímž se dokončí celá datová tabulka.

Pamatujte, že Flash Fill dokonale funguje při extrahování částí delších datových položek ve sloupci za předpokladu, že všechny položky mají stejný vzor a používají stejný typ oddělovačů (mezery, čárky, pomlčky a podobně). Například na obrázku je anomálie v položkách celého jména v buňce A9, kde je místo celého druhého jména zadána pouze prostřední iniciála s tečkou. V tomto případě Flash Fill jednoduše zadá M do buňky C9 a vy musíte ručně upravit jeho záznam, abyste přidali potřebnou tečku.