Jak odhadnout úsilí a trvání v projektu 2013

Vypracování přesných odhadů – ať už zdrojů, trvání nebo nákladů – je jednou z nejnáročnějších a nejspornějších částí řízení projektu. Měli byste porozumět povaze odhadování a rozdílu mezi úsilím potřebným k provedení práce a dobou trvání, která udává počet požadovaných pracovních období (trvání aktivity) v Projektu 2013.

K dispozici je několik technik, které vám pomohou vytvořit odhady v závislosti na povaze práce. Můžete začít tím, že se podíváte na rozdíl mezi úsilím a trváním a poté na dovednosti, které potřebujete k vytvoření přesných odhadů.

Úsilí je počet pracovních jednotek potřebných k dokončení úkolu. Úsilí se obvykle vyjadřuje jako počet hodin zaměstnanců, dny zaměstnanců nebo týdny zaměstnanců.

Doba trvání je celkový počet pracovních období (kromě svátků nebo jiných nepracovních období) potřebných k dokončení úkolu. Doba trvání se obvykle vyjadřuje jako pracovní dny nebo pracovní týdny.

Někdy se zdá, že lidé odhadují dobu trvání tak, že je vyloví ze vzduchu nebo se poradí s Magic 8 Ball. Odhadovat je nepochybně umění a věda.

Umění pramení z odborného úsudku, který do procesu vnášejí členové týmu a odhadci. Jejich zkušenosti a moudrost z minulých projektů jsou neocenitelné při vypracovávání odhadů, určování nejlepší metody odhadu a vyhodnocování odhadů (nebo předpokladů za nimi) za účelem posouzení jejich platnosti. Kromě umného přispění odborníků, členů týmu a odhadců zahrnuje vědu o odhadování řada metod.

Analogický odhad je nejběžnější metodou odhadu. Výše zmínění odborníci tuto formu odhadu běžně provádějí. Ve své nejzákladnější podobě tato metoda porovnává minulé projekty se současným projektem, určuje jejich oblasti podobnosti a oblasti rozdílů a podle toho pak vypracovává odhad.

Robustnější aplikace určuje ovladače trvání a analyzuje vztah mezi minulými podobnými projekty a současným projektem. Ovladače trvání mohou zahrnovat velikost, složitost, riziko, počet zdrojů, váhu nebo jakékoli jiné aspekty projektu, které ovlivňují trvání.

Chcete-li efektivně používat analogické odhady, vaše projekty musí být podobné ve skutečnosti, nikoli pouze vzhledově. Aktualizace softwaru může znít podobně jako pro někoho, kdo není obeznámen se softwarem, ale existují obrovské rozdíly v tom, co aktualizace softwaru obnáší, takže jedna aktualizace softwaru se nemusí nutně podobat ostatním.

Parametrický odhad používá matematický model k určení doby trvání projektu. Ačkoli ne všechny práce lze odhadnout pomocí této metody, je to rychlé a jednoduché: Vynásobte množství práce počtem hodin potřebných k jejímu provedení.

Pokud například malíř dokáže namalovat 100 čtverečních stop za hodinu a vy máte na malování 6 000 čtverečních stop, můžete předpokládat 60 hodin úsilí. Pokud malují tři lidé (60 ÷ 3), úkol by měl trvat 20 hodin, neboli ekvivalent 2,5 dne.

Pokud aktivitu nebo pracovní balíček obklopuje mnoho nejistot, rizik nebo neznámých faktorů, můžete použít tříbodový odhad k vytvoření rozsahu a očekávané doby trvání. Při této metodě shromažďujete tři odhady založené na těchto typech scénářů:

• Nejlepší případ: V tomto optimistickém scénáři (reprezentovaném písmenem O ) jsou všechny požadované zdroje dostupné, nic se nepokazí a vše funguje správně hned napoprvé.

• Nejpravděpodobnější: Do odhadu jsou zohledněny skutečnosti životnosti projektu, jako je prodloužená nedostupnost zdroje, přerušení práce nebo chyba způsobující zpoždění. Jedná se o m Ost-pravděpodobnost (nebo M), scénář.

• Nejhorší případ: Tento p essimistic (P) odhad předpokládá nekvalifikované zdrojů nebo nedostatečné zdroje, velké množství oprav a zpoždění.

Nejjednodušší způsob, jak vyvinout očekávanou dobu trvání, je sečíst tři odhady a vydělit 3. Tato technika však není nejpřesnější, protože předpokládá – nerealisticky – stejnou pravděpodobnost, jako nejlepší případ, nejpravděpodobnější a nastanou nejhorší scénáře.

Ve skutečnosti má nejpravděpodobnější odhad větší šanci, že nastane, než nejlepší nebo nejhorší scénáře. Zvažte proto nejpravděpodobnější scénář a určete vážený průměr.