Jak používat Microsoft Teams

Microsoft Teams je k dispozici uživatelům, kteří mají licence s následujícími firemními předplatnými Office 365 : E1, E3, E5, Business Premium a Business Essentials. Ve vzdělávacích plánech je k dispozici v předplatném A1, A1 Plus, A5 a A3. Jsou připraveny plány na zavedení Teams ve vládním cloudu.

K týmům lze přistupovat z webového prohlížeče, desktopové aplikace nebo mobilní aplikace. Maximální počet uživatelů, kteří mají přístup k plné funkčnosti Teams, je založen na počtu licencovaných uživatelů v organizaci. Přístup hosta je povolen, což znamená, že uživatelé z jiných tenantů Office 365 mohou být pozváni do centra Teams organizace bez nutnosti dalších licencí.

S Teams můžete vést audio a video hovory jeden na jednoho nebo skupinové. Můžete sdílet obrazovky během webových konferencí, plánovat schůzky a nahrávat schůzky. Každý uživatel má navíc k dispozici až 1 TB úložného prostoru.

Z pohledu správce nabízí Teams nástroje pro správu uživatelů a aplikací třetích stran. Existují sestavy pro shromažďování použití a nastavení, které lze konfigurovat pomocí zásad specifických pro danou organizaci. Pro klid duše nabízí Microsoft pro Teams 99,9 procenta finančně podporovanou smlouvou o úrovni služeb (SLA).

Prohlídka uživatelského rozhraní Microsoft Teams

Tabs, bot, @mentions a red bangs jsou jen součástí nového žargonu, který si budete muset přidat do své slovní zásoby, abyste mohli používat Teams. To za předpokladu, že jste již důvtipný uživatel sociálních médií, který ví, o čem jsou emotikony, nálepky a gify.

Pojďme si projít uživatelské rozhraní Teams. Když spustíte desktopovou aplikaci, první obrazovka, kterou uvidíte po přihlášení, je uvedena níže.

Uživatelské rozhraní počítače Teams.

• Lišta aplikací: Zde můžete přejít do různých sekcí v Teams. Nahoře uvidíte následující ikony:
  • Aktivita je místo, kde najdete zmínky, odpovědi a další oznámení.
  • Chat je místo, kde uvidíte své nedávné individuální nebo skupinové chaty a svůj seznam kontaktů.
  • Teams zobrazuje všechny týmy, kterých jste členem.
  • Schůzky se synchronizují s kalendářem aplikace Outlook a zobrazují všechny vaše nadcházející schůzky.
  • Soubory agreguje všechny soubory ze všech týmů, kterých jste členem. Je to také místo, kde máte přístup k osobnímu úložišti OneDrive pro firmy.
  • […] zahrnuje odkazy na aplikace, které jsou svázány s Teams a kanály v rámci Teams.
  • Store vás zavede do aplikací a služeb, které lze integrovat do Teams.
  • Zpětná vazba vás přenese na hlasovou stránku uživatele Microsoft Teams, kde můžete zanechat zpětnou vazbu ke službě.
• Sekce Týmy: Nahoře je na liště aplikací vybrána ikona Týmy, takže se zde zobrazuje seznam týmů, kterých jsme členy.
• Kanál: Vyhrazená sekce v rámci týmu pro uspořádání konverzací a úkolů do konkrétních témat nebo projektů.
• Tlačítko Připojit se nebo vytvořit tým: Kliknutím na toto tlačítko se dostanete do procesu vytvoření nebo připojení k týmu. Toto tlačítko je viditelné pouze tehdy, když je na liště aplikací vybrána ikona Teams.
• Tlačítko Nový chat: Kliknutím na toto tlačítko vyberete ikonu Chat na liště aplikací a umožní vám zahájit nový chat s jednotlivcem nebo skupinou.
• Panel příkazů: Tento panel v horní části se používá k dotazování aplikací nebo vyhledávání v Teams.
• Karty: Pomocí těchto karet můžete přepínat mezi různými stránkami Teams. Konverzace a soubory jsou automaticky zahrnuty; karta se znaménkem + vám umožňuje přidávat zástupce k obsahu v Teams.
• Kanálové konverzace: Tato sekce zobrazuje všechny konverzace ve vybraném kanálu. Chaty v kanálových konverzacích jsou trvalé, takže pokud jste byli pryč, můžete je snadno procházet, abyste je mohli zachytit, až se vrátíte. Chaty mohou obsahovat vizuální indikátory, jako je @zmínka, která označuje, že chat konkrétně zmiňuje uživatele, nebo červenou ránu, která označuje vysokou důležitost. Vezměte na vědomí, že chaty jsou otevřeny podle návrhu, takže každý v týmu má přehled o konverzaci, což v případě potřeby pomáhá urychlit proces rozhodování.
• Pole pro psaní: Zde můžete napsat zprávu a zahájit konverzaci. Můžete poslat rychlý chat nebo rozbalit pole Napsat, abyste získali přístup k bohatým formátovacím nástrojům.
• Ikona Odeslat: Až budete připraveni sdílet svůj chat, klikněte na ikonu Odeslat a odešlete chat do týmu.

