Jak používat ověřování dat k udržení čistých dat aplikace Excel

Jedním z užitečných příkazů souvisejících s udržováním vašich excelových dat v čistotě je příkaz Data Validation. Pomocí tohoto příkazu popíšete, jaké informace lze zadat do buňky. Příkaz také umožňuje zadat zprávy, které poskytují informace o vstupu dat, a chybové zprávy, které se pokoušejí někomu pomoci opravit chyby při zadávání dat.

Chcete-li použít ověření dat, postupujte takto:

1Vyberte rozsah listu, kam budou data k ověření uložena.

Můžete to provést přetažením myši nebo pomocí navigačních kláves.

2Výběrem příkazu Ověření dat na kartě Data sdělte Excelu, že chcete nastavit ověřování dat pro vybraný rozsah.

Excel zobrazí dialogové okno Ověření dat.

3Na kartě Nastavení v dialogovém okně Ověření dat použijte textová pole Kritéria ověření k popisu platných dat.

Pomocí voleb z rozevíracího seznamu Povolit můžete například zadat, jaké typy informací mohou být v rozsahu: celá čísla, desetinná čísla, hodnoty ze seznamu, platná data, platné časy, text určité délky a již brzy.

Pomocí voleb z rozevíracího seznamu Data dále definujte svá ověřovací kritéria. Pole rozevíracího seznamu Data poskytuje několik srovnání, která lze provést jako součást ověřování: mezi, ne mezi, rovno, ne rovno, větší než atd.

V případě potřeby upřesněte ověřovací kritéria pomocí některého z dalších dostupných rozevíracích seznamů. Poznámka: Další možnosti ověřovacích kritérií závisí na tom, co zadáte do rozevíracích seznamů Povolit a Data. Pokud označíte, že chcete povolit pouze celá čísla mezi určitým rozsahem minimálních a maximálních hodnot, Excel nabízí textová pole Minimum a Maximum, do kterých můžete rozsah zadat nebo definovat.

Pokud však vyberete jiné položky z rozevíracích seznamů Povolit nebo Data, zobrazí se na kartě Nastavení další textová pole. Jinými slovy, Excel přizpůsobí kartu Nastavení v závislosti na druhu kritérií ověření, která definujete.

4Dolaďte ověření.

Poté, co popíšete ověřovací kritéria, zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí (zrušte zaškrtnutí) políčka Ignorovat prázdné, abyste označili, zda jsou povoleny prázdné buňky.

5Zvažte rozšíření rozsahu ověřování dat.

Zaškrtněte políčko Použít tyto změny na všechny ostatní buňky se stejným nastavením, abyste označili, zda mají být ověřovací kritéria rozšířena na další podobné buňky.

Klepněte na tlačítko Vymazat vše a Excel vymaže (odstraní) ověřovací kritéria.

6Na kartě Vstupní zpráva v dialogovém okně Ověření dat zadejte vstupní zprávu.

Karta Vstupní zpráva vám umožňuje sdělit aplikaci Excel, aby zobrazila malou zprávu, když je vybrána buňka se zadaným ověřením dat. Chcete-li vytvořit vstupní zprávu, zadejte název zprávy do textového pole Název a text zprávy do textového pole Vstupní zpráva. Ujistěte se, že je zaškrtnuto políčko Zobrazit vstupní zprávu, když je vybrána buňka.

7Na kartě Error Alert v dialogovém okně Data Validation zadejte chybovou zprávu.

Můžete také zadat chybovou zprávu, kterou Excel zobrazí, když se někdo pokusí zadat neplatná data.

Chcete-li vytvořit chybovou zprávu, nejprve ověřte, zda je zaškrtnuto políčko Zobrazit upozornění na chybu po zadání neplatných dat. Poté pomocí rozevíracího seznamu Styl vyberte, co má Excel udělat, když narazí na neplatná data: Zastavit zadávání dat o uživateli bez nesprávného zadání dat nebo jednoduše zobrazit informační zprávu po zadání dat.

8Stejně jako při vytváření vstupní zprávy zadejte název chybové zprávy do textového pole Název. Poté zadejte celý text chybové zprávy do textového pole Chybová zpráva.

Zajímají vás možnosti v rozevíracím seznamu Styl? Styl výstrahy chyby určuje, jaká příkazová tlačítka se zobrazí chybová zpráva, když se někdo pokusí zadat chybná data. Pokud je styl chyby Stop, zobrazí se v okně s chybovou zprávou příkazová tlačítka Opakovat a Storno.

Pokud je styl chyby Varování, zobrazí se v okně s chybovou zprávou příkazová tlačítka Ano, Ne a Storno. Pokud je styl chyby Informační, zobrazí se v okně s chybovou zprávou příkazová tlačítka OK a Storno.