Jak navrhnout sešit Excel 2016

Ne všechny listy aplikace Excel 2016 pocházejí ze šablon. Mnohokrát potřebujete vytvořit spíše jedinečné tabulky, které nejsou určeny k tomu, aby fungovaly jako standardní modely, ze kterých se generují určité typy sešitů. Ve skutečnosti může být většina tabulek, které vytvoříte v Excelu, tohoto druhu, zvláště pokud vaše firma nespoléhá na používání vysoce standardizovaných finančních výkazů a formulářů.

Plánování sešitu

Při vytváření nového sešitu od začátku musíte začít tím, že zvážíte rozvržení a návrh dat. Při provádění tohoto mentálního plánování si možná budete chtít položit některé z následujících otázek:

• Vyžaduje rozvržení tabulky použití datových tabulek (s záhlavím sloupců i řádků) nebo seznamů (pouze se záhlavím sloupců)?

• Je třeba tyto datové tabulky a seznamy rozložit na jeden list nebo je lze umístit na stejnou relativní pozici na více listech sešitu (jako stránky knihy)?

• Používají datové tabulky v tabulkovém procesoru stejný typ vzorců?

• Získávají některé sloupce v seznamech dat v tabulce svůj vstup z výpočtu vzorce nebo získávají vstup z jiných seznamů (nazývaných vyhledávací tabulky ) v sešitu?

• Budou některá data v tabulce zobrazena jako graf a budou se tyto grafy zobrazovat ve stejném listu (označovaném jako vložené grafy ), nebo se zobrazí na samostatných listech v sešitu (nazývané listy s grafy )?

• Pocházejí některá data v tabulce z listů v samostatných souborech sešitů?

• Jak často budou data v tabulce aktualizována nebo přidána?

• Kolik dat nakonec tabulka pojme?

• Budou data v tabulce sdílena primárně v tištěné nebo online podobě?

Všechny tyto otázky jsou pokusem přimět vás, abyste zvážili základní účel a funkci nové tabulky, než ji začnete sestavovat, abyste mohli přijít s návrhem, který bude ekonomický a zároveň plně funkční.

Ekonomika

Ekonomika je důležitým faktorem, protože když otevřete sešit, všechna jeho data se načtou do dynamické paměti vašeho počítače (známé jednoduše jako paměť ). To nemusí představovat žádné problémy, pokud zařízení, na kterém používáte Excel 2016, je jedním z nejnovějších generací počítačů s větší pamětí, než si dokážete představit použít najednou, ale může to představovat docela problém, pokud používáte Excel. na malém Windows tabletu s minimem paměti nebo chytrém telefonu s omezenou pamětí nebo sdílet soubor sešitu s někým, jehož počítač není tak dobře vybaven. Také v závislosti na tom, kolik dat do sešitu nacpete, můžete dokonce vidět, jak Excel plíží a prolézá, čím více s ním pracujete.

Chcete-li se tomuto problému vyhnout, ujistěte se, že datové tabulky a seznamy v sešitu nevyplňujete prázdnými „vymezovacími“ buňkami. Udržujte tabulky co nejblíže u sebe na stejném listu (s maximálně jedním prázdným sloupcem nebo řádkem jako oddělovačem, který můžete upravit tak, aby byl široký nebo vysoký, jak chcete), nebo – pokud to návrh umožňuje – ponechte je ve stejné oblasti po sobě jdoucích pracovních listů.

Funkčnost

Spolu s hospodárností musíte věnovat pozornost funkčnosti tabulky. To znamená, že při výběru umístění datových tabulek, seznamů a grafů musíte počítat s budoucím růstem. To je důležité zejména v případě seznamů dat, protože mají tendenci se prodlužovat a prodlužovat, jak pokračujete v přidávání dat, což vyžaduje stále více řádků se stejnými několika sloupci v listu. To znamená, že byste měli obvykle považovat všechny řádky sloupců použité v seznamu dat za „nezakázané“. Ve skutečnosti vždy umístěte grafy a další podpůrné tabulky napravo od seznamu, nikoli někam pod poslední použitý řádek. Tímto způsobem můžete pokračovat v přidávání dat do seznamu, aniž byste museli zastavit a nejprve přesunout nějaký nesouvisející prvek z cesty.