Získání nápovědy z panelu příkazů Microsoft Teams

Používání Teams je intuitivní, ale pokud potřebujete rychlou pomoc, panel příkazů je vaším jediným cílem pro pomoc. Můžete vyhledávat v konverzacích, uživatelích, souborech a aplikacích. Pokud například zadáte do příkazového řádku slovo „spustit“, v levém podokně se zobrazí výsledky hledání seskupené podle zpráv, lidí a souborů.

Výsledky vyhledávání na panelu příkazů.

Příkaz můžete také spustit přímo z panelu příkazů zadáním lomítka ( / ). Tato akce zobrazí dostupné příkazy nebo zkratky. Chcete-li spustit příkaz, vyberte příslušný příkaz ze seznamu.

Zkratky příkazu lomítko.

Spolupráce v centru Microsoft Teams

Mnozí se domnívají, že fenomén „e-mailového stromu“ byl izolovaný v prostředí velkých podniků, ale často zvedá svou ošklivou hlavu i v malých organizacích.

Představte si následující scénář: Někdo pošle e-mail třem lidem s žádostí o vyjádření k něčemu. Dva z příjemců okamžitě reagují. Příjemce č. 3 odpoví příjemci č. 2, ale zapomene odpovědět všem. Nyní má příjemce č. 2 informace, které ostatní nemají. Příjemce č. 1 poté přepošle e-mail další osobě (příjemce č. 4), která všem odpoví svou zpětnou vazbou, která nezohledňuje to, co již bylo probráno předtím, než byl zapojen. Docela brzy všem vybuchne poštovní schránka s odpověďmi na odpovědi a odpověďmi na všechny, že odesílatel nakonec frustrovaně rozhazuje rukama, protože se jí konverzace vymkla z rukou a ona tráví příliš mnoho času, aby se všichni dostali do tempa. Kromě toho musí nyní veškerou zpětnou vazbu sloučit ručně.

Díky Teams zmizí e-mailové stromy. V Teams se může odesílatel vyhnout předchozímu scénáři tím, že nahraje soubor do kanálu Teams, @zmíní se o lidech, od kterých potřebuje zpětnou vazbu, a začne konverzaci přímo z dokumentu v Teams. Tímto způsobem každý uvidí komentáře a úpravy všech. Nová osoba, která se připojí ke konverzaci, se může posouvat nahoru a dostat se do tempa a všichni jsou šťastní.

Zahájení konverzace o dokumentu v Teams.

Vytvoření a správa centra Microsoft Teams

Abyste mohli spolupracovat v Teams, musíte být buď členem centra Teams, nebo jeho tvůrcem. Chcete-li vytvořit tým:

Na liště aplikací klikněte na Týmy.

Klikněte na odkaz Připojit se nebo vytvořit tým, který se zobrazí v dolní části lišty Aplikace.

Klikněte na kartu Vytvořit tým.

Zadejte název a popis týmu.

Vyberte nastavení ochrany osobních údajů pro svůj tým (soukromý nebo veřejný).

Private Team znamená pouze vlastníci týmu mohou přidávat členy, zatímco veřejný Team se rozumí osoba ve vaší organizaci mohou připojit ke skupině.

Klepněte na tlačítko Další.

Přidejte členy do svého týmu přidáním jména, e-mailové adresy, distribučního seznamu nebo skupiny zabezpečení s povolenou poštou do pole Přidat.

Tým může mít maximálně 2 500 členů z vaší organizace nebo externích uživatelů prostřednictvím zabezpečeného přístupu hostů.

Volitelně můžete vybrat roli člena týmu (vlastníka nebo člena) kliknutím na šipku rozevírací nabídky vedle položky Člen.
Pokud to zapomenete udělat, můžete typ členství aktualizovat později.

Klepněte na tlačítko Zavřít.

Funkce správy týmu jsou přístupné kliknutím na elipsy vedle názvu týmu na liště aplikací. K dispozici jsou následující možnosti správy:

• Správa týmu spustí kartu Členové, kde můžete přidávat nebo odebírat členy, měnit roli člena nebo hledat člena.
• Přidat kanál spustí dialogové okno, kde můžete zadat název kanálu a popis kanálu.
• Přidat členy otevře dialogové okno, ve kterém můžete zadat jména lidí, distribuční seznamy nebo skupiny zabezpečení s povolenou poštou, které chcete přidat do svého týmu.
• Opustit tým spustí ověřovací okno, které vás požádá o potvrzení vašeho záměru opustit tým.
• Upravit tým otevře dialogové okno, kde můžete změnit název týmu, popis týmu a nastavení soukromí.
• Získat odkaz na tým spustí dialogové okno, kde můžete zkopírovat adresu URL týmu a sdílet ji s ostatními.
• Smazat tým spustí ověřovací okno, které vás požádá o potvrzení vašeho záměru smazat tým.

Vedení členů týmu.

Chatování v Microsoft Teams

Když je do týmu přidán nový člen, tento člen automaticky získá přístup ke všem předchozím konverzacím, souborům a dalším typům informací sdílených v centru týmu. To je zvláště užitečné pro zařazení nového člena týmu do projektu. Není třeba přemýšlet o tom, jaké soubory přeposlat, aby se nový člen zrychlil, protože se může sám obsluhovat z obsahu dostupného v centru nebo jednoduše požádat o pomoc ostatní prostřednictvím chatu.

Chcete-li zahájit chat, klikněte na pole pro psaní zprávy a začněte psát zprávu v sekcích Aktivita, Chat nebo Týmy. Až budete hotovi, klikněte na ikonu Odeslat a odešlete zprávu. V závislosti na kultuře vašeho týmu můžete své chaty okořenit emotikony, Giphys nebo nálepkami. Po kliknutí na tyto ikony pod polem pro psaní najdete různé možnosti.

Někdy mohou být konverzace v týmu hlučné, když mnoho členů mluví o různých tématech. Chcete-li s tím pomoci, využijte funkci zpráv ve vláknech v Teams tím, že odpovíte přímo na konkrétní zprávu, takže odpověď bude v kontextu s původní zprávou.

Sdílení souborů v Microsoft Teams

Když vytvoříte centrum Teams, v backendu se automaticky vytvoří web SharePoint, který zase vytvoří knihovnu dokumentů pro každý kanál. Soubory nahrané do kanálu Teams se zobrazí na kartě Soubory a jsou uloženy v knihovně dokumentů SharePointu. Ve skutečnosti můžete kliknout na elipsy vedle názvu souboru a pak zvolit otevření souboru z jeho umístění na SharePointu .

Otevření souboru na SharePointu z Teams.

Sdílení souboru v Teams:

Na liště aplikací vyberte Týmy.

Napište zprávu v poli Napsat zprávu z kanálu.

Klikněte na ikonu Připojit (vypadá jako kancelářská sponka) pod polem Vytvořit a vyberte zdroj přílohy, kterou chcete sdílet.

Vyberte soubor ze zdroje a nahrajte jej.

Soubor, který jste nahráli, bude nyní vložen do zprávy.

Kliknutím na ikonu Odeslat (vypadá jako letadlo) odešlete zprávu.
Soubor, který jste sdíleli, se také zobrazí na kartě Soubory.

Případně můžete přejít přímo na kartu Soubory a kliknutím na tlačítko Odeslat soubor nahrát. Jakmile je soubor nahrán, kliknutím na název souboru jej otevřete. Po otevření můžete zahájit konverzaci o dokumentu s ostatními.

Setkání a konference způsobem Microsoft Teams

Chaty a konverzace v Teams jsou zábavné způsoby, jak komunikovat s ostatními. Někdy je však efektivnější si rychle zavolat se členy týmu, abychom problém vyřešili, než jít tam a zpět v chatu. Naštěstí Teams poskytuje kompletní řešení pro schůzky s podporou pro audio a video konference. Protože funkce volání jsou integrovány do Teams, nemusíte se odhlašovat z Teams a spouštět samostatnou aplikaci, abyste mohli zahájit ad-hoc schůzku.

Pro formálnější schůzky můžete naplánovat schůzku podobně jako nastavování schůzek v Outlooku. Schůzky, které vytvoříte v Teams, se zobrazí ve vašem kalendáři Outlooku .

Nastavení improvizované schůzky Microsoft Teams

Řekněme například, že si povídáte se třemi členy vašeho týmu o problému. Po dlouhé době tam a zpět a čekací době mezi tím jste se rozhodli, že je mnohem rychlejší prostě zavolat a promluvit si o problému. Zahájení improvizované schůzky:

Odpovězte na vlákno konverzace a klikněte na ikonu Video, která se zobrazí v dolní části pole Napsat.

V okně videa, které se objeví, zadejte předmět hovoru.

Zapněte nebo vypněte videokameru a vyberte si mezi sdílením videa nebo pouze zvuku.

Kliknutím na Meet Now zahájíte konferenci.

Otevře se okno konference s podoknem napravo, kde můžete pozvat ostatní, aby se ke schůzce připojili.

Zahájení improvizované schůzky.

Až budete se schůzkou hotovi, kliknutím na červenou ikonu telefonu ukončíte hovor a opustíte schůzku.

Po schůzce jsou poznámky a konverzace zveřejněny na kanálu, takže ostatní, kteří se na schůzku nemohli dostat, mohou rychle dohnat to, co zameškali.

Plánování schůzky Microsoft Teams

Můžete si předem domluvit formální schůzku a dát pozvaným účastníkům dostatečné informace o schůzce. Stejně jako Outlook obsahují formální žádosti o schůzku v Teams Název schůzky (ekvivalent předmětu v Outlooku), Místo, Datum nebo čas zahájení a ukončení, Podrobnosti a seznam účastníků. V Teams můžete vybrat kanál, ve kterém se chcete setkat. Když je kanál vybrán, artefakty ze schůzky se zveřejní v kanálu.

Chcete-li naplánovat schůzku Teams:

Klikněte na Schůzky na liště Aplikace.

Klikněte na tlačítko Naplánovat schůzku, které se zobrazí v dolní části levého podokna.

Naplánování schůzky Teams.

V okně Nová schůzka zadejte Název, Místo, Datum/čas zahájení a ukončení, Podrobnosti, Kanál a jména lidí, které chcete na schůzku pozvat.

Volitelně můžete pro schůzku přidat kanál.

Chcete-li zkontrolovat dostupnost lidí, klikněte na Pomocníka pro plánování nad sekcí Podrobnosti a zobrazte dostupnost svých účastníků na základě jejich kalendářů aplikace Outlook.

Klepněte na tlačítko Naplánovat schůzku.
Schůzka je nyní naplánována a objeví se v sekci Schůzky v Teams i ve vašem kalendáři Outlooku.