Jak odpovědět na žádost o schůzku v aplikaci Outlook 2013

I když neorganizujete schůzky a neodesíláte pozvánky v Outlooku 2013, můžete být občas pozváni na schůzky, takže je dobré vědět, jak na žádost o schůzku odpovědět, pokud ji dostanete. („Zdvořile“ je dobrý koncept pro začátek.)

Když jste pozváni na schůzku, dostanete speciální e-mailovou zprávu, která nabízí tato tlačítka:

• Přijmout: Outlook automaticky přidá schůzku do vašeho plánu a vytvoří novou e-mailovou zprávu osobě, která schůzku zorganizovala, a sdělí jí vaše rozhodnutí.

• Předběžně: Schůzka se automaticky přidá do vašeho plánu. Osoba, která schůzku zorganizovala, přijde nová e-mailová zpráva.

• Odmítnout: Prostě to nezvládnete? Pokud klepnete na Odmítnout, Outlook odešle zprávu organizátorovi schůzky, aby sdělil špatné zprávy. Je dobré přidat obchodní důvod, který vysvětluje, proč zmeškáte schůzku – „Promiň, mám termín,“ spíše než „Musím si umýt aardvarka“ nebo „Promiň, plánuji být toho dne při smyslech.“

• Navrhnout nový čas: Pokud organizátor schůzky zvolil nevhodný čas, můžete kliknutím na Navrhnout nový čas navrhnout jiný. Aplikace Outlook nabízí dva způsoby, jak navrhnout nový čas: Zvolte Odmítnout a poté klikněte na Navrhnout nový čas, pokud je původní čas jednoduše nemožný; zvolte Předběžně a poté klikněte na Navrhnout nový čas, pokud si nejste jisti, zda navrhovaný čas bude fungovat, a chtěli byste navrhnout alternativu.

• Odpověď: Protože pozvánka na schůzku dorazí jako e-mail, můžete klepnout na Odpovědět a odpovědět e-mailovou zprávou, aniž byste se tím či oním způsobem zavázali k plánované schůzce.

• Kalendář: Outlook zobrazuje váš celý kalendář v samostatném okně, abyste si mohli udělat větší obrázek o tom, jak váš rozvrh vypadá.

Můžete si vybrat Upravit odpověď před odesláním, pokud chcete ke zprávě zahrnout vysvětlení, nebo stačí vybrat Odeslat odpověď nyní a zprávu doručit.

Když dostanete pozvánku na schůzku, zpráva obsahuje náhled vašeho kalendáře pro datum a čas schůzky, což vám poskytne rychlý přehled o vaší dostupnosti. Tento náhled je pouze malý výsek z vašeho plánu, zobrazuje se přibližně hodinu před začátkem schůzky a přibližně hodinu po jejím začátku.

Pokud je schůzka naplánována na déle než dvě hodiny, můžete se posouvat dolů a zobrazit více ze svého plánu – a pokud je schůzka naplánována na déle než dvě hodiny, možná budete chtít zabalit oběd.