Tento prostorový problém není stejný, když umístíte datovou tabulku, která bude sčítat hodnoty v řádcích i napříč tabulkou sloupců – například prodejní tabulka, která sečte vaše měsíční prodeje podle položek se vzorci, které vypočítávají měsíční součty v posledním řádku. tabulky a vzorců, které počítají součty položek v posledním sloupci. V této tabulce se nemusíte obávat nutnosti přesouvat další prvky, jako jsou vložené grafy nebo jiné podpůrné nebo nesouvisející datové tabulky, protože využíváte schopnost Excelu rozšiřovat řádky a sloupce tabulky zevnitř.

Jak se stůl roztahuje nebo smršťuje, okolní prvky se pohybují ve vztahu k a s roztahováním a smršťováním stolu. Tento druh úprav tabulky provádíte, protože vkládání nových řádků a sloupců tabulky před vzorce zajišťuje, že mohou být zahrnuty do celkových výpočtů. Tímto způsobem řádek a sloupec vzorců v datové tabulce funguje jako hranice, která se vznáší s expanzí nebo kontrakcí svých dat, ale která drží všechny ostatní prvky na uzdě.

Dokončení návrhu sešitu

Poté, co si víceméně naplánujete, kam se všechno ve vaší nové tabulce bude ubírat, jste připraveni začít vytvářet nové tabulky a seznamy. Zde je několik obecných tipů, jak nastavit novou datovou tabulku, která obsahuje jednoduché součtové výpočty:

• Do první buňky, která tvoří levý a horní okraj tabulky, zadejte název datové tabulky.

• Zadejte řádek záhlaví sloupců do řádku pod touto buňkou, počínaje stejným sloupcem jako buňka s názvem tabulky.

• Zadejte záhlaví řádků v prvním sloupci tabulky, počínaje prvním řádkem, který bude obsahovat data. (Takto ponecháte prázdnou buňku, kde sloupec záhlaví řádků protíná řádek záhlaví sloupců.)

• Sestavte první vzorec, který sečte sloupce (zatím prázdných) položek buněk v posledním řádku tabulky, a poté tento vzorec zkopírujte do všech zbývajících sloupců tabulky.

• Sestavte první vzorec, který sečte řádky (stále prázdných) položek buněk v posledním sloupci tabulky, a poté tento vzorec zkopírujte do zbývajících řádků tabulky.

• Naformátujte buňky tak, aby obsahovaly hodnoty tabulky, a poté je zadejte do jejich buněk, nebo zadejte hodnoty, které se mají vypočítat, a poté naformátujte jejich buňky. (Tohle je opravdu vaše volba.)

Při nastavování nového seznamu dat v novém listu zadejte název seznamu do první buňky tabulky a poté zadejte řádek záhlaví sloupců do řádku níže. Poté zadejte první řádek dat pod záhlaví příslušných sloupců.

Otevírání nových prázdných sešitů

I když můžete při prvním spuštění programu otevřít nový sešit z obrazovky Excel v zobrazení Backstage, který můžete použít při vytváření nové tabulky od začátku, můžete narazit na případy, kdy budete potřebovat otevřít svůj vlastní prázdný sešit přímo z pracovního listu. samotná oblast. Pokud například spustíte Excel otevřením existujícího sešitu, který vyžaduje úpravy, a poté přejdete k vytvoření nové tabulky, budete muset otevřít prázdný sešit (což můžete udělat před nebo po zavření sešitu, se kterým jste Excel spustili ).

Nejjednodušší způsob, jak otevřít prázdný sešit, je stisknout Ctrl+N. Excel odpoví otevřením nového sešitu, kterému je přidělen obecný název Kniha s dalším nepoužitým číslem (Sešit2, pokud jste Excel otevřeli s prázdnou Sešit1). Totéž můžete provést také v zobrazení Backstage výběrem položky Soubor→Nový a kliknutím na miniaturu Prázdný sešit.

Jakmile otevřete prázdný sešit, Excel aktivuje okno dokumentu. Chcete-li se vrátit k jinému sešitu, který máte otevřený (což byste udělali, pokud byste chtěli zkopírovat a vložit některá jeho data do jednoho z prázdných listů), klikněte na jeho tlačítko na hlavním panelu Windows nebo stiskněte Alt+Tab, dokud se nezobrazí ikona souboru je vybráno v dialogovém okně, které se objeví uprostřed obrazovky.

Pokud někdy omylem otevřete prázdný sešit, můžete jej rovnou zavřít stisknutím Ctrl+W, výběrem Soubor→Zavřít nebo stisknutím Alt+FC. Excel poté zavře okno dokumentu a automaticky vás vrátí do okna sešitu, které bylo původně otevřené v době, kdy jste omylem otevřeli prázdný sešit.