Jak používat analyzátor tabulky v Accessu 2016

Nezní to skvěle? Access Table Analyzer slibuje, že vezme špinavou tabulku s plochými soubory (jako je importovaná tabulka) – se všemi jejími opakujícími se daty – a převede ji na efektivní sadu relačních tabulek. Ale jak se říká, sliby jsou nesplněné. Pokud se váš plochý soubor neřídí nějakými přísnými pravidly, tabulkový analyzátor to úplně nezjistí.

Flat-file je databáze, v níž jsou všechna data v jednom souboru. Access je relační databáze, která umožňuje ukládat data do více tabulek pro větší efektivitu.

Někdy získáte perfektní sadu relačních tabulek a někdy Table Analyzer nenavrhne novou tabulku, když by měla, nebo navrhne novou tabulku, když by neměla. Zkuste to a uvidíte, co se stane. V nejlepším případě to funguje správně a právě jste si ušetřili spoustu času. V nejhorším případě to nefunguje správně a vy jste promarnili pár minut svého času. Většinu času dostanete něco hodnotného, ​​co možná bude potřeba doladit. Alespoň jste ušetřili částečný lodní čas!

Analyzátor funguje nejlépe s tabulkou plochých souborů, která obsahuje spoustu duplicitních informací. Představte si například plochý stůl do knihkupectví. Každý záznam v tabulce obsahuje zákaznická a účetní data. Pokud stejný zákazník koupí šest knih, tabulka obsahuje šest samostatných záznamů se jménem zákazníka, adresou a dalšími informacemi, které jsou duplicitní v každém z nich. Vynásobte to 1 000 zákazníky a získáte přesně ten druh nepořádku v plochých souborech, který analyzátor rád řeší.

S ohledem na tuto myšlenku zde je návod, jak vyvolat Průvodce analyzátorem tabulky:

Otevřete databázi a v navigačním podokně vyberte tabulku, kterou chcete vyhodnotit.

Klepněte na kartu Databázové nástroje.

Na pásu karet se zobrazí skupina tlačítek Analyzovat.

Analytická skupina na pásu karet.

Klepněte na tlačítko Analyzovat tabulku ze skupiny Analyzovat.

Zobrazí se dialogové okno Průvodce analýzou tabulky.

Zde je analyzátor tabulky.

Pokud chcete, přečtěte si první dvě obrazovky (jsou přísně vzdělávací); po každém klepněte na tlačítko Další.

Objeví se další obrazovka Průvodce analyzátorem tabulky.

Vyberte tabulku, kterou chcete analyzovat.

Název tabulky, kterou jste vybrali v navigačním podokně, by měl být vybrán v seznamu Tabulky. Pokud tomu tak není, klikněte na název tabulky, kterou chcete převést.

Klepněte na tlačítko Další.

V dialogovém okně, které se objeví, se průvodce zeptá, zda chcete nechat průvodce, aby udělal svou věc (průvodce rozhodne, jak by měla být tabulka s plochým souborem uspořádána do více tabulek), nebo zda chcete rozhodnout, která pole jdou do čeho tabulky.

Klepnutím na možnost Ano (pokud již není vybrána) poskytnete průvodci plnou moc při rozhodování o osudu vašeho stolu a poté klikněte na tlačítko Další.

Pokud vám průvodce doporučí, abyste svůj stůl nerozdělili, klikněte na tlačítko Zrušit a poplácejte se po zádech za dobře odvedenou práci. Tato zpráva znamená, že průvodce si myslí, že váš stůl je v pořádku tak, jak je.

Pokud průvodce rozdělí vaši tabulku, zanalyzuje vaši tabulku a ukáže vám své výsledky.

Tabulkový analyzátor se rozhodne.

Ujistěte se, že informace z vaší ploché tabulky jsou správně seskupeny do nových tabulek:

• Pokud jsou informace seskupeny správně, pojmenujte tabulky poklepáním na záhlaví každé tabulky a zadáním nového názvu do výsledného dialogového okna.

• Pokud informace nejsou seskupeny správně, pomocí myši přetáhněte pole z tabulky do tabulky – a potom poklepejte na záhlaví každé tabulky, abyste tabulky přejmenovali.

• Pokud chcete vytvořit novou tabulku, přetáhněte pole do libovolného volného prostoru mezi nebo kolem existujících tabulek. Průvodce vytvoří nové okno tabulky obsahující pole. Poklepáním na záhlaví nové tabulky tabulku přejmenujte.

Až budete s uspořádáním a pojmenováním stolů hotovi, klikněte na Další.

Průvodce automaticky vybere klíčové pole pro každou tabulku, o které si myslí, že potřebuje klíčové pole. Pokud průvodce vybere pole jako klíčové pole nesprávně, můžete chybu opravit.

Pokud průvodce správně neoznačí klíčové pole, můžete

• Označte existující pole jako klíčové pole tak, že pole vyberete a kliknete na tlačítko Nastavit jedinečný identifikátor (vypadá jako klíč).

• Změňte označení klíčového pole výběrem správného klíčového pole a kliknutím na tlačítko Nastavit jedinečný identifikátor (vypadá jako klíč).

• Přidejte pole klíče kliknutím na tlačítko Přidat vygenerovaný klíč (obsahuje znaménko plus a klíč).

Klikněte na Další pro poslední krok procesu.

Průvodce nabízí vytvoření dotazu, který vypadá a funguje jako vaše původní tabulka. Pokud máte sestavy a formuláře, které pracují s plochým souborem, budou fungovat s novým dotazem.

V tomto okamžiku procesu se nemusí zobrazit poslední obrazovka průvodce, jak je popsáno v kroku 12; průvodce vám může sdělit, že některá vaše data mohou být nesprávná a že byste je měli opravit. Máte-li například v tabulce pole Země a jsou zde dvě položky, jako USA a UAS, průvodce vás požádá o opravu chyby nebo navrhne její opravu. Tento typ chyby byste rozhodně měli opravit.

Bohužel, průvodce často neumí takové chyby moc dobře identifikovat. (Může to naznačovat, že změníte Belgii například na Brazílii.) Rychle se podívejte na data, zda neobsahují skutečné chyby, a pokračujte dál – protože navrhované „opravy“ jsou často nesprávné!

Zvolte Ano, chcete-li, aby průvodce vytvořil dotaz, nebo Ne, chcete-li vytváření dotazu přeskočit.

Výběrem možnosti Ano vytvoříte dotaz, který běží proti novým tabulkám. Dotaz vypadá a funguje jako původní tabulka. Původní tabulka je přejmenována s _OLD na konci a všechny sestavy a formuláře používají dotaz (spíše než původní tabulku) automaticky. Volba Ne vygeneruje nové tabulky, ale ponechá původní tabulku s původním názvem.

Klepnutím na tlačítko Dokončit ukončíte průvodce.

Průvodce dokončí proces rozdělení tabulky plochých souborů na sadu relačních tabulek.

Tabulka Analyzer je nepravděpodobné, že rozdělit databázi s plochou souboru správně do vhodně navrženého relačních databází - zejména pokud je plochý soubor komplikované. Mnohem lepší bude, když přivedete databázi kvalifikované osobě a necháte ji řádně přepracovat na relační databázi – nebo přijdete na to, jak to udělat sami!