Jak používat existující seznam dat pro hromadnou korespondenci v Office 2016

Poté, co v Microsoft Office vyberete typ hlavního dokumentu, dále zvolíte seznam dat. Seznam dat musí být ve strukturovaném formátu, jako je dokument aplikace Word obsahující tabulku, sešit aplikace Excel nebo databáze, jako je seznam kontaktů v aplikaci Outlook.

Pokud plánujete používat existující soubor aplikace Word nebo Excel, je důležité jej předem nastavit. Možná budete muset tento soubor otevřít samostatně, abyste jej mohli připravit.

Pokud se jedná o tabulku ve Wordu, mějte na paměti tyto body:

• Ujistěte se, že nad tabulkou v souboru dokumentu není nic.

• První řádek tabulky musí obsahovat názvy polí (označení sloupců).

• Všechny zbývající řádky musí obsahovat datové záznamy.

  

  Word tabulka vhodná pro použití jako seznam dat hromadné korespondence.

Pokud se jedná o excelový list, mějte na paměti tyto body:

• Řádek 1 musí obsahovat názvy polí (štítky sloupců).

• Všechny souvislé řádky pod řádkem 1 obsahují datové záznamy.

  

  Excelový list vhodný pro použití jako seznam dat hromadné korespondence.

Až bude soubor zdroje dat připraven, připojte jej k hlavnímu dokumentu v aplikaci Word takto:

V otevřeném hlavním dokumentu na kartě Zásilky klikněte na Vybrat příjemce.

Klikněte na Použít existující seznam.

Zvolte použití existujícího seznamu.

Přejděte do umístění obsahujícího váš datový soubor a vyberte jej.

Klikněte na Otevřít.

Vyberte datový soubor a klikněte na Otevřít.

Gratulujeme, váš datový soubor je nyní připojen. Nic jiného si však zatím nevšimnete, protože musíte vložit slučovací pole